Partie 4 · Finances

Budgets opérationnels

Poser un budget d'exploitation sur le plan comptable, le comparer au réel sans ressaisie, et refaire chaque mois une prévision glissante comparable à la précédente.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Budgets opérationnels, Budgets opérationnels : engagements récurrents, Budgets opérationnels : prévision glissante, Prévision glissante : amorce par les engagements datés, Budgets par campagne · Révisé le 2026-09-12

L'application Budgets pose un budget d'exploitation sur votre plan comptable et le compare au réel sans aucune saisie préalable. Elle s'adresse à la direction d'une petite organisation, à la personne qui tient les livres et à qui répond de la dépense d'un service. Le résultat concret : à toute heure, un poste par poste qui dit ce qui était prévu, ce qui a été dépensé, ce qui est déjà engagé, et ce qui aurait dû l'être à ce jour. Une prévision glissante s'y ajoute, refaite chaque mois en quelques minutes, où chaque passe garde ses chiffres pour toujours.

Vue d'ensemble#

Cette famille de modules est publiée mais absente de la démo Boréal : ce chapitre la décrit à partir de sa documentation et de ses écrans déclarés, sans capture (module publié, non illustré).

L'axe principal est le poste budgétaire : un regroupement nommé de comptes du grand livre, pas un compte analytique. C'est ce qui fait qu'un budget fonctionne dès le premier jour, même si aucune facture ne porte encore de clé analytique. Le poste est volontairement grossier : trois à cinq postes expliquent l'essentiel de l'écart, et au-delà le budget devient un tableau que plus personne ne consulte.

Un budget couvre un exercice et porte une ligne par poste. Chaque ligne affiche quatre montants, dans le vocabulaire d'Odoo. Le Prévu est saisi, puis réparti par mois. Le Réalisé est relu dans les livres à chaque affichage, jamais recopié. L'Engagé ajoute au réalisé les engagements connus mais pas encore comptabilisés. Le Théorique dit ce qui aurait dû être dépensé à ce jour. Deux écarts en découlent : l'Écart au plan, soit le prévu moins l'engagé, et l'Écart au théorique, soit l'engagé moins le théorique.

Une ligne lit une seule source. En mode comptabilité, elle lit les écritures comptabilisées sur les comptes du poste. En mode coût interne, elle lit uniquement les lignes analytiques sans pièce comptable derrière, c'est-à-dire les feuilles de temps et les saisies analytiques à la main. Les deux ensembles ne se recoupent jamais, ce qui interdit de compter un dollar deux fois.

Un budget passe par quatre états : brouillon, ouvert, révisé et clôturé. Un budget ouvert ne se modifie plus : il se révise, et la révision est un nouvel enregistrement numéroté, l'original restant lisible.

La prévision glissante est l'autre moitié de l'application. Elle ne couvre pas un exercice mais un horizon de douze à dix-huit mois qui traverse les années financières. Chaque passe mensuelle est un millésime numéroté qui garde ses chiffres. Une date d'arrêt du réel sépare les mois clos, relus dans les livres, des mois ouverts, qui portent la prévision.

Configuration#

Accès et droits#

Deux groupes de droits sont proposés dans Paramètres › Utilisateurs.

Le menu Configuration n'apparaît qu'aux membres du groupe Gestion.

Paramètres#

Deux réglages accompagnent la famille, dans la section Budgets des Paramètres généraux.

Données de base#

Une seule chose est à créer avant le premier budget : les postes budgétaires. Chaque poste porte un nom, un code court qui fixe l'ordre d'affichage, la liste des Comptes du grand livre qu'il couvre, et un Raisonnement, c'est-à-dire pourquoi ce poste existe et ce qu'il ne couvre pas.

Aucun catalogue de postes n'est fourni : les plans comptables diffèrent d'une organisation et d'une localisation à l'autre, et une liste toute faite conviendrait à une seule. L'assistant Proposer des postes part de votre plan comptable réel et propose un découpage que vous corrigez.

Si vous tenez un registre d'abonnements, rattachez-les ensuite à leur poste : c'est ce qui permet à l'engagé et au théorique de suivre le calendrier des renouvellements.

Premiers pas#

Ce parcours ouvre un premier budget d'exercice, du découpage en postes à la première lecture de l'écart.

1. Ouvrez Budgets › Configuration › Proposer des postes.
2. Lisez le champ Ce qui sera créé, qui décrit le découpage proposé à partir de votre plan comptable.
3. Sélectionnez Créer les postes.
4. Ouvrez Budgets › Budgets › Budgets, puis sélectionnez Nouveau.
5. Saisissez le Début de l'exercice et la Fin de l'exercice, puis le Seuil d'alerte (%) et le Plancher d'alerte.
6. Sélectionnez Une ligne par poste : une ligne est créée pour chaque poste qui n'en a pas.
7. Saisissez le Prévu de chaque ligne, puis sélectionnez Ouvrir.

Résultat : le budget est ouvert, donc figé. L'onglet Totaux affiche le prévu, le réalisé, l'engagé et le théorique de l'ensemble, et l'onglet Couverture liste les comptes qu'aucun poste ne couvre. Le réalisé se met à jour tout seul, à chaque fois que vous ouvrez la fiche.

Tâches courantes#

Créer un poste budgétaire à la main#

L'assistant propose un découpage général; un poste qui compte pour vous se crée à la main.

1. Ouvrez Budgets › Configuration › Postes budgétaires, puis sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le nom du poste et son code court.
3. Dans l'onglet Comptes, ajoutez les comptes du grand livre que ce poste couvre.
4. Dans l'onglet Raisonnement, écrivez pourquoi ce poste existe et ce qu'il ne couvre pas.
5. Enregistrez.

Résultat : le poste se propose dans tout nouveau budget et dans toute nouvelle passe de prévision. Le bouton d'accès rapide du poste ouvre la liste de ses comptes.

Répartir le prévu sur les mois#

Une dépense annuelle ne se lisse pas sur douze mois : c'est la répartition mensuelle qui donne un théorique honnête.

1. Ouvrez le budget, puis la ligne concernée dans l'onglet Lignes.
2. Ouvrez l'onglet Répartition mensuelle.
3. Saisissez le montant attendu de chaque mois.
4. Ou sélectionnez Répartir également pour poser un douzième par mois, puis corrigez les mois qui portent un renouvellement.
5. Enregistrez.

Résultat : le théorique de la ligne s'appuie désormais sur ce calendrier. La ligne affiche la Base du théorique, qui dit si elle s'est appuyée sur le calendrier ou sur un prorata du temps écoulé.

Vérifier la couverture des comptes#

Un budget peut paraître respecté simplement parce qu'un poste manque.

1. Ouvrez le budget.
2. Ouvrez l'onglet Couverture.
3. Lisez les Comptes non couverts : des comptes d'exploitation qu'aucun poste de ce budget ne lit.
4. Lisez les Comptes comptés deux fois : des comptes couverts par plus d'un poste, dont les écritures sont donc comptées autant de fois.
5. Corrigez les postes concernés dans Configuration › Postes budgétaires.

Résultat : les deux listes se vident. Tant qu'elles ne le sont pas, lisez le total du budget avec cette réserve en tête.

Lire les lignes en alerte#

Une ligne est signalée quand sa dérive dépasse à la fois le pourcentage et le plancher en dollars du budget. Les deux, jamais l'un seul.

1. Ouvrez Budgets › Budgets › Lignes en alerte.
2. Pour chaque ligne, lisez l'Écart au théorique et l'Écart au théorique (%).
3. Ouvrez la ligne pour voir sa répartition mensuelle et ses abonnements rattachés.
4. Vérifiez les Heures non valorisées : des heures saisies dont le coût est nul.
5. Décidez : corriger la dépense, corriger le plan, ou assumer.

Résultat : la liste ne montre que ce qui mérite une décision. Elle est vide quand rien ne dérive, et l'aide de l'écran le dit.

Assumer un dépassement#

Un dépassement connu et accepté ne doit plus réveiller personne.

1. Ouvrez la ligne budgétaire concernée.
2. Cochez Dépassement assumé.
3. Saisissez le Motif du dépassement.
4. Enregistrez.

Résultat : la ligne cesse d'être signalée, et la raison reste attachée au budget. Les autres lignes continuent d'alerter normalement.

Réviser un budget ouvert#

Un budget ouvert ne se retouche pas : on en tire une révision.

1. Ouvrez le budget dans Budgets › Budgets › Budgets.
2. Sélectionnez Réviser.
3. Sur la nouvelle fiche, ajustez les montants prévus et leur répartition mensuelle.
4. Sélectionnez Ouvrir.

Résultat : un nouvel enregistrement numéroté remplace le précédent, qui passe à l'état révisé et reste consultable. Le champ Révision de relie les deux, et l'original garde les chiffres contre lesquels la réalité avait d'abord été comparée.

Clôturer un budget#

À la fin de l'exercice, le budget se ferme sans être effacé.

1. Ouvrez le budget.
2. Sélectionnez Clôturer.

Résultat : le budget passe à l'état clôturé. Ses montants restent lisibles, et son rapport reste imprimable. Remettre au brouillon existe pour revenir en arrière tant que rien n'a été communiqué; Annuler ferme un budget qui n'aurait pas dû être ouvert.

Rattacher les abonnements aux postes#

Les renouvellements à venir sont connus, datés et contractuels : ils n'ont pas à attendre la facture pour compter.

Préalable : le registre d'abonnements renseigné (voir Abonnements).

1. Ouvrez Budgets › Configuration › Rattacher les abonnements.
2. Laissez Seulement ceux qui n'ont pas de poste coché pour une première passe.
3. Lisez le champ Ce qui sera fait : l'assistant déduit le poste de chaque abonnement à partir du compte dominant de ses propres factures fournisseur.
4. Sélectionnez Rattacher.

Résultat : chaque abonnement porte son Poste budgétaire. Quand deux postes conviennent, ou aucun, l'assistant le dit et laisse le champ vide plutôt que de deviner. Les lignes budgétaires du poste affichent alors l'Échu à ce jour, les Renouvellements à venir et les Abonnements sans échéancier.

Ouvrir une passe de prévision#

Une prévision se refait chaque mois, sur un horizon qui avance avec le calendrier.

1. Ouvrez Budgets › Budgets › Prévisions glissantes, puis sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Début de l'horizon et la Fin de l'horizon, douze à dix-huit mois plus loin.
3. Saisissez Réel arrêté au : les mois qui finissent à cette date ou avant sont du réel.
4. Sélectionnez Une ligne par poste.
5. Sélectionnez Amorcer les mois ouverts.
6. Corrigez les mois où vous savez mieux, dans l'onglet Mois.
7. Sélectionnez Publier la passe.

Résultat : la passe est figée et porte son numéro de millésime. L'onglet Totaux affiche le Réel à ce jour, le Prévu sur les mois ouverts et le Total de l'horizon.

Faire la passe du mois suivant#

C'est le geste central de la prévision glissante, et il tient en un bouton.

1. Ouvrez la passe publiée du mois précédent.
2. Sélectionnez Rouler d'un mois.
3. Sur la nouvelle passe, sélectionnez Amorcer les mois ouverts.
4. Corrigez ce que vous savez, puis sélectionnez Publier la passe.

Résultat : l'horizon a avancé d'un mois, le réel a gagné un mois, et tous les chiffres déjà saisis ont été repris tels quels. La passe précédente reste lisible telle qu'elle avait été faite.

Comparer deux passes#

C'est la comparaison entre deux passes qui apprend quelque chose, pas le chiffre d'une passe isolée.

1. Ouvrez la passe courante.
2. Sélectionnez Comparer à la précédente.
3. Lisez l'écart poste par poste et mois par mois.

Résultat : la phrase qui n'existait pas avant devient disponible. On prévoyait tel montant pour l'exercice, on prévoit maintenant tel autre, et la différence porte un nom : le vrai mois qui vient de se clore.

Suivre le coût d'une campagne#

Une campagne marketing savait ce qu'elle rapportait; elle sait ce qu'elle a coûté dès qu'elle porte un compte analytique.

1. Ouvrez la campagne dans Démarchage.
2. Sélectionnez Créer le compte analytique.
3. Ouvrez l'onglet Budget.
4. Lisez la Dépense comptabilisée, le Coût interne et la Dépense totale.
5. Vérifiez les Heures non valorisées et, s'il y en a, le Coût interne estimé.

Résultat : la campagne affiche sa dépense en face du rendement qu'Odoo calcule déjà. Les Lignes budgétaires qui nomment ce compte apparaissent dans le même onglet, avec leur prévu cumulé. La dépense entre par le chemin comptable normal : une facture fournisseur ou une note de frais qui porte la répartition analytique, sans double saisie.

Les menus, un à un#

Ces menus sont ceux que les modules déclarent. L'application s'appelle Budgets dans le menu principal.

Budgets › Budgets : menu de regroupement des écrans de suivi.

Budgets › Budgets › Budgets : la liste des budgets, avec leurs dates d'exercice, leur état, leurs quatre montants et leur nombre de lignes en alerte. Sur un écran vide, l'aide rappelle qu'un budget compare un plan au réel, poste par poste, et que le réel n'est jamais recopié.

Budgets › Budgets › Suivi budgétaire : toutes les lignes budgétaires, tous budgets confondus, en liste, en tableau croisé, en graphique ou en formulaire. C'est l'écran de lecture transversale : par poste, par exercice ou par source.

Budgets › Budgets › Lignes en alerte : les seules lignes dont la dérive dépasse à la fois le pourcentage et le plancher du budget. L'aide de l'écran vide explique pourquoi les deux conditions sont exigées.

Budgets › Budgets › Prévisions glissantes : les passes de prévision, avec leur horizon, leur date d'arrêt du réel, leur millésime et leurs totaux. L'aide rappelle qu'une prévision se refait chaque mois et que c'est la comparaison entre les passes qui apprend quelque chose.

Budgets › Budgets › Prévision par mois : les cellules mensuelles de toutes les passes, en tableau croisé ou en liste. Sert à lire un mois donné sur plusieurs millésimes.

Budgets › Configuration : menu de regroupement, réservé au groupe Gestion.

Budgets › Configuration › Postes budgétaires : la liste des postes, avec leur code et leurs comptes. L'aide conseille de viser trois à cinq postes et renvoie à l'assistant de proposition.

Budgets › Configuration › Proposer des postes : l'assistant qui propose un découpage à partir du plan comptable réel de la société.

Budgets › Configuration › Rattacher les abonnements : l'assistant qui déduit le poste de chaque abonnement à partir de ses propres factures fournisseur.

Référence#

Champs du formulaire Budget#

Champs du formulaire Ligne budgétaire#

Champs du formulaire Poste budgétaire#

Champs du formulaire Prévision glissante#

Chaque cellule mensuelle porte le Prévu (ce qu'on a décidé de prévoir, conservé même après la clôture du mois), le Réel, la coche Mois clos, le montant Retenu (le réel si le mois est clos, la prévision sinon) et l'Écart à la prévision.

Rapports et exports#

Un rapport imprimable, Budget contre réel, sort le budget poste par poste avec ses quatre montants et ses écarts. Les écrans Suivi budgétaire et Prévision par mois offrent les vues tableau croisé et graphique, exportables en tableur. Voir Les gestes communs à toutes les applications.

Automatisations#

Rien ne s'exécute la nuit dans cette famille, et c'est voulu. Le réalisé, l'engagé, le théorique et les écarts se recalculent à chaque affichage, à partir des livres : il n'y a donc jamais de chiffre périmé à rafraîchir. Ce qui se fait sans vous relève de l'assistance : l'assistant de rattachement déduit le poste d'un abonnement de ses propres factures, l'amorce remplit les mois ouverts d'une passe, et le roulement recopie les chiffres existants d'un mois sur l'autre.

Pages publiques et portail#

Cette application n'a ni page publique ni portail : un budget ne se montre pas à un client.

Modules qui enrichissent cette application#

Le socle fonctionne seul. Chaque satellite s'installe quand les deux applications qu'il relie sont présentes, et ajoute une chose.

Un troisième satellite relie les deux précédents.

Le dernier relie le budget au marketing.

Comprendre#

Le poste est un groupe de comptes, pas un compte analytique. La plupart des outils de budget exigent une clé analytique sur chaque facture. Tant que la saisie n'est pas faite, le budget affiche zéro en face de dépenses bien réelles. Ici, l'analytique reste disponible en second axe, ligne par ligne, quand elle est renseignée.

Une ligne lit une seule source. Une facture comptabilisée qui porte une répartition analytique produit à la fois une écriture comptable et une ligne analytique. Les additionner compterait chaque dollar deux fois, en silence, sans que rien n'ait l'air anormal à l'écran. C'est pourquoi chaque ligne déclare sa source, et pourquoi les deux sources sont disjointes par construction.

Le réel n'est jamais stocké. Le module n'enregistre que le plan et les décisions. Reprenez la comptabilité, corrigez une écriture, et le budget suit à la lecture suivante. Une prévision obéit à la même règle vue de l'autre côté : elle stocke la décision, c'est-à-dire ce qu'on a prévu, et continue de calculer le fait.

Un budget ouvert ne se modifie plus. Un budget qu'on retouche en douce ne mesure plus rien, parce que personne ne peut plus dire contre quoi la réalité a été comparée. La révision coûte un geste et répond à la question.

Le seuil d'alerte est un choix, pas une vérité. Aucune pratique de place ne fixe ces nombres. C'est pourquoi le pourcentage et le plancher en dollars sont des réglages, et pourquoi les deux conditions sont exigées ensemble : un pourcentage seul hurle sur les petits postes, un montant seul reste muet sur les gros.

Les heures à zéro sont signalées, pas cachées. Odoo valorise le temps à partir du coût horaire de l'employé. Quand ce taux manque, ce qui est fréquent sur une paie neuve, le montant vaut zéro alors que les heures sont bien là. La ligne lirait « rien dépensé » et aurait l'air parfaitement normale. Le module compte donc ces heures et les affiche. Sur une campagne, il va plus loin et les chiffre au taux par défaut, dans des champs distincts : une estimation qui se fondrait dans un montant comptabilisé serait pire que pas d'estimation.

Un abonnement à la demande n'a pas de calendrier. Il dépense pourtant. Le module l'affiche au lieu de le compter pour zéro, parce qu'un calendrier partiel pris pour complet sous-estime le théorique et fabrique de fausses alertes. Dans la prévision, il tombe dans la part moyennée : mieux vaut l'étaler que le perdre.

Aucune dépense publicitaire n'est tirée d'une interface externe. Les connecteurs de publication parlent aux interfaces de publication; la dépense demanderait celles de la publicité, qui sont d'autres produits, avec leur propre revue d'accès. La saisie comptable reste le chemin, et le repli : un accès publicitaire peut être refusé ou révoqué, et le suivi du budget n'a pas à s'arrêter pour autant.

Pas d'inducteurs, volontairement. Ni formules, ni quantités multipliées par un taux. Une prévision par poste et par mois, amorcée automatiquement, corrigée à la main là où vous savez mieux. Tout est réglé pour que la passe mensuelle tienne en quelques minutes, parce qu'une prévision que personne ne refait continue d'avoir l'air autorisée pendant qu'elle pourrit.

Dépannage#

Voir aussi#

• Facturation : le plan comptable, les écritures et les comptes analytiques que le budget relit.
• Achats : les commandes fournisseur qui précèdent la dépense.
• Dépenses : les notes de frais qui portent leur répartition analytique.
• Abonnements : le registre des renouvellements, source du calendrier d'engagements.
• Feuilles de temps : les heures qui alimentent le coût interne.
• Démarchage : les campagnes dont le budget suit la dépense.
• Employés : le coût horaire qui valorise les heures.