Membres
Le registre des membres d'une association ou d'un OBNL : adhésions, renouvellements, délégués, assemblée générale et votes.
Une association sait qui elle sert. Elle sait rarement, sans ouvrir trois fichiers, qui est membre en règle aujourd'hui, depuis quand, qui la représente quand le membre est une organisation, et qui n'a pas renouvelé.
Le registre ne dépend d'aucune facture : la plupart des associations encaissent ailleurs, et le paiement se note avec sa source, chèque, virement ou plateforme en ligne. Chaque adhésion porte deux états séparés, l'adhésion et le paiement : un membre honoraire est en règle sans payer, une demande peut être payée avant que le conseil l'accepte.
La période se décrit une fois sur la catégorie : un exercice du 1er avril au 31 mars, douze mois glissants depuis l'adhésion, ou à vie. Une organisation membre a une voix, portée par le délégué qu'elle désigne.
⚠️ Personne ne quitte le registre. La loi veut au livre toutes les personnes qui sont ou ont été membres : un départ se date et se motive, il ne s'efface pas. Ce qui n'a jamais fait de membre, une demande jamais payée, se refuse et se supprime avec son contact.
Le renouvellement et les rappels sont éteints d'office : rien ne part tant que l'organisme ne les a pas allumés, et un rappel en retard est sauté plutôt qu'envoyé. L'import d'une liste rapproche les doublons par numéro de membre, courriel, puis nom et code postal, et nomme les conflits au lieu de deviner.
Être membre d'une association peut révéler une santé, une croyance ou une allégeance : sans le rôle Membres, un employé ne voit ni ne cherche qui est membre, et les consentements se prouvent sur l'adhésion.
Comparable à Wild Apricot ou CiviCRM, sans un second système à tenir à jour
4 modules complémentaires
Facturation et reçus fiscauxFacturer la cotisation dans Odoo, et délivrer le reçu fiscal partiel d'un organisme de bienfaisance pour l'argent réellement reçu.
Quand la comptabilité vit dans Odoo, la cotisation se facture au nom du membre, personne ou organisation, et son paiement se lit sur l'adhésion : payée, l'adhésion passe en règle ; un chèque sans provision la remet à payer.
Pour un organisme de bienfaisance enregistré, le reçu fiscal partiel retranche la valeur des avantages que la cotisation donne, imprime la part admissible, se numérote et se signe. Il ne certifie que l'argent réellement reçu sur une facture de cotisation seule : une radiation, un escompte ou un avoir le font refuser plutôt que de gonfler un montant officiel.
Le nom et l'adresse du donateur sont figés au paiement, un reçu se remplace ou s'annule avec son motif, et la facture ne paraît au portail d'aucune autre personne.
Portail, adhésion en ligne et répertoireLe membre voit son adhésion, renouvelle et paie en ligne, imprime sa carte ; le public demande son adhésion par un formulaire.
Au portail, le membre lit son adhésion et son historique, change ses consentements, renouvelle et paie en ligne, et imprime sa carte de membre. La personne qui représente une organisation membre voit l'adhésion de son organisation.
Le formulaire public d'adhésion est fermé d'office. Ouvert, il répond la même page qu'on soit connu ou non, n'écrit jamais sur un contact existant, prévient l'équipe et envoie un accusé qui ne reprend rien de ce qui a été tapé ; la facture ne naît qu'au clic « Payer en ligne ». L'équipe rattache ensuite la demande au bon contact.
Le répertoire des membres, fermé lui aussi, ne montre que le nom et la ville des membres en règle qui y ont consenti, au public ou aux seuls membres connectés.
AGA et votesConvoquer l'assemblée dans les délais, arrêter la liste des votants, tenir le quorum, les procurations et les votes.
L'assemblée se convoque dans les délais réglés pour elle : l'avis part à chaque membre qui y a consenti, par courriel et à son seul nom, avec les documents joints ; les autres forment la liste postale. La liste des votants s'arrête à une date de référence, depuis le registre : une organisation vote par son délégué, une voix chacune.
Le jour venu, on note les présences et les procurations, plafonnées par personne, le quorum se calcule, et chaque proposition se vote à main levée ou au scrutin secret, dépouillé sur papier et saisi en totaux. Dès le premier résultat, la majorité, le texte et les personnes qui proposent sont figés, et chaque saisie se consigne au fil de l'assemblée.
Le procès-verbal s'imprime, et une assemblée close ne se réécrit plus.
AGA et registre corporatifUne proposition adoptée en assemblée s'inscrit au registre des résolutions, telle qu'elle a été votée.
Une proposition adoptée par une assemblée close, quorum atteint, s'inscrit d'un clic au registre des résolutions de la gouvernance corporative, comme résolution de l'assemblée des membres, avec sa séance et ses totaux.
Inscrite, elle garde le texte, les totaux et les signataires de l'assemblée qui l'a votée : elle ne se réécrit pas, ne se supprime pas, et ne passe qu'à « remplacée ».
On regarde votre cas ensemble ?
Dites-nous ce que vous faites tourner aujourd'hui. On vous dira honnêtement si Symbifox aide ou pas.
Le catalogue s'étoffe presque chaque mois.
Ce qui s'ajoute, ce qu'on apprend en le déployant, et rien d'autre. Vous partez quand vous voulez.
Un courriel de confirmation, et rien avant que vous ayez suivi son lien. Ensuite, 10 courriels d'accueil, un par semaine, puis les nouveautés. Pas de traqueur, pas de revente.