Partie 3 · Projets, temps et connaissances

Banque d'heures

Vendre des blocs d'heures prépayés, suivre leur consommation au fil des feuilles de temps, alerter avant la panne sèche et montrer le solde au client.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Banque d'heures · Révisé le 2026-09-12

L'application Banque d'heures tient le compte des forfaits d'heures vendus d'avance. Elle s'adresse aux personnes qui gèrent des mandats récurrents et qui facturent par blocs plutôt qu'au mois : un client achète dix, vingt ou quarante heures, l'équipe les consomme, le solde se calcule tout seul. Le résultat concret est un solde juste en tout temps, un rapport prêt à transmettre et une alerte avant que le forfait se vide. Le client, lui, consulte ses heures restantes dans son espace client, sans écrire à personne.

Vue d'ensemble#

Une banque d'heures est une fiche par client, pas un compte comptable. Elle dit quels projets consomment le forfait, quelles factures le rechargent, et quel est le solde à l'instant présent.

Le calcul tient en une phrase : le solde est la somme des crédits et des ajustements, moins la somme des débits.

L'écran d'accueil est la liste des banques, une par client, avec leur solde.

Boréal en tient trois, pour la Clinique dentaire Rosemont, Métallurgie Beauce-Sud et Papeterie Trois-Rivières. Les trois affichent 0,00 heure : les fiches existent, mais aucun projet n'y est encore rattaché, donc rien ne se consomme.

L'application vit de deux autres : les débits viennent de Feuilles de temps, les crédits de Facturation. Elle ne modifie ni les unes ni les autres : elle les lit.

Configuration#

Accès et droits#

Cette application n'a pas de niveau d'accès à elle. Elle reprend celui de Projet, sur la ligne du même nom de la fiche d'utilisateur.

Le client est reconnu par son contact commercial : une personne rattachée à une entreprise voit la banque de cette entreprise.

Paramètres#

Il n'y a pas d'écran de configuration général. Tout se règle sur chaque banque, dans les cinq onglets de son formulaire, et deux tâches de fond tournent d'elles-mêmes, décrites dans la référence.

Données de base#

Avant de créer une banque, réunissez :

• le contact du client, avec son adresse de courriel;
• les projets du mandat, qui acceptent les heures (voir Projet);
• le ou les produits qui servent à facturer les blocs d'heures, si vous comptez filtrer les crédits par produit;
• les personnes à qui le rapport et les alertes doivent partir.

Premiers pas#

Ce parcours ouvre une banque pour un client de Boréal et en sort un premier rapport.

1. Ouvrez Banque d'heures › Clients. Les trois banques de Boréal s'affichent.
2. Sélectionnez Nouveau, puis choisissez Métallurgie Beauce-Sud dans Client.
3. Dans l'onglet Projets, ajoutez le mandat d'infogérance de ce client.
4. Dans l'onglet Destinataires, ajoutez la personne qui reçoit le rapport chez le client.
5. Sélectionnez Enregistrer. Le bouton d'accès rapide Solde (h) affiche aussitôt le solde calculé.
6. Sélectionnez Générer PDF.

Résultat : un rapport se télécharge, aux couleurs de Boréal, avec le détail des mouvements du plus récent au plus ancien, le sommaire par projet et la synthèse mensuelle. Le solde en tête du document est celui du bouton d'accès rapide.

Tâches courantes#

Créer une banque d'heures pour un client#

Une banque par client suffit, même si le client a plusieurs mandats : ce sont les projets inclus qui délimitent la consommation.

1. Allez à Banque d'heures › Clients.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Choisissez le Client.
4. Dans l'onglet Projets, ajoutez les projets dont les heures consomment le forfait.
5. Dans l'onglet Destinataires, ajoutez les personnes qui recevront le rapport.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat : la banque apparaît dans la liste avec son solde. Tant qu'aucun projet n'est rattaché, le solde reste à 0,00 heure, comme sur les trois fiches de la démo.

Choisir les factures qui rechargent le forfait#

Par défaut, toutes les factures validées du client créditent la banque. Trois filtres, indépendants l'un de l'autre, resserrent ce compte.

1. Ouvrez la banque et allez à l'onglet Facturation.
2. Dans Filtre sociétés, gardez toutes les sociétés, ou choisissez celles à inclure, ou celles à exclure.
3. Dans Partenaires de facturation, nommez les contacts à qui les factures sont émises, si elles ne le sont pas au contact commercial.
4. Dans Filtre produits, gardez toutes les lignes, ou limitez le crédit aux produits de blocs d'heures, ou excluez certains produits.
5. Dans Factures additionnelles, ajoutez à la main une facture qu'aucun filtre n'attrape.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat : le solde se recalcule sur-le-champ. Le rapport ne montre plus que les factures retenues, chacune avec son numéro et ses heures.

Ajouter un ajustement manuel#

Un ajustement corrige ce que ni les heures ni les factures ne disent : une reprise offerte, une erreur de saisie ancienne, un transfert entre mandats.

1. Ouvrez la banque et allez à l'onglet Ajustements.
2. Sélectionnez Ajouter une ligne.
3. Saisissez la Date.
4. Saisissez les Heures : une valeur positive crédite, une valeur négative débite.
5. Saisissez la Description, qui paraîtra telle quelle dans le rapport et sur le portail.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat : le solde bouge du montant saisi, et la ligne se range dans le détail du rapport avec la mention d'ajustement à la place du projet.

Produire le rapport d'une banque#

Deux formats sortent du même calcul : un document à transmettre et un classeur à analyser.

1. Ouvrez la banque.
2. Sélectionnez Générer PDF pour le document.
3. Ou sélectionnez Générer Excel pour le classeur.

Résultat : le fichier se télécharge. Le document reprend le détail des mouvements du plus récent au plus ancien, les crédits en vert, puis le sommaire par projet et la synthèse mensuelle. Le classeur porte quatre feuilles : les feuilles de temps, le sommaire par projet, la synthèse mensuelle et ce qui reste à facturer.

Envoyer le rapport par courriel#

L'envoi assemble le document, le classeur et un courriel aux couleurs de la maison, en un seul geste.

1. Ouvrez la banque et sélectionnez Envoyer rapport. L'assistant s'ouvre avec les destinataires déjà remplis.
2. Ajoutez ou retirez des Destinataires.
3. Ajustez le Sujet et le Corps du message.
4. Facultatif : sélectionnez Prévisualiser PDF pour relire le document avant l'envoi.
5. Sélectionnez Envoyer.

Résultat : le courriel part avec le document et le classeur en pièces jointes, et la date du Dernier rapport se met à jour sur la fiche. L'envoi est consigné dans le fil de discussion de la banque.

Programmer l'envoi automatique#

Quand le rythme est stable, l'envoi se fait tout seul et vous n'y pensez plus.

1. Ouvrez la banque et allez à l'onglet Destinataires.
2. Vérifiez que les destinataires sont les bons.
3. Cochez Envoi automatique.
4. Choisissez la Fréquence d'envoi : chaque semaine, aux deux semaines ou chaque mois.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat : la colonne Auto est cochée dans la liste des banques. L'envoi part le lundi pour le rythme hebdomadaire, un lundi sur deux pour le rythme aux deux semaines, le premier jour du mois pour le rythme mensuel.

Armer une alerte de seuil#

L'alerte prévient avant la panne sèche, pour que le renflouement arrive à temps. Trois modes existent, et ils s'excluent l'un l'autre.

1. Ouvrez la banque et allez à l'onglet Paliers.
2. Dans Mode de palier, choisissez Heures non facturées, % du budget ou Solde sous seuil.
3. Pour le mode par pourcentage, saisissez le Budget alloué (h).
4. Dans Paliers à surveiller, ajoutez une ligne par seuil, avec sa valeur et son Libellé.
5. Facultatif : nommez des Destinataires des alertes distincts de ceux du rapport.
6. Laissez Notifier les followers internes coché pour que l'équipe soit prévenue aussi.
7. Sélectionnez Enregistrer, puis Vérifier les paliers maintenant.

Résultat : un message indique combien de paliers viennent de se déclencher. Chaque déclenchement envoie un courriel avec le classeur en pièce jointe et laisse une trace dans l'historique.

Relire les alertes déjà parties#

L'historique dit ce qui a été envoyé, quand, à qui et sur quelle mesure.

1. Ouvrez la banque.
2. Sélectionnez le bouton d'accès rapide Alertes envoyées.
3. Ouvrez une ligne pour voir le mode, la valeur du palier, la valeur mesurée, les destinataires et le classeur joint.

Résultat : la liste des envois, filtrable par mode et par banque. Rien ne s'y modifie : c'est une trace, pas un brouillon.

Laisser le client suivre son solde#

Le client n'a rien à demander : son solde est dans son espace client, avec le détail et les deux fichiers.

1. Assurez-vous que le contact du client a un accès portail (voir Contacts).
2. Demandez-lui d'ouvrir son espace client.
3. Il sélectionne la carte Banque d'heures, puis sa banque.

Résultat : il voit le solde, le tableau des mouvements et le sommaire par projet, et il télécharge lui-même le document ou le classeur. Il ne voit que la banque de son entreprise.

Les menus, un à un#

Banque d'heures : menu de regroupement, qui porte le nom de l'application et n'ouvre aucun écran.

Banque d'heures › Clients : la liste des banques, une par client, avec les colonnes Client, Solde (h), Auto et Dernier rapport. Boréal en a trois. La recherche filtre sur le client et distingue les fiches actives des fiches archivées. C'est l'écran d'accueil de l'application, illustré plus haut; le formulaire d'une banque s'ouvre en sélectionnant sa ligne.

L'historique des alertes n'a pas d'entrée de menu : il s'atteint par le bouton d'accès rapide Alertes envoyées du formulaire d'une banque.

Référence#

Champs du formulaire Banque d'heures#

Champs d'un palier de notification#

Champs de l'assistant Envoyer le rapport#

Champs d'un ajustement manuel#

Rapports et exports#

• État des banques d'heures : le document imprimable, aux couleurs de la société, avec le détail des mouvements, les crédits en vert, le sommaire par projet et la synthèse mensuelle. Ses colonnes sont la date, les heures, le solde cumulé, la description, le projet et la tâche.
• Classeur : quatre feuilles, les feuilles de temps, le sommaire par projet, la synthèse mensuelle et ce qui reste à facturer.
• Les deux fichiers s'obtiennent aussi bien par les boutons du formulaire que par le courriel d'envoi, et le client les télécharge lui-même depuis son espace.

Automatisations#

• Envoi des rapports : une vérification par jour. Partent alors les banques dont l'envoi automatique est coché et dont le rythme tombe ce jour-là, le lundi pour l'hebdomadaire, un lundi sur deux pour le rythme aux deux semaines, le premier du mois pour le mensuel.
• Vérification des paliers : une fois par jour également, un peu plus tard. Pour chaque banque dont le mode n'est pas désactivé, chaque palier armé dont la mesure atteint le seuil envoie son alerte, avec le classeur en pièce jointe.
• Réarmement : un palier ne se redéclenche pas tant que la situation n'a pas changé. Une nouvelle facture validée réarme le mode par heures non facturées, un changement de budget réarme le mode par pourcentage, et une remontée du solde au-dessus du seuil réarme le mode par solde.
• Installer ou mettre à jour le module n'envoie rien : le mode de palier est désactivé par défaut sur toutes les banques.

Pages publiques et portail#

• Un client connecté à son espace voit la carte Banque d'heures et, derrière elle, la liste de ses banques.
• La page de détail montre le solde, le tableau des mouvements et le sommaire par projet.
• Deux liens de téléchargement donnent le document et le classeur, dans la même version que la vôtre.
• Aucune de ces pages n'est publique : elles exigent un compte portail rattaché au bon client.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Le solde n'est pas un compte de banque. Rien n'est débité ni crédité nulle part : le chiffre est recalculé à chaque affichage à partir des heures, des factures et des ajustements. Corriger une feuille de temps d'il y a trois semaines change donc le solde d'aujourd'hui. C'est voulu : le solde dit la vérité du moment, pas l'histoire d'une écriture.

Les heures débitent, les factures créditent. Consigner du temps ne facture rien, et facturer un bloc ne consomme rien. C'est la séparation qui rend le suivi honnête : une facture émise rehausse le solde le jour de sa validation, pas le jour du paiement, et une heure saisie le baisse le jour du travail.

Le forfait prépayé et le compte postpayé sont deux usages du même outil. Sur un forfait, le client achète d'avance, le solde part d'un nombre positif et descend. Sur un compte postpayé, il n'achète rien d'avance, les heures s'accumulent en dette et chaque facture ramène le solde vers zéro. Dans ce second cas, un palier posé sous zéro, par exemple à moins douze heures, alerte quand la dette dépasse douze heures, et se réarme à la facture suivante. L'alerte parle alors de dette, et c'est ce mot que le client lit dans l'objet du courriel.

Pourquoi préférer un palier sous zéro aux heures non facturées. Le mode par heures non facturées compte à partir de la dernière facture validée seulement. Les heures qu'une facture n'a pas couvertes sortent donc de la mesure, et l'alerte arrive en retard de ce résidu. Le palier sur le solde, lui, part du solde réel.

Un palier ne crie qu'une fois. Tant que rien ne change dans la situation qui a provoqué l'alerte, elle ne repart pas. C'est ce qui évite de recevoir le même avertissement chaque matin. Le revers est qu'un palier armé au mauvais moment garde le silence jusqu'au prochain réarmement : la vérification manuelle sert justement à le prendre de court.

Une trace, pas un journal modifiable. Chaque alerte laisse un enregistrement avec le mode, le seuil, la valeur mesurée, les destinataires et le fichier joint. Rien ne s'y efface ni ne s'y corrige, pour que la question « pourquoi n'ai-je pas été prévenu » ait toujours une réponse vérifiable.

Dépannage#

Voir aussi#

• Feuilles de temps : les heures qui débitent le forfait.
• Facturation : les factures qui le rechargent.
• Projet : les projets inclus dans une banque et l'activation des heures.
• Contacts : les accès portail des clients qui consultent leur solde.
• Paramètres et identité de marque : le logo et les couleurs des rapports.