Guide d'utilisation Symbifox
Tout ce que Symbifox fait, application par application, menu par menu : où trouver chaque fonction, comment s'en servir, et ce que les modules Symbifox ajoutent aux applications de base.
0 Prendre en main Symbifox
Ce qu'il faut savoir avant d'ouvrir une application : se connecter, s'orienter, et les gestes communs à tout l'outil.
Bienvenue dans SymbifoxCe qu'est Symbifox, à qui s'adresse ce guide, comment il est organisé, ses conventions de lecture, sa société de démonstration et où trouver de l'aide.
Se connecter et s'orienterLa connexion, l'écran d'accueil, le menu des applications, la barre du haut, la recherche universelle, vos préférences et le passage d'une société à l'autre.
Les gestes communs à toutes les applicationsLes vues, la recherche, les gestes de création et d'archivage, l'exportation, le fil de discussion et les activités, communs à toutes les applications Symbifox.
Mon bureau, Tableau de bord et ProgressionComposer un bureau multi-panneaux, lire le tableau de bord unifié, suivre la progression des mandats d'accompagnement et consulter les tableaux de bord de base.
To-do, Bloc-notes et MinuterieLes to-do personnels, les notes rapides liées aux fiches et convertibles en activité, la minuterie de feuille de temps et le digest quotidien.
1 Communiquer et se rencontrer
Courriels, agenda, rendez-vous, rencontres, téléphone et SMS : tout ce qui relie votre équipe au monde.
DiscussionLa messagerie interne de Symbifox : canaux d'équipe, messages directs, boîte des notifications, mentions, pièces jointes, réponses enregistrées et appels vidéo intégrés.
CourrielsLa messagerie de chaque personne dans Symbifox : comptes personnels, boîte unifiée, règles de tri, classement au dossier, absences et signatures par société.
CalendrierL'agenda de l'équipe : planifier une rencontre, inviter, envoyer une vraie invitation, annuler proprement et synchroniser avec Nextcloud ou Google.
Rendez-vousPublier des pages de réservation alimentées par vos vraies disponibilités, transmettre des liens personnels, sonder un groupe et encadrer les visites de propriétés.
RencontresPréparer l'ordre du jour, tenir la rencontre, consigner décisions et présences, puis livrer un compte rendu que le client retrouve dans son portail.
SMS, appels et téléphone SIPÉchanger des textos depuis Symbifox, archiver les SMS et les appels du cellulaire, et passer ses appels depuis un téléphone logiciel intégré.
LettresRédiger des lettres officielles à l'image de votre société, avec en-tête verrouillé, modèles, blocs réutilisables et une lettre par destinataire.
Pages de liensPublier, pour chaque personne ou pour un événement, une page publique qui rassemble ses liens, avec le code QR à poser dans une signature courriel.
2 Clients, ventes et relation
Contacts, opportunités, démarchage, expérience client, abonnements, signatures et assistance.
ContactsLe carnet d'adresses partagé de Symbifox, ses fiches de sociétés et de personnes, leur enrichissement par IA, le persona relationnel et la synchronisation Nextcloud.
CRMLe pipeline des opportunités de Symbifox, ses pistes, activités, équipes et analyses, et le sondage envoyé de lui-même quand une opportunité est perdue.
DémarchageLes campagnes de démarchage par appels, courriels et lettres, leur cadence de relance, les retards, les réponses reconnues d'elles-mêmes et le refus de sollicitation.
Expérience clientMesurer la satisfaction des clients par vagues NPS et feedback continu, traiter les plaintes et publier des témoignages consentis, sans sursolliciter.
AbonnementsTenir le registre des abonnements payants, suivre leurs renouvellements et leurs factures fournisseur, et refacturer ceux qui sont gérés pour un client.
Signatures électroniquesFaire signer un PDF par un ou plusieurs signataires depuis Symbifox, avec page publique de signature, document scellé, certificat et journal de preuve.
Assistance (billets)Recevoir, trier et résoudre les demandes de soutien des clients et de l'équipe dans une file de billets reliée aux projets et à la banque d'heures.
E-mail Marketing et Tracker de liensComposer et expédier des envois de masse à des listes de diffusion, mesurer ce qu'ils rapportent et suivre chaque lien diffusé par une adresse raccourcie.
SondagesComposer des questionnaires, les diffuser par lien ou par invitation, recueillir les réponses et les pièces jointes, puis dépouiller les résultats.
Site Web, blogue et eLearningBâtir et tenir le site public de l'organisation, y publier un blogue et des cours en ligne, puis mesurer qui les consulte.
Atelier éditorialLe calendrier de publication du blogue, la cadence mesurée, les contrôles automatiques et la garde qui retient un article qui n'est pas prêt.
3 Projets, temps et connaissances
Le suivi du travail : projets et tâches, échéancier, feuilles de temps, banques d'heures, base de connaissances, cartographies et fichiers.
ProjetOrganiser les mandats en projets et en tâches, suivre leur avancement par étapes et par états, et consigner le travail au fil de la journée.
Échéancier (Gantt)Dessiner le calendrier d'un projet ou d'une offre de service en barres, le publier au client sans lui ouvrir de compte, et l'échanger en PDF, en image ou en fichier Microsoft Project.
Feuilles de tempsConsigner les heures travaillées sur les projets et les tâches, les corriger, et les analyser par employé, par projet ou par tâche.
Banque d'heuresVendre des blocs d'heures prépayés, suivre leur consommation au fil des feuilles de temps, alerter avant la panne sèche et montrer le solde au client.
Base de connaissancesTenir les politiques, procédures et registres de l'organisation, suivre les décisions d'un mandat et prouver qui a reçu quelle version.
Cartographies de processusDessiner, valider, versionner et exporter des cartographies de processus BPMN dont le modèle vit dans Symbifox, avec écarts vers le processus souhaité.
Nextcloud et CollaboraParcourir, prévisualiser, téléverser et partager les fichiers de votre Nextcloud depuis Symbifox, et modifier les documents bureautiques en ligne.
4 Finances
Facturation, achats, dépenses, budgets et dons.
FacturationFacturer les clients, saisir les factures fournisseurs, encaisser, relancer les retards et tenir les contrats récurrents, avec la lecture des factures par intelligence artificielle.
AchatsDemander un prix, passer un bon de commande, suivre la réception et créer la facture fournisseur sans ressaisir une seule ligne.
DépensesSaisir, photographier, regrouper et faire approuver les notes de frais, avec la lecture des reçus et le pourboire hors taxes propres à Symbifox.
Budgets opérationnelsPoser un budget d'exploitation sur le plan comptable, le comparer au réel sans ressaisie, et refaire chaque mois une prévision glissante comparable à la précédente.
Dons et levée de fondsSuivre les donateurs, structurer la collecte en fonds, campagnes et sollicitations, encaisser les dons et émettre des reçus officiels conformes à l'ARC et à Revenu Québec.
5 Personnes et équipe
Employés, recrutement, expérience employé, ludification, sensibilisation, célébrations et plans d'étage.
EmployésTenir les fiches d'employés, les départements, les compétences et l'organigramme, puis les avantages sociaux, leur usage et les indicateurs de rétention.
RecrutementSuivre les postes et les candidatures, évaluer les candidats en panel sur des grilles gelées, mesurer le coût et la source de chaque embauche.
Fox Quest (ludification)Points d'expérience, niveaux, badges et récompenses gagnés sur le travail réel : consulter sa progression, réclamer une récompense, régler les règles.
Sensibilisation à la sécuritéCampagnes d'hameçonnage simulé, profils de risque par personne, formation en cybersécurité, signalement des courriels suspects et retrait d'un courriel malveillant des boîtes.
CélébrationsCartes de vœux collectives signées par un lien ou un code QR, calendrier des occasions, et consentement de la personne fêtée avant toute date.
Plans d'étageLe plan de chaque étage dessiné depuis des fiches : zones, postes, appareils et câbles, avec l'occupant de chaque poste et l'appareil derrière chaque forme.
6 Sécurité, conformité et vie privée
Loi 25 et autres cadres, audits TI, jetons OTP, transferts sécurisés, licences musicales.
Vie privée (Loi 25 et autres cadres)Consentements prouvables, classification des documents, calendrier de conservation, campagnes de destruction et registre scellé, sous la Loi 25 ou un autre cadre.
Audit TIMener un mandat d'audit de sécurité informatique sous la Loi 25, des éléments évalués aux points de vigilance, jusqu'au rapport remis au client.
Transferts sécurisésEnvoyer des fichiers volumineux par un lien qui expire, tenir le journal d'accès exigé par la Loi 25 et ouvrir une salle de données sous entente.
Tokens OTPGarder ses codes à usage unique dans un coffre personnel chiffré dans le navigateur, les ranger par client et les partager avec son téléphone.
Licences musicalesSuivre les redevances dues à la SOCAN et à Ré:Sonne pour la musique jouée dans vos locaux, avec le tarif proposé, le tarif homologué et le rajustement.
7 Plateforme, hébergement et intelligence artificielle
Ce qui fait tourner l'instance : hébergement, sièges, Gen, Forge, réglages et applications mobiles.
Gestion d'hébergementInventaire des serveurs, services, domaines, licences et postes clients, avec la surveillance, la maintenance et les sauvegardes qui vont avec.
Mises à jour du parcSuivre l'état de mise à jour des machines du parc, lire les relevés de leur agent et commander une application à distance.
SiègesLe droit de sièges d'une instance hébergée : ce qui est acheté, ce qui est occupé, comment en ajouter un et comment en libérer.
Gen, l'assistantClavarder avec l'assistant Gen dans Symbifox, depuis le panneau latéral ou la page pleine largeur, et encadrer ce qu'il fait.
Forge (personnalisation sans code)Ajouter des champs, des boutons compteurs, des valeurs par défaut et des filtres partagés aux formulaires de Symbifox, sans écrire de code.
Paramètres et identité de marqueRéglages généraux de Symbifox, utilisateurs et droits d'accès, sociétés, langues, identité de marque et installation des applications.
Applications mobiles et extensionLes trois applications Android Symbifox et l'extension de navigateur : ce qu'elles apportent, comment les installer, les apparier et retirer leurs accès.