Partie 3 · Projets, temps et connaissances

Base de connaissances

Tenir les politiques, procédures et registres de l'organisation, suivre les décisions d'un mandat et prouver qui a reçu quelle version.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Base de connaissances, Document Nextcloud Sync, Documents : Approbation à plusieurs, Corporate Governance, Credentials · Révisé le 2026-09-12

L'application Base de connaissances réunit deux choses qui traînent d'habitude ailleurs : la documentation de l'organisation (politiques, procédures, manuels, registres) et le suivi des décisions d'un mandat. Elle s'adresse aux personnes qui tiennent les politiques à jour, à celles qui mènent un projet d'implantation et à celles qui doivent démontrer qu'une procédure a bien été diffusée. Le résultat est une documentation datée, versionnée et distribuée, et une matrice par mandat qui remplace le chiffrier de suivi. C'est le chapitre le plus fourni du guide, parce que l'application couvre le plus de terrain.

Vue d'ensemble#

Quatre notions structurent l'application.

Un document est une fiche : un nom, une référence, un type, un responsable, une date de prochaine révision. Son contenu, lui, vit dans des versions. Une version porte un numéro, un journal des modifications, un approbateur et une date d'entrée en vigueur. Publier une version fige son contenu : c'est cette version-là qui a été distribuée, et elle ne bougera plus. Le corps d'un document peut se rédiger directement dans Symbifox, section par section, ou rester un pointeur vers un fichier externe.

Une distribution relie une version à quelqu'un : un client ou un employé. Elle enregistre la date d'envoi, la méthode, et l'accusé de réception quand la personne confirme. Une distribution devient obsolète toute seule dès qu'une version plus récente paraît. C'est la fonction qui répond à la question « qui a lu quoi, et quand », et elle est éteinte par défaut.

Une matrice de connaissances regroupe les éléments d'un mandat : une décision à prendre, une information à obtenir, un contenu à produire. Chaque élément porte sa section, sa phase, son responsable, son échéance, son statut et ses pièces jointes. La matrice se rattache à un projet et calcule sa progression seule. Une matrice peut aussi servir de modèle, à recopier d'un mandat à l'autre.

Enfin, la gouvernance corporative tient les résolutions, les registres d'administrateurs et de dirigeants, le calendrier des obligations annuelles et le livre des minutes. Le coffre d'identifiants range les mots de passe et les clés d'un projet, chiffrés, avec leur date d'expiration.

Le tableau de bord rassemble tout cela en chiffres cliquables.

L'application se rattache à Projet : une matrice appartient à un projet, un élément peut engendrer une tâche, un document peut être classé sous un mandat. Les décisions consignées ici alimentent les étapes d'une carte de processus (voir Cartographies de processus) et se retrouvent dans les comptes rendus de rencontre. Les documents peuvent vivre sur Nextcloud plutôt que dans Symbifox (voir Nextcloud et Collabora).

Ce qui distingue l'approche Symbifox : la fiche et le contenu sont deux choses différentes. Le cycle de vie, les dates, la diffusion et la preuve de réception restent dans Symbifox, quel que soit l'endroit où le fichier est rangé.

Configuration#

Accès et droits#

Les droits se donnent dans Paramètres, sur la fiche de l'utilisateur. L'application en compte plusieurs, indépendants les uns des autres :

• Connaissances, utilisateur ou gestionnaire : consulter les matrices et les éléments, ou les administrer. Seul le gestionnaire voit le menu Configuration.
• Documents, utilisateur ou gestionnaire : le menu Documentation entier s'ouvre à l'utilisateur; le gestionnaire ajoute les types de documents et les sections de documents.
• Distribution et accusés de réception : les trois menus de diffusion. Un droit à part, parce que la liste des personnes qui n'ont pas encore accusé réception est une information sensible.
• Identifiants, utilisateur ou gestionnaire : le menu Identifiants. Un identifiant marqué restreint ne montre son mot de passe qu'au gestionnaire.
• Gouvernance corporative, gestionnaire : le menu Gouvernance corporative et ses cinq écrans.

Une personne sans aucun de ces droits ne voit pas l'application.

Paramètres#

Les réglages vivent dans Paramètres, section Base de connaissances :

• Distribution et accusés de réception : active la diffusion. Décoché, les trois menus de diffusion disparaissent, les rappels cessent et les blocs correspondants sortent du tableau de bord. Rien n'est supprimé : les distributions et les accusés déjà obtenus restent en base.
• Rapport automatique activé et Destinataires du rapport : le sommaire du tableau de bord part par courriel aux deux semaines, aux adresses saisies. Envoyer maintenant déclenche un envoi immédiat pour vérifier le résultat.
• Configuration Nextcloud par défaut : la connexion proposée aux nouveaux documents, si vous rangez vos fichiers sur Nextcloud.

Données de base#

Trois jeux de données de référence sont fournis, prêts à servir, et se modifient dans Base de connaissances › Configuration :

• les sections de matrice, seize sur la démonstration, qui classent les éléments (cadrage et périmètre, données et reprise, conformité et vie privée, exploitation et soutien, formation et adoption);
• les types de documents, vingt-deux sur la démonstration, qui distinguent un manuel d'utilisation d'une politique RH ou d'un registre. Chaque type dit s'il est interne ou destiné aux clients, et porte son Gabarit de sections ;
• les sections de documents, quatorze sur la démonstration, le catalogue des sections qui composent le corps d'une politique rédigée dans Symbifox.

Ajoutez vos types avant de créer vos premiers documents : c'est le type qui décide des sections et du caractère interne du document.

Premiers pas#

Ce parcours crée une matrice sur un mandat de Boréal, y consigne une décision et en sort un rapport.

1. Allez à Base de connaissances › Matrices et sélectionnez Nouveau.
2. Dans Nom, saisissez « Migration ERP, matrice de suivi », puis choisissez le Projet auquel elle se rattache. Enregistrez.
3. Dans l'onglet Éléments, sélectionnez Ajouter une ligne. Saisissez l'ID de décision « D1 », choisissez la Section « Cadrage et périmètre » et décrivez l'Élément de décision : « Périmètre fonctionnel de la phase 1 ».
4. Ouvrez la ligne pour compléter sa fiche : Type « Décision », Phase « Découverte », Assigné à et Date limite.
5. Quand la décision est prise, sélectionnez Accepter. Le bandeau de statut passe à Accepté.
6. Sélectionnez Créer une tâche pour faire descendre le travail qui en découle dans le projet.
7. Revenez à la matrice et sélectionnez Imprimer PDF.

Vous avez une matrice qui affiche sa progression, un élément décidé et daté, une tâche reliée et un rapport à envoyer. La suite montre comment tenir la documentation de la même façon.

Tâches courantes#

Consigner une décision et la faire avancer#

Un élément de matrice sert autant à réclamer une information qu'à graver une décision et son contexte.

1. Allez à Base de connaissances › Éléments et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez l'ID de décision, la Matrice, la Section et l'Élément de décision.
3. Dans Classification, choisissez le Type (information, décision, contenu) et la Phase.
4. Dans Planification, réglez la Priorité, la Date limite et Assigné à.
5. Dans l'onglet Décision, remplissez le Contexte, la Décision, les Alternatives considérées, la Justification et les Conséquences.
6. Sélectionnez Proposer, puis Accepter ou Rejeter selon l'issue.

Le bandeau de statut montre où en est l'élément. Un élément d'information suit l'autre chemin : Démarrer, Marquer complété, ou Marquer S/O quand la question tombe. Réinitialiser ramène en attente. Remplacer crée un successeur et marque la décision actuelle comme remplacée, sans l'effacer : une décision périmée reste lisible avec ce qui l'a remplacée.

Relier un élément à une tâche et à ses dépendances#

Une décision qui ne descend nulle part reste une intention.

1. Ouvrez l'élément.
2. Sélectionnez Créer une tâche : le nom, la description, la personne assignée et l'échéance sont repris de l'élément.
3. Ouvrez l'onglet Tâches et dépendances pour voir les tâches déjà reliées.
4. Dans Bloqué par, désignez les éléments qui doivent être réglés avant celui-ci.

L'élément affiche alors le nombre de tâches liées dans ses boutons d'accès rapide, et une pastille signale qu'il est bloqué tant que ses préalables ne sont pas complétés. La tâche, elle, apparaît normalement dans le projet.

Capturer une décision depuis une conversation#

Une décision se prend souvent dans un courriel versé au fil de discussion d'une tâche, pas dans un formulaire.

1. Ouvrez la tâche de projet, dans Projet.
2. Dans le fil de discussion, repérez le message qui contient la décision.
3. Sur ce message, sélectionnez l'icône d'ampoule.
4. Le formulaire d'un nouvel élément s'ouvre, pré-rempli : projet, matrice, auteur, corps du message cité, tâche reliée et identifiant provisoire.
5. Complétez la section et le statut, puis enregistrez.

L'élément rejoint la première matrice active du projet et vous est assigné. Le geste n'est offert qu'aux personnes internes, sur les tâches de projet.

Importer une matrice depuis un chiffrier#

Une matrice qui existe déjà dans un chiffrier entre sans ressaisie.

1. Allez à Base de connaissances › Configuration › Importer depuis CSV.
2. Choisissez la Matrice cible.
3. Sélectionnez Charger votre fichier et prenez votre fichier.
4. Réglez le Délimiteur : point-virgule, virgule ou tabulation.
5. Cochez Lignes d'en-tête à ignorer et indiquez combien de lignes sauter.
6. Cochez Mettre à jour les éléments existants pour qu'un identifiant déjà présent soit mis à jour plutôt que dupliqué.
7. Vérifiez le compte Éléments à importer, puis lancez l'importation.

Les éléments rejoignent la matrice choisie. Les lignes dont l'identifiant de décision existe déjà sont mises à jour ou ignorées, selon la case cochée.

Repartir d'un modèle de matrice#

Un mandat qui ressemble au précédent n'a pas à se remonter de zéro.

1. Allez à Base de connaissances › Modèles.
2. Ouvrez le modèle à réutiliser, ou créez-en un en cochant Est un modèle sur une matrice existante.
3. Recopiez-le vers le projet visé.
4. Ouvrez la nouvelle matrice et ajustez les éléments au mandat.

Le menu Modèles et le menu Matrices montrent les mêmes fiches, filtrées différemment : la case Est un modèle est tout ce qui les sépare.

Envoyer le rapport d'une matrice à un client#

Le rapport donne au client l'avancement réel du mandat, sans monter un tableau à la main.

1. Ouvrez la matrice.
2. Sélectionnez Imprimer PDF pour l'obtenir tout de suite, avec ses indicateurs, sa barre de progression et ses éléments groupés par section.
3. Pour l'envoyer, sélectionnez Envoyer rapport.
4. Dans l'assistant, choisissez les Destinataires, ajustez le Sujet et le Corps du message.
5. Facultatif : sélectionnez Prévisualiser PDF pour relire avant l'envoi.
6. Sélectionnez Envoyer.

Le courriel part aux couleurs de votre organisation, le rapport en pièce jointe. Pour un envoi récurrent, ouvrez l'onglet Envoi de rapport de la matrice, cochez Envoi automatique, choisissez les Destinataires du rapport et la Fréquence : hebdomadaire, aux deux semaines, mensuelle ou à intervalle libre.

Voir qui porte quoi dans un mandat#

Le résumé RACI répond d'un coup à « qui est responsable de combien de choses, sur ce mandat ».

1. Renseignez, dans vos éléments, Assigné à, Décideur, Consultés et Informés.
2. Allez à Base de connaissances › Résumé RACI.
3. Lisez le tableau croisé : les personnes en lignes, les rôles en colonnes, le nombre d'éléments dans les cases.
4. Depuis la fiche d'un projet, utilisez le bouton d'accès rapide RACI pour n'obtenir que ce mandat.

L'écran est vide tant qu'aucun rôle n'est renseigné. Les quatre rôles y sont lus directement dans les éléments : il n'y a pas de deuxième liste à tenir.

Créer un document et le tenir à jour#

La fiche du document porte son identité et son calendrier; son contenu vient après.

1. Allez à Base de connaissances › Documentation › Tous les documents et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Nom du document et la Référence, puis choisissez le Type.
3. Indiquez le Responsable, et le Projet si le document appartient à un mandat. Laissez vide pour un document valable dans toute l'organisation.
4. Dans Révision et expiration, saisissez l'Intervalle de révision (mois) et, s'il y a lieu, la Date d'expiration.
5. Choisissez la Source du corps : Fichier externe ou Rédigé dans Odoo.
6. Enregistrez, puis sélectionnez Activer.

La Prochaine révision se calcule à partir de l'intervalle. Quand la relecture est faite, Marquer comme révisé reporte la date d'autant. Archiver sort le document de la circulation sans le détruire, et Remettre en brouillon le ramène en préparation.

Rédiger une politique dans Symbifox#

Le texte vit dans la fiche plutôt que dans un fichier qui circule de poste en poste.

1. Ouvrez le document et réglez la Source du corps sur Rédigé dans Odoo.
2. Sélectionnez Appliquer le gabarit : les sections prévues par le type de document sont semées dans l'onglet Corps du document.
3. Rédigez chaque section. Les sections générées (historique des versions, gouvernance, approbations) se remplissent seules.
4. Sélectionnez Générer le PDF pour obtenir le document aux couleurs de votre organisation.

L'écran affiche le nombre de caractères rédigés, les sections vides et celles qui ont changé depuis la dernière publication. Appliquer le gabarit n'ajoute que les sections manquantes : il ne touche jamais à ce qui est déjà écrit.

Publier une version#

Publier est le geste qui date le contenu et le rend distribuable.

1. Ouvrez le document, onglet Versions, et créez une version.
2. Saisissez le numéro de Version, le Type de modification (majeure, mineure, éditoriale) et le Résumé des modifications.
3. Détaillez le Journal des modifications, et joignez le Fichier du document si le corps vit à l'extérieur.
4. Sélectionnez Soumettre pour révision, puis Approuver.
5. Sélectionnez Publier.

La version devient la version courante; la précédente passe en remplacée. Retirer sort une version publiée de la circulation, Remettre en brouillon la rouvre. Cochez Correctif mineur pour une retouche de forme : les accusés de réception déjà obtenus restent valides.

Distribuer un document et suivre les accusés#

Une procédure diffusée sans trace de réception ne prouve rien.

1. Sur la version publiée, sélectionnez Distribuer.
2. Choisissez le Type de destinataire, puis le Client ou l'Employé, et la Méthode de distribution.
3. Cochez Signature requise si la lecture doit être signée.
4. Sélectionnez Envoyer le document : le message s'ouvre, pré-rempli, pour que vous le relisiez avant l'envoi.
5. Quand la personne confirme, sélectionnez Marquer accusé reçu; la date s'inscrit d'elle-même.
6. Relancez au besoin avec Envoyer un rappel.

La distribution passe de En attente d'accusé à Accusé reçu. Rappeler annule une distribution envoyée par erreur, Remettre en attente repart à zéro, et Notifier mise à jour prévient un destinataire qui détient une version périmée.

Ranger un identifiant et changer son mot de passe#

Le coffre garde les accès d'un projet ailleurs que dans un chiffrier partagé.

1. Allez à Base de connaissances › Identifiants et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Nom, le Projet et le Type : c'est le type qui décide des champs affichés.
3. Remplissez l'URL, le Nom d'utilisateur, le Mot de passe ou la Clé API, et joignez le Fichier de clé s'il y a lieu.
4. Saisissez la Date d'expiration et cochez Restreint pour un accès sensible.
5. Après une vérification, sélectionnez Vérifier pour dater le contrôle.
6. Pour changer le mot de passe, sélectionnez Rotation du mot de passe, saisissez le nouveau deux fois, choisissez la Raison, puis confirmez.

Les mots de passe et les clés sont chiffrés. Révoquer retire un accès de la circulation et Réactiver le remet en service. La rotation laisse une trace datée dans le fil de discussion.

Adopter une résolution corporative#

Une résolution se prépare, se propose, s'adopte, et s'imprime prête à signer.

1. Allez à Base de connaissances › Gouvernance corporative › Résolutions et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Titre, le Type de résolution, la Catégorie de sujet et la Date de la séance.
3. Rédigez le préambule ATTENDU QUE et le corps IL EST RÉSOLU QUE.
4. Indiquez le Proposeur, le Secondeur, les votes, ou cochez Adopté à l'unanimité.
5. Dans l'onglet Signataires, ajoutez qui signe et en quelle Qualité.
6. Sélectionnez Proposer, puis Adopter ou Rejeter.
7. Sélectionnez Imprimer PDF.

La référence de la résolution est attribuée à la création. L'onglet Documents la rattache aux pièces du livre des minutes. Laissé vide, le bloc de signature d'une résolution du conseil reprend les administrateurs en poste à la date de la séance, pas ceux d'aujourd'hui.

Suivre les échéances corporatives#

Le calendrier de conformité rappelle les obligations annuelles avant la date, pas après.

1. Allez à Base de connaissances › Gouvernance corporative › Calendrier de conformité.
2. Ouvrez l'événement, ou créez-en un avec son Type d'événement, son Année fiscale et sa Date limite.
3. Quand l'obligation est remplie, saisissez la Référence de dépôt et sélectionnez Marquer complété.
4. Réinitialiser rouvre un événement fermé par erreur.

L'état passe de À venir à Échéance proche, puis En retard, et enfin Complété. La vue calendrier montre l'année d'un coup.

Les menus, un à un#

Base de connaissances : le menu de l'application; sans écran propre. Sur un écran étroit, les entrées qui dépassent se replient sous le bouton d'ajout de la barre de menus.

Base de connaissances › Tableau de bord : l'écran d'accueil. Un bandeau rouge annonce le nombre de documents qui demandent une action immédiate, puis viennent les blocs : aperçu des documents (actifs, internes, clients, brouillons, archivés, versions de l'année), révisions et expirations, calendriers de révision et d'expiration par paliers de trente jours, qualité du contenu, matrices de connaissances, identifiants, diffusion et gouvernance. Chaque chiffre est cliquable et ouvre la liste qu'il compte. Le sélecteur Tous les projets, en haut à droite, restreint le tableau à un mandat; les chiffres corporatifs, valables pour toute la société, disparaissent alors au lieu d'afficher un zéro trompeur.

Base de connaissances › Matrices : la liste des matrices, avec le nom, le projet, le nombre d'éléments, la progression en pourcentage et la case Est un modèle. Deux matrices sur la démonstration, à 57 % et 60 %.

Base de connaissances › Éléments : tous les éléments, groupés par section et filtrés sur les éléments actifs. Colonnes : priorité, identifiant de décision, section, élément de décision, phase, date limite, personne assignée, nombre de tâches et statut. Les filtres utiles portent sur le retard, l'échéance de la semaine, la priorité, le blocage et la phase.

Base de connaissances › Résumé RACI : le tableau croisé des rôles par personne et par projet. Vide sur la démonstration : l'aide invite à renseigner les responsables, décideurs, consultés et informés dans les éléments.

Base de connaissances › Modèles : les matrices marquées comme modèles, à recopier vers un nouveau mandat.

Base de connaissances › Identifiants : le coffre, en liste ou en cartes. Vide sur la démonstration : l'aide rappelle que les mots de passe et les clés y sont chiffrés au repos.

Base de connaissances › Documentation : menu de regroupement; sans écran propre.

Base de connaissances › Documentation › Tous les documents : la liste complète, filtrée sur les documents actifs. Colonnes : référence, nom, type, document interne, version actuelle, source du corps, projet, prochaine révision, date d'expiration, responsable, nombre de versions, distributions, accusés en attente et état. Les dates de révision dépassées ressortent en couleur. Quinze documents sur la démonstration.

Base de connaissances › Documentation › Politiques et procédures : la même liste, restreinte aux documents internes. C'est l'écran des politiques RH, des procédures TI et des manuels d'employés.

Base de connaissances › Documentation › Documents clients : la même liste, restreinte aux manuels, contrats et guides destinés aux clients.

Base de connaissances › Documentation › À traiter : les documents expirés, expirant bientôt ou dont la révision est en retard. L'écran à ouvrir en premier le lundi matin.

Base de connaissances › Documentation › Distributions : toutes les distributions, avec le destinataire, le nom du document, la version, la date de distribution, la méthode, la personne qui a distribué, la date de l'accusé et l'état. Cinquante-deux sur la démonstration, presque toutes accusées.

Base de connaissances › Documentation › Accusés internes : les mêmes distributions, restreintes aux employés. C'est la preuve de conformité interne : qui a confirmé avoir lu la politique, et à quelle date.

Base de connaissances › Documentation › Documentation obsolète : les destinataires qui détiennent une version périmée. Le point de départ d'une campagne de mise à jour.

Base de connaissances › Gouvernance corporative : menu de regroupement; sans écran propre.

Base de connaissances › Gouvernance corporative › Résolutions : les résolutions du conseil et des actionnaires, avec leur référence, leur type, leur date de séance et leur statut. Vide sur la démonstration.

Base de connaissances › Gouvernance corporative › Registre des administrateurs : les administrateurs, leurs dates de nomination et de fin, la raison de la fin et le domicile. Vide sur la démonstration.

Base de connaissances › Gouvernance corporative › Registre des dirigeants : les dirigeants et leur titre, avec l'historique des nominations. Vide sur la démonstration.

Base de connaissances › Gouvernance corporative › Calendrier de conformité : les obligations annuelles, en liste ou en calendrier. Colonnes : nom, type d'événement, année fiscale, date d'échéance, date de complétion, référence de dépôt et état. Cinq événements sur la démonstration, tous en retard, ce qui montre bien à quoi sert l'écran.

Base de connaissances › Gouvernance corporative › Livre des minutes : les documents classés par section du livre des minutes (statuts, règlements, conventions d'actionnaires, procès-verbaux, formulaires déposés, états financiers). Un document n'y paraît qu'une fois sa section renseignée.

Base de connaissances › Configuration : menu de regroupement, réservé au gestionnaire des connaissances.

Base de connaissances › Configuration › Sections : les sections de matrice, avec leur code, leur nom, leur description et leur couleur. Seize sur la démonstration, des sections générales (découverte et objectifs, exigences, sécurité et conformité) et des sections propres à une implantation.

Base de connaissances › Configuration › Importer depuis CSV : l'assistant d'importation d'une matrice (voir Importer une matrice depuis un chiffrier).

Base de connaissances › Configuration › Types d'identifiants : les neuf catégories d'accès, chacune disant quels champs afficher (domaine, adresse, clé API, fichier de clé).

Base de connaissances › Configuration › Types de documents : les vingt-deux types, avec leur code, leur icône, la case document interne et leur onglet Gabarit de sections.

Base de connaissances › Configuration › Nextcloud Documents : les connexions au stockage Nextcloud. Vide sur la démonstration; voir Nextcloud et Collabora.

Base de connaissances › Configuration › Sections de documents : le catalogue des sections qui composent le corps d'un document. Quatorze sur la démonstration. Une section système est fournie par l'application et ne se supprime pas.

Référence#

Champs du formulaire Document#

Champs du formulaire Élément de matrice#

Champs du formulaire Version de document#

Champs du formulaire Distribution#

Rapports et exports#

• Imprimer PDF, sur une matrice : le rapport du mandat, avec ses indicateurs, sa barre de progression et ses éléments groupés par section.
• Envoyer rapport, sur une matrice : le même rapport, envoyé par courriel avec un mot d'accompagnement.
• Générer le PDF, sur un document rédigé dans Symbifox : le document mis en page aux couleurs de votre organisation.
• Imprimer PDF, sur une résolution : la résolution prête à signer, avec son bloc de signature.
• Le sommaire du tableau de bord, envoyé par courriel aux deux semaines aux adresses réglées dans Paramètres.

Automatisations#

Six passes tournent d'elles-mêmes, sans que vous ayez rien à lancer :

• chaque jour, les documents sont passés en revue : rappels de révision et alertes d'expiration à quatre paliers (quatre-vingt-dix, soixante, trente et sept jours avant l'échéance), signalement des destinataires qui détiennent une version périmée, et relance des accusés qui traînent;
• chaque jour, les identifiants dont la date d'expiration approche ou est passée changent d'état tout seuls;
• chaque jour, les échéances corporatives à moins de trente jours créent une activité pour les gestionnaires, avec une priorité qui monte à mesure que la date approche;
• chaque jour, les éléments de matrice en retard ou à échéance proche créent une activité de suivi pour leur responsable;
• chaque jour, les matrices réglées sur un envoi automatique expédient leur rapport aux destinataires prévus, à la fréquence choisie;
• aux deux semaines, le sommaire du tableau de bord part par courriel, si le réglage est actif.

Chaque activité et chaque rappel ne part qu'une fois par palier : un document n'engendre pas un rappel quotidien pendant trois mois.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

La fiche et le contenu sont deux choses. Un document est une identité, un calendrier et un responsable; une version est un contenu daté. C'est ce qui permet à un document de survivre à ses fichiers : le manuel garde sa référence, ses distributions et son historique pendant que son contenu passe de la version 1.0 à la version 4.0.

Publier fige, et c'est le but. Le corps vivant d'un document continue d'évoluer après une publication. La version publiée, elle, garde une copie de son contenu, section par section. C'est ce texte-là qui a été distribué et attesté, et c'est lui qui doit rester lisible dans trois ans. L'écran vous dit quelles sections ont changé depuis la dernière publication.

La diffusion est éteinte par défaut, et son extinction ne détruit rien. Beaucoup d'organisations veulent des politiques versionnées sans vouloir courir après des accusés de réception. Le réglage cache les menus, arrête les rappels et retire les blocs du tableau de bord, mais laisse les distributions et les accusés en base : un accusé est la preuve qu'un document a été porté à la connaissance de quelqu'un à une date donnée, et une preuve ne se supprime pas parce qu'on a changé d'avis sur une fonction. Le réglage ne touche pas aux droits d'accès : servez-vous du droit de distribution pour restreindre qui peut lire ces écrans.

Les chiffres du tableau de bord se lisent dans les états, pas dans les dates. Un identifiant expiré est un identifiant que la passe quotidienne a fait passer à l'état expiré, pas un identifiant actif dont la date est dépassée. Les deux populations ne sont pas les mêmes, et la seconde est vide par construction.

Une matrice n'est pas un chiffrier. Chaque élément est une fiche à part entière, avec son fil de discussion, ses pièces jointes, ses activités et ses tâches. C'est ce qui permet de suivre une décision entre deux rencontres, de savoir qui l'a portée et de retrouver, un an plus tard, pourquoi elle a été prise plutôt qu'une autre.

Le registre des administrateurs ne dit pas qui signe. Une résolution des actionnaires est signée par des actionnaires, et le module ne tient pas de registre des actionnaires. D'où l'onglet Signataires : quand il est vide, le bloc de signature d'une résolution du conseil se déduit des administrateurs en poste à la date de la séance, et pour tout le reste, seuls le proposeur et le secondeur sont imprimés, sans qualité. Imprimer une qualité devinée sous un nom serait pire que n'en imprimer aucune.

Les limites. Le cycle d'approbation ne connaît pas les paliers conditionnels ni la délégation : une table ronde nommée qui doit conclure, rien de plus. Le résumé RACI se lit, il ne se saisit pas : les rôles se renseignent dans les éléments. Et les chiffres corporatifs ne se filtrent pas par projet, puisqu'ils valent pour toute la société.

Dépannage#

Voir aussi#

• Projet : le mandat auquel une matrice se rattache, et les tâches créées depuis les éléments.
• Nextcloud et Collabora : ranger les fichiers des documents sur votre Nextcloud et les modifier en ligne.
• Cartographies de processus : les décisions consignées ici expliquent les étapes d'une carte.
• Rencontres : les comptes rendus où les décisions se prennent.
• Vie privée (Loi 25 et autres cadres) : les registres et politiques exigés par la loi, et leur diffusion.
• Les gestes communs à toutes les applications : listes, filtres, fil de discussion, activités, pièces jointes.