Partie 3 · Projets, temps et connaissances
Nextcloud et Collabora
Parcourir, prévisualiser, téléverser et partager les fichiers de votre Nextcloud depuis Symbifox, et modifier les documents bureautiques en ligne.
L'application Nextcloud amène vos fichiers là où se fait déjà le travail : l'arborescence du dossier d'un projet s'affiche sur la fiche du projet, celle d'une tâche sur la tâche, et un explorateur complet vit dans le menu principal. Elle s'adresse à toute personne qui passe sa journée entre un dossier de documents et un suivi de mandat. Vous y parcourez, prévisualisez, téléversez, déplacez et partagez sans changer de fenêtre. Les fichiers, eux, restent sur votre Nextcloud : Symbifox ne les recopie jamais.
Vue d'ensemble#
Nextcloud est un serveur de fichiers que votre organisation héberge, chez elle ou chez son hébergeur. Symbifox ne le remplace pas : il s'y branche, lit son arborescence et agit dessus à votre place.
Trois portes mènent aux mêmes fichiers :
- l'onglet Fichiers Nextcloud sur la fiche d'un projet ou d'une tâche, borné au dossier de cet enregistrement;
- l'application Nextcloud du menu principal, un explorateur complet qui part d'un dossier racine réglé une fois pour toutes;
- le lanceur de la barre système, une icône de dossier qui ouvre Nextcloud lui-même dans une fenêtre par-dessus votre écran de travail.
L'explorateur se présente en deux panneaux : l'arborescence des dossiers à gauche, le contenu du dossier courant à droite, avec un fil d'Ariane pour remonter. Les colonnes se trient par nom, type, date de modification et taille, les dossiers restant toujours en tête. Un document s'ouvre en aperçu sans quitter Symbifox, ou directement dans Nextcloud quand c'est un document bureautique à modifier.
Sur la démonstration de Boréal, aucune connexion n'est configurée : l'application se contente d'annoncer qu'il n'y a rien à montrer.
La connexion à Nextcloud est la même que celle des documents de la base de connaissances : vous la réglez une fois, et les deux s'en servent. Un document de la Base de connaissances peut donc garder son cycle de vie, ses versions et ses accusés de réception dans Symbifox pendant que son fichier vit sur Nextcloud.
Ce qui distingue l'approche Symbifox : aucun fichier n'est dupliqué. Là où une pièce jointe classique crée une deuxième copie qui vieillit de son côté, l'explorateur montre l'état réel du serveur. Et chaque geste est borné : le dossier d'un projet, sous le dossier racine, et rien d'autre.
Configuration#
Accès et droits#
Deux droits, dans Paramètres, sur la fiche de l'utilisateur :
- Navigateur Nextcloud : ouvre le menu Nextcloud, l'onglet Fichiers Nextcloud des projets et des tâches, et le lanceur de la barre système. C'est le droit à donner à tout le monde.
- L'accès à la configuration est réservé à l'administration : seule une personne administratrice voit Nextcloud › Configuration.
Les droits ne s'arrêtent pas là. Avant de lister le dossier d'un projet, l'application vérifie que vous avez le droit de lire ce projet, et elle retrouve le dossier à partir de l'enregistrement lui-même. Une personne qui n'a pas accès au mandat n'atteint pas ses fichiers, même en connaissant le chemin.
Paramètres#
Tout se règle sur une fiche de connexion, dans Nextcloud › Configuration. Sur la démonstration, cet écran est vide et invite à créer la connexion.
La fiche porte l'adresse du serveur, le chemin d'accès aux fichiers, le compte de service et son mot de passe d'application, qui est conservé chiffré. Tester la connexion vérifie le tout avant que vous ne partiez travailler.
Viennent ensuite les réglages propres à l'explorateur :
- Préfixe racine (navigateur) : le dossier au-delà duquel rien n'est atteignable, par exemple le dossier de votre organisation. L'explorateur autonome refuse de fonctionner tant qu'il n'est pas réglé.
- Extensions ouvrant Nextcloud : les types de fichiers dont l'ouverture mène à Nextcloud plutôt qu'à l'aperçu intégré. C'est ce réglage qui envoie vos documents bureautiques vers l'éditeur en ligne.
- Couleur des dossiers : la couleur des icônes de dossier dans l'explorateur.
- Largeur du panneau (%) et Hauteur du panneau (%) : la taille de départ de la fenêtre ouverte par le lanceur. Chacun peut ensuite la redimensionner, et sa préférence l'emporte.
- Expiration des partages (jours) et Mot de passe sur les partages : le comportement par défaut des liens créés depuis l'explorateur.
L'édition en ligne se règle ailleurs, dans Paramètres, page Collabora Online : l'adresse du serveur d'édition et ses réglages de sécurité d'un côté, et de l'autre la Durée de vie de la découverte (secondes), avec Vider le cache maintenant pour ne pas attendre après une mise à niveau du serveur.
Données de base#
Deux choses à préparer avant de travailler :
- les préréglages de partage : un préréglage interne (lecture et écriture, pour un collègue) et un préréglage externe (lecture seule, avec expiration et mot de passe, pour un client). Ce sont eux qui apparaissent au moment de créer un lien;
- le dossier Nextcloud de chaque projet, saisi dans l'onglet Paramètres du projet. C'est lui qui remplit l'onglet Fichiers Nextcloud. Une tâche hérite du dossier de son projet, et peut porter en plus un Sous-dossier Nextcloud qui lui est propre.
Premiers pas#
Ce parcours branche Symbifox sur un Nextcloud, puis ouvre le dossier d'un mandat de Boréal depuis sa fiche.
- Allez à Nextcloud › Configuration et sélectionnez Nouveau.
- Saisissez un Nom, l'URL Nextcloud de votre serveur, le Chemin WebDAV, l'Utilisateur Nextcloud du compte de service et son Mot de passe d'application.
- Sélectionnez Tester la connexion : un message confirme que le serveur répond.
- Saisissez le Préfixe racine (navigateur), par exemple le dossier de l'organisation, puis enregistrez.
- Allez à Projet › Projets, ouvrez un mandat et, dans l'onglet Paramètres, saisissez son Dossier Nextcloud.
- Ouvrez l'onglet Fichiers Nextcloud du projet : l'arborescence du dossier s'affiche.
- Faites glisser un fichier depuis votre poste sur la liste : il se téléverse au bon endroit.
Le fichier est sur votre Nextcloud, visible depuis la fiche du mandat, et depuis l'explorateur du menu Nextcloud. La suite montre les gestes du quotidien.
Tâches courantes#
Parcourir le dossier d'un projet ou d'une tâche#
Le dossier vient à la fiche, plutôt que l'inverse.
- Ouvrez le projet ou la tâche, dans Projet.
- Ouvrez l'onglet Fichiers Nextcloud.
- Dans l'arborescence de gauche, déployez le dossier voulu; le contenu paraît à droite.
- Servez-vous du fil d'Ariane pour remonter, et des en-têtes de colonnes pour trier par nom, type, date de modification ou taille.
- Pour l'ensemble de vos dossiers, hors mandat, allez plutôt à Nextcloud › Fichiers Nextcloud.
Vous voyez l'état réel du serveur, pas une copie. Les dossiers restent groupés en tête de liste, quel que soit le tri.
Prévisualiser un document#
Un aperçu évite le détour par le dossier des téléchargements.
- Dans la liste des fichiers, sélectionnez le nom du fichier.
- Pour une image, un PDF ou un fichier texte, l'aperçu s'ouvre par-dessus l'écran.
- Fermez l'aperçu pour revenir à la liste.
L'aperçu est servi par Symbifox, pas par un service extérieur. Un fichier d'un autre type se télécharge plutôt que de s'afficher.
Téléverser un fichier#
Deux gestes possibles, selon ce que vous avez sous la main.
- Placez-vous dans le dossier de destination.
- Sélectionnez Téléverser, puis choisissez un ou plusieurs fichiers.
- Ou faites glisser les fichiers depuis votre poste directement sur la liste.
- Attendez la fin du transfert : les fichiers paraissent dans la liste.
Les fichiers passent par Symbifox avant d'atteindre Nextcloud : c'est commode pour des documents de travail, moins pour une vidéo de plusieurs gigaoctets, qui se dépose mieux directement dans Nextcloud.
Ranger, renommer et supprimer#
L'explorateur fait le ménage sans qu'on ouvre une autre fenêtre.
- Sélectionnez Nouveau dossier pour créer un dossier dans le dossier courant.
- Pour renommer un élément, ouvrez son menu contextuel et choisissez de le renommer.
- Pour déplacer un fichier, faites-le glisser sur le dossier de destination, dans la liste ou dans l'arborescence.
- Pour supprimer un élément, ouvrez son menu contextuel et choisissez de le supprimer.
Les changements s'appliquent sur Nextcloud : ce que vous voyez ailleurs, dans l'application de bureau ou dans le navigateur web de Nextcloud, change aussi.
Modifier un document en ligne#
Un texte, un tableur ou une présentation s'ouvre dans un éditeur complet, hébergé sur votre infrastructure.
- Dans la liste des fichiers, sélectionnez un document bureautique.
- Le document s'ouvre dans Nextcloud, dans un nouvel onglet, avec son éditeur en ligne.
- Modifiez le document : l'enregistrement se fait sur place, dans le fichier d'origine.
- Revenez à l'onglet Symbifox et rafraîchissez la liste pour voir la nouvelle date de modification.
Il n'y a ni copie à télécharger ni copie à redéposer. Les extensions concernées se règlent dans Extensions ouvrant Nextcloud : un type absent de cette liste s'ouvre en aperçu.
Partager un fichier par lien#
Le lien se crée là où vit le fichier, pas dans un autre onglet.
- Ouvrez le menu contextuel du fichier et choisissez de créer un lien de partage.
- Choisissez le préréglage : interne pour un collègue, externe pour un client ou un partenaire.
- Ajustez au besoin l'expiration.
- Copiez le lien obtenu et transmettez-le.
- Quand le préréglage protège le lien par un mot de passe, communiquez ce mot de passe par un autre canal que le lien lui-même.
Le lien pointe vers votre Nextcloud : le fichier ne quitte jamais votre serveur, et le destinataire n'a pas de compte à créer. Les permissions du lien sont décidées par le serveur, pas par votre navigateur.
Relier un fichier à la base de connaissances#
Un document retrouvé dans son contexte vaut mieux qu'un fichier bien rangé.
- Ouvrez le menu contextuel du fichier et choisissez de le relier.
- Choisissez l'élément de matrice auquel le rattacher.
- Enregistrez.
Le fichier rejoint la décision ou l'exigence qu'il documente, dans la Base de connaissances, sans qu'une copie soit faite. Là où l'application Knowledge d'Odoo est installée, le lien peut aussi pointer vers un article.
Ouvrir Nextcloud par-dessus votre travail#
Pour les gestes que l'explorateur intégré ne couvre pas, Nextcloud s'ouvre sans vous faire quitter la page.
- Dans la barre système, en haut à droite, sélectionnez l'icône de dossier.
- Nextcloud s'ouvre dans une fenêtre par-dessus l'écran courant.
- Redimensionnez la fenêtre : votre préférence est retenue pour les fois suivantes.
- Sélectionnez à nouveau l'icône pour refermer.
C'est le Nextcloud complet, avec ses applications et ses réglages, pas l'explorateur de Symbifox.
Les menus, un à un#
Nextcloud : le menu de l'application; sans écran propre. Il n'apparaît qu'aux personnes qui ont le droit Navigateur Nextcloud.
Nextcloud › Fichiers Nextcloud : l'explorateur autonome. Sa barre porte un bouton de rafraîchissement, Téléverser, Nouveau dossier et Filtrer, qui restreint la liste au fur et à mesure de la frappe. En service, l'écran se divise en deux panneaux : l'arborescence à gauche, le contenu du dossier à droite. Sur la démonstration, aucune connexion n'étant configurée, l'écran annonce simplement qu'aucune configuration n'est disponible.
Nextcloud › Configuration : les connexions Nextcloud, réservées à l'administration. La liste montre le nom, l'adresse du serveur, le compte de service, la société, la date et le résultat de la dernière synchronisation. C'est le même écran que Base de connaissances › Configuration › Nextcloud Documents : une seule connexion sert aux deux applications.
Référence#
Champs du formulaire Connexion Nextcloud#
| Champ | Description | Obligatoire ou par défaut |
|---|---|---|
| Nom | Le nom de la connexion | Obligatoire |
| URL Nextcloud | L'adresse du serveur; la connexion chiffrée est exigée | Obligatoire |
| Chemin WebDAV | Le chemin d'accès aux fichiers sur le serveur | Obligatoire |
| Utilisateur Nextcloud | Le compte de service qui agit pour Symbifox | Obligatoire |
| Mot de passe d'application | Le mot de passe d'application du compte de service, conservé chiffré | Facultatif, en pratique requis |
| Préfixe racine (navigateur) | Le dossier au-delà duquel rien n'est atteignable | Requis pour l'explorateur autonome |
| Extensions ouvrant Nextcloud | Les types de fichiers qui s'ouvrent dans l'éditeur en ligne | Facultatif |
| Couleur des dossiers | La couleur des icônes de dossier | Anthracite |
| Largeur du panneau (%), Hauteur du panneau (%) | La taille de départ de la fenêtre du lanceur | Valeurs de départ; la préférence de chacun l'emporte |
| Expiration des partages (jours) | La durée par défaut d'un lien public; zéro pour aucune expiration | Facultatif |
| Mot de passe sur les partages | Protège chaque lien public par un mot de passe engendré | Facultatif |
| Dernière synchronisation, Statut, Message | Le résultat du dernier échange avec le serveur | Calculés |
Champs du formulaire Préréglage de partage#
| Champ | Description | Obligatoire ou par défaut |
|---|---|---|
| Configuration | La connexion à laquelle le préréglage appartient | Obligatoire |
| Accès | Ce que le lien permet : lecture, ou lecture et écriture | Obligatoire |
| Expiration (jours) | La durée du lien; zéro pour aucune expiration | Facultatif |
| Protégé par mot de passe | Engendre un mot de passe aléatoire pour le lien | Facultatif |
Rapports et exports#
L'application ne produit aucun rapport imprimable. Un fichier se télécharge depuis sa fiche ou depuis l'aperçu, et se partage par un lien pointant vers votre Nextcloud. Pour un document versionné, avec son cycle de vie et ses accusés de réception, voir Base de connaissances.
Automatisations#
L'explorateur ne lance rien de lui-même : tout se fait au moment où vous agissez. Deux mécanismes travaillent toutefois en arrière-plan.
La surveillance des documents de la base de connaissances passe chaque jour : quand un fichier relié à un document a changé sur Nextcloud, une version brouillon et une activité sont créées pour son responsable. Rien n'est importé tout seul, parce qu'un fichier déposé n'est pas encore un document classé.
L'éditeur en ligne, lui, garde en mémoire les renseignements techniques du serveur d'édition pendant une durée réglable, plutôt que de les redemander à chaque ouverture. La durée existe pour une raison : après une mise à niveau du serveur, une information gardée indéfiniment mènerait vers un chemin disparu.
Pages publiques et portail#
L'application ne publie aucune page publique. Les quatre adresses qu'elle sert, pour l'aperçu et le téléchargement, ne répondent qu'aux personnes connectées et autorisées, et sur des chemins vérifiés. Les liens de partage, eux, sont publics, mais ils sont produits et servis par votre Nextcloud : Symbifox ne fait que les demander.
Modules qui enrichissent cette application#
Comprendre#
Le fichier ne bouge pas. Symbifox ne conserve aucune copie du contenu : il tient le chemin, lit les informations du fichier et agit sur le serveur à votre demande. C'est ce qui évite la situation classique où la pièce jointe d'une fiche et le fichier du dossier partagé racontent deux histoires différentes.
Chaque geste est borné deux fois. Le chemin atteignable se déduit de l'enregistrement ouvert, jamais de ce que le navigateur envoie, et il doit rester sous le préfixe racine de la connexion. Un chemin qui tente de remonter plus haut est refusé. C'est pour cela que l'explorateur autonome ne fonctionne pas tant que le préfixe racine n'est pas réglé : sans lui, il n'y aurait plus de borne du tout.
L'aperçu est servi par Symbifox, et sans droit d'exécution. Un fichier reçu d'un tiers pourrait contenir du code destiné à s'exécuter dans la page. L'aperçu le sert avec le type que le serveur annonce, et interdit toute exécution : un fichier piégé s'affiche, il n'agit pas.
L'éditeur s'ouvre à côté, pas dedans. Nextcloud refuse d'être affiché à l'intérieur d'une autre page, par sécurité. L'explorateur autonome ne peut donc pas l'encastrer : le lanceur de la barre système ouvre une vraie fenêtre, et un document bureautique s'ouvre dans un nouvel onglet. Ce n'est pas un raccourci, c'est la seule façon honnête de procéder.
Corriger sans réécrire. L'éditeur en ligne est un logiciel libre, maintenu par son éditeur d'origine. Les correctifs Symbifox se posent par-dessus, sans en recopier le code : vous gardez les mises à jour de l'un et les corrections de l'autre. Recopier le connecteur aurait obligé à refaire à la main chacune de ses corrections, y compris celles qui touchent aux droits d'accès.
Les limites. Les fichiers transitent par Symbifox au téléversement, ce qui borne leur taille : les très gros fichiers se déposent mieux directement dans Nextcloud. Le rattachement à un article de connaissances n'existe que si l'application Knowledge d'Odoo est installée; sinon, le fichier se relie à un élément de matrice. Et l'édition en ligne suppose que le serveur d'édition reconnaisse le domaine de votre Symbifox, ce qui se règle du côté du serveur.
Dépannage#
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| L'application annonce qu'aucune configuration Nextcloud n'est disponible | Aucune connexion n'a été créée, ou aucune n'est active | Créez-la dans Nextcloud › Configuration et testez-la |
| L'explorateur autonome refuse de lister quoi que ce soit | Le dossier racine n'est pas réglé | Saisissez le Préfixe racine (navigateur) sur la connexion |
| L'onglet Fichiers Nextcloud d'un projet reste vide | Le dossier Nextcloud du projet n'est pas renseigné | Saisissez-le dans l'onglet Paramètres du projet; les tâches en héritent |
| Le menu Nextcloud n'apparaît pas | Le droit Navigateur Nextcloud n'est pas accordé | Demandez-le dans Paramètres, sur votre fiche d'utilisateur |
| Un document bureautique s'ouvre en aperçu au lieu de l'éditeur | Son extension n'est pas dans la liste qui mène à Nextcloud | Ajoutez-la à Extensions ouvrant Nextcloud |
| Un téléversement échoue sur un fichier volumineux | Le fichier transite par Symbifox, ce qui borne sa taille | Déposez-le directement dans Nextcloud, puis rafraîchissez la liste |
| L'éditeur en ligne affiche un refus de connexion | Le serveur d'édition ne reconnaît pas le domaine employé | Faites-lui reconnaître les deux formes du domaine, avec et sans « www. » |
| L'éditeur mène vers un chemin qui n'existe plus, après une mise à niveau | Les renseignements du serveur d'édition sont encore en mémoire | Dans Paramètres, page Collabora Online, sélectionnez Vider le cache maintenant |
Voir aussi#
- Base de connaissances : les documents versionnés dont les fichiers vivent sur Nextcloud.
- Projet : le dossier Nextcloud d'un mandat, et l'onglet des fichiers sur les projets et les tâches.
- Paramètres et identité de marque : la page de réglages de l'édition en ligne.
- Transferts sécurisés : quand un lien de partage ne suffit pas et qu'il faut encadrer l'envoi.
- Les gestes communs à toutes les applications : listes, filtres, pièces jointes, barre système.