Partie 5 · Personnes et équipe

Célébrations

Cartes de vœux collectives signées par un lien ou un code QR, calendrier des occasions, et consentement de la personne fêtée avant toute date.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Célébrations, Célébrations : groupes de destinataires · Révisé le 2026-09-12

Célébrations fait signer par tout le bureau une carte d'anniversaire, d'anniversaire d'embauche, de départ ou de félicitations, sans qu'aucun signataire ait à créer un compte. La personne fêtée décide d'abord, dans Mes célébrations, si sa date paraît et si l'on peut lui monter une carte; tant qu'elle n'a pas répondu, rien ne se passe. Un calendrier des occasions prévient la personne qui organise dix jours avant, et la carte part d'elle-même à la date choisie, avec un PDF et une page souvenir. L'application s'adresse à toute l'équipe pour répondre et signer, et aux personnes qui organisent les cartes.

Vue d'ensemble#

Sept notions suffisent.

• Le profil de célébration : la réponse de chaque personne, donnée une fois dans Mes célébrations. Quatre réponses possibles : en attente, oui avec un tableau, oui mais sans tableau, non merci. On y saisit le jour et le mois, jamais l'année.
• L'occasion : une date au calendrier (anniversaire, anniversaire d'embauche et ses jalons) ou un moment sans date (bienvenue, départ, retraite, félicitations, rétablissement, condoléances, jalon chez un client).
• La carte collective, appelée tableau de vœux à l'écran : la page où l'on signe, atteinte par un lien ou un code QR.
• Le mot : un message, une photo ou un GIF, écrit au clavier ou tracé à la main, signé d'un nom.
• Le groupe de signataires : des personnes, des services ou des contacts qui reçoivent le lien une fois chacun. Il se réutilise d'une carte à l'autre.
• La livraison : le moment où la personne fêtée découvre sa carte, par courriel, avec un PDF et une page souvenir à garder.
• Le merci : le mot que la personne fêtée renvoie ensuite aux signataires.

Deux règles distinguent l'approche. La date vient de la personne, jamais du dossier des ressources humaines : l'application ne lit pas la date de naissance du dossier employé, elle demande. Et la surprise tient dans le droit d'accès : la personne fêtée ne voit pas sa carte avant la livraison, quel que soit le chemin (liste, recherche, export).

Les personnes et les services viennent d'Employés, les contacts fêtés hors de l'organisation de Contacts, l'annonce des cartes peut passer par un canal de Discussion, et un miroir facultatif pose les dates dans Calendrier.

L'écran le plus parlant est celui par lequel tout commence : Mes célébrations, la réponse de la personne.

Configuration#

Accès et droits#

Deux groupes, à choisir dans la section Célébrations de la fiche d'un utilisateur (Paramètres › Utilisateurs et sociétés › Utilisateurs).

Le menu Configuration › Profils (dépannage) n'est visible que de l'administrateur de Symbifox.

Paramètres#

Ouvrez Paramètres, puis la section Célébrations.

Données de base#

Rien n'est obligatoire : les occasions naissent des réponses que les gens donnent eux-mêmes. Trois gestes préparent le terrain.

1. Créez un ou deux Groupes de signataires (un par service, par exemple).
2. Choisissez la Personne qui organise par défaut dans les Paramètres.
3. Demandez à la personne qui administre Symbifox d'activer la tâche planifiée « Célébrations : inviter à répondre », livrée désactivée, pour que chacun reçoive une seule invitation à répondre. Sans elle, invitez l'équipe à ouvrir Mes célébrations par un message.

Premiers pas#

Ce parcours se joue sur la démo Boréal, connecté comme Camille Tremblay. Tous les écrans y sont vides au départ : c'est vous qui les remplissez.

1. Ouvrez Célébrations › Mes célébrations. Votre profil s'ouvre.
2. Dans Ce que je souhaite, choisissez « Oui, avec un tableau », saisissez Jour et Mois, cochez Souligner aussi mon anniversaire d'embauche, puis sélectionnez Enregistrer.
3. Allez à Calendrier et sélectionnez Nouveau. Choisissez le Type « Félicitations », une Personne soulignée parmi vos collègues et un Intitulé, sans date. Sélectionnez Enregistrer.
4. Sélectionnez Créer la carte. Une carte s'ouvre, déjà remplie : titre, personne fêtée, vous comme personne qui organise, livraison prévue.
5. Choisissez un Thème, écrivez le Mot d'introduction, puis sélectionnez Ouvrir aux signatures.
6. Sélectionnez Voir la page. La page publique s'ouvre : écrivez un mot, signez-le de votre nom et publiez-le.
7. Revenez sur la carte : l'onglet Signatures montre votre mot. Sélectionnez Livrer maintenant. Votre collègue reçoit la carte par courriel, avec le PDF et la page souvenir.

Tâches courantes#

Répondre à l'invitation#

Chaque personne répond une fois, et peut changer d'avis quand elle veut.

1. Ouvrez Célébrations › Mes célébrations.
2. Dans Ce que je souhaite, choisissez « Oui, avec un tableau », « Oui, mais sans tableau » ou « Non merci ».
3. Saisissez le Jour et le Mois; l'année n'est pas demandée.
4. Cochez Souligner aussi mon anniversaire d'embauche si vous le souhaitez.
5. Facultatif : saisissez une Adresse personnelle où garder mes cartes.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Votre date paraît au calendrier dès la prochaine passe quotidienne, si vous avez dit oui. « Non merci » vous retire de tout à l'instant : occasions supprimées, cartes ouvertes annulées, et plus jamais d'invitation.

Créer une occasion#

Les anniversaires et les anniversaires d'embauche se posent seuls. Les autres occasions se créent à la main, avec ou sans date. Réservé au groupe Organiser des cartes.

1. Ouvrez Célébrations › Calendrier, puis sélectionnez Nouveau.
2. Choisissez le Type : bienvenue, départ, retraite, félicitations, rétablissement, condoléances, ou un jalon d'embauche.
3. Choisissez la Personne soulignée, ou le Contact souligné pour un jalon chez un client.
4. Saisissez l'Intitulé et, si le moment a une date, la Date.
5. Pour l'ancienneté, saisissez le Nombre d'années.
6. Choisissez la Personne qui organise, puis sélectionnez Enregistrer.

L'occasion reste « à venir » jusqu'à la livraison de sa carte ou jusqu'à ce que vous la marquiez passée.

Créer la carte d'une occasion#

Le rappel reçu dix jours avant porte le bouton; le formulaire de l'occasion aussi.

1. Ouvrez l'occasion, depuis le rappel ou depuis Célébrations › Calendrier.
2. Sélectionnez Créer la carte.
3. Complétez la carte comme décrit dans la tâche suivante.

Le bouton n'apparaît pas si la personne a répondu « Oui, mais sans tableau » : Tableau permis est alors décoché sur l'occasion.

Préparer une carte collective#

La carte réunit les mots; sa préparation prend quelques minutes. Réservé au groupe Organiser des cartes.

1. Ouvrez Célébrations › Cartes collectives, puis sélectionnez Nouveau, ou partez d'une occasion.
2. Saisissez le Titre; choisissez la Personne fêtée ou le Contact fêté, et au besoin le Nom affiché et le Courriel de livraison.
3. Choisissez le Thème parmi les quatre proposés et, au besoin, une Image de fond.
4. Dans l'onglet Mot d'introduction, écrivez ce que les gens liront en arrivant.
5. Vérifiez Livraison prévue : la personne fêtée ne voit rien avant ce moment.
6. Cochez Approuver les messages si vous voulez relire chaque mot avant qu'il paraisse, et Accepter les images pour les photos et les GIF.
7. Sélectionnez Enregistrer.

La carte existe en brouillon. La personne fêtée en est aussitôt retirée des abonnés du fil de discussion et ne la voit pas.

Ouvrir la carte aux signatures et partager le lien#

Une carte ouverte devient une page publique pour qui a le lien.

1. Ouvrez la carte et sélectionnez Ouvrir aux signatures.
2. Copiez le Lien à partager, ou imprimez le Code QR pour la cuisine.
3. Sélectionnez Voir la page pour vérifier le rendu.
4. Partagez le lien où vous voulez : courriel, canal d'équipe, affiche.

Si un canal d'annonce est réglé, la carte y est annoncée. Les groupes de signataires reçoivent le lien à l'ouverture, une fois chacun.

Créer un groupe de signataires#

Un groupe évite de ressaisir les mêmes personnes à chaque carte. Réservé au groupe Organiser des cartes.

1. Ouvrez Célébrations › Groupes de signataires, puis sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Nom.
3. Ajoutez des Personnes, des Services (tous leurs membres actifs, lus au moment de l'envoi) ou des Contacts hors de l'organisation.
4. Saisissez une Note au besoin, puis sélectionnez Enregistrer.

Le compteur Adresses indique combien de personnes recevront le lien. La personne fêtée en est toujours retirée, même si elle fait partie du service.

Inviter les signataires#

Les invitations partent à l'ouverture de la carte; ce bouton sert à relancer ou à ajouter des gens.

1. Ouvrez la carte, onglet Signataires.
2. Ajoutez des Groupes de signataires ou des Autres signataires pour cette carte seulement.
3. Sélectionnez Inviter les signataires.

Chaque adresse ne reçoit le lien qu'une fois, même si elle figure dans deux groupes. Le fil de discussion note un nombre de personnes invitées, jamais de noms : la personne fêtée le lit après la livraison.

Signer une carte#

Aucun compte n'est nécessaire : le lien ou le code QR suffit.

1. Ouvrez le lien reçu. La page montre le mot d'introduction et les mots déjà déposés.
2. Écrivez votre message, ou tracez-le au doigt, au stylet ou à la souris dans le canevas prévu.
3. Facultatif : cochez l'affichage en écriture manuscrite, ou ajoutez une photo ou un GIF.
4. Saisissez votre nom dans la signature, puis publiez.

Votre mot paraît sur la page, ou attend l'approbation si la personne qui organise modère. Le tracé est gardé en traits vectoriels : il reste net dans le PDF et prend la couleur du thème.

Modérer les mots#

Un lien public reste un lien public. La modération se fait sur la carte, par la personne qui organise.

1. Ouvrez la carte, onglet Signatures.
2. Ouvrez un mot en attente et publiez-le, ou retirez-le.

Les compteurs Mots et Mots visibles se mettent à jour. L'adresse d'origine d'un mot est conservée jusqu'à l'effacement de la carte, pour retracer un abus.

Livrer une carte#

La livraison part seule à l'heure prévue; Livrer maintenant l'avance.

1. Ouvrez la carte et vérifiez l'onglet Signatures.
2. Sélectionnez Livrer maintenant, ou laissez venir Livraison prévue.

La personne fêtée reçoit un courriel avec le lien de sa carte, le PDF et la page souvenir en pièces jointes; l'adresse personnelle donnée dans son profil reçoit la même chose. Sur la carte livrée, une enveloppe s'ouvre sous les confettis, une seule fois par navigateur; « Rejouer l'ouverture » la ramène.

Projeter le diaporama#

Pour l'écran de la cuisine ou l'appel d'équipe.

1. Ouvrez la carte et sélectionnez Diaporama.
2. Passez la fenêtre en plein écran.

Les mots défilent en fondu, avec leurs images.

Couper un lien qui a fui#

Si le lien de la carte circule hors du bureau, un nouveau lien remplace l'ancien.

1. Ouvrez la carte et sélectionnez Couper le lien.
2. Partagez à nouveau le Lien à partager, puis sélectionnez Inviter les signataires.

L'ancien lien ne mène plus nulle part. Les mots déjà déposés restent.

Annuler une carte#

1. Ouvrez la carte et sélectionnez Annuler.

La carte n'est plus accessible et ne sera pas livrée. Un « Non merci » de la personne fêtée annule de lui-même les cartes ouvertes à son nom.

Remercier les signataires#

Réservé à la personne fêtée, depuis le lien qui lui a été envoyé à la livraison.

1. Ouvrez le lien reçu dans le courriel de livraison.
2. Écrivez votre mot dans le formulaire de remerciement et envoyez-le.

Le merci paraît sur la carte et sur la page de signature fermée, et il est envoyé une fois aux personnes invitées par courriel, à celles qui ont signé connectées et à la personne qui organise. Les gens passés par le code QR le lisent sur la page.

Marquer une occasion passée#

Une occasion sans date ne se ferme pas d'elle-même.

1. Ouvrez Célébrations › Calendrier et ouvrez l'occasion.
2. Sélectionnez Marquer passée.

L'occasion quitte la liste des occasions à venir.

Les menus, un à un#

Célébrations › Calendrier : les occasions à venir, en calendrier, en liste ou en formulaire, avec Créer la carte et Marquer passée sur chaque fiche. Vide sur la démo, avec ce texte d'aide : « Rien au calendrier pour l'instant. Les occasions naissent des réponses que les gens donnent eux-mêmes dans Mes célébrations. Aucune date n'est prise dans le dossier RH. Une promotion, un rétablissement, un départ se créent ici, avec ou sans date. »

Célébrations › Cartes collectives : les cartes, en cartes par état, en liste ou en formulaire. Vide sur la démo : « Aucune carte pour l'instant. Une carte s'ouvre depuis une occasion du calendrier, ou ici pour un événement qui n'a pas de date au dossier. »

Célébrations › Groupes de signataires : groupe Organiser des cartes. Les groupes réutilisables, en liste et en formulaire. Vide sur la démo : « Aucun groupe pour l'instant. Un groupe rassemble des personnes, des services ou des contacts à qui l'on envoie le lien d'une carte, une seule fois chacun. Il se réutilise d'une carte à l'autre. »

Célébrations › Mes célébrations : votre profil de célébration, ouvert directement en formulaire. C'est le seul profil que vous verrez jamais.

Célébrations › Configuration : menu de regroupement, groupe Configurer les célébrations.

Célébrations › Configuration › Profils (dépannage) : administrateur seulement. La liste des profils, qui ne se remplit que pour le superutilisateur : « Rien à voir ici, et c'est voulu. La règle d'enregistrement globale limite la lecture à son propre profil. »

Référence#

Champs du formulaire Mes célébrations#

Champs du formulaire Occasion#

Champs du formulaire Tableau de vœux#

Champs du formulaire Groupe de signataires#

Rapports et exports#

La Carte souvenir est le PDF de la carte, imprimable depuis la carte et joint au courriel de livraison. La page souvenir, jointe elle aussi, est une page complète (feuille de style, police et images comprises, sans aucun script ni lien vers le système) qui s'ouvre depuis un disque dans dix ans, GIF animés compris. Au-delà de 15 Mo, la pièce est retenue et le fil de discussion le dit.

Automatisations#

• Chaque jour, les occasions à venir sont posées jusqu'à l'horizon réglé, à partir des réponses des gens.
• Chaque jour, la personne qui organise reçoit, au délai réglé, le rappel avec le bouton qui crée la carte (gabarit « Célébrations : rappel à qui organise »).
• Chaque heure, les cartes dont l'heure de livraison est arrivée sont livrées, sauf les cartes vides, retenues avec une activité.
• Chaque jour, une carte trop mince à quelques jours de la livraison vaut une relance (« Célébrations : le tableau est mince »).
• Chaque jour, si le réglage le demande, les cartes livrées depuis plus de N mois sont effacées.
• Chaque jour, si la tâche est activée, une invitation à répondre part à qui n'a jamais répondu, une seule fois (« Célébrations : invitation à répondre »).
• À l'ouverture d'une carte et à chaque relance, le lien part aux signataires (« Célébrations : invitation à signer »); à la livraison, le courriel de livraison; après le merci, le message aux signataires.

Pages publiques et portail#

Une carte ouverte vit à une adresse de la forme /celebration/…, propre à la carte : la page de signature, la carte elle-même, le diaporama, le PDF, la page souvenir et le code QR y sont servis sans compte. Le formulaire de merci n'apparaît qu'avec la clé contenue dans le lien envoyé à la personne fêtée.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Pourquoi demander plutôt que lire le dossier. La date de naissance du dossier employé porte l'année, n'est lisible que des ressources humaines, et se trouve le plus souvent vide. L'application ne la lit jamais : elle demande le jour et le mois, une fois, et retient la réponse. Cela règle la vie privée et la donnée manquante d'un même geste.

Quatre réponses, pas une case. Une case cochée ne distingue pas « jamais répondu » de « a dit non ». Cette différence décide si l'on redemande l'an prochain : on ne redemande jamais à qui a dit non.

Un refus qui ne se voit pas. Aucun décompte de personnes masquées, aucune entrée grise, aucun marqueur sur la fiche employé, et la règle de lecture des profils s'applique aussi aux organisateurs, aux ressources humaines et aux administrateurs. Sinon, « pourquoi il n'y a pas eu de carte pour X » cesserait d'être une question sans réponse.

La surprise tient dans le droit d'accès. Une liste, un export, un rapport ou la recherche contourneraient un simple masquage d'écran; ils ne contournent pas une règle d'enregistrement. La personne fêtée est aussi retirée des abonnés du fil dès la création de la carte.

Le retrait vaut à la seconde. Un « Non merci » supprime les occasions à venir, retire les entrées d'agenda et annule les cartes ouvertes dans le même geste. Laisser la passe nocturne s'en charger laisserait une carte partir le matin même.

Le rappel fait exister la fonction. Un calendrier que personne ne regarde ne fabrique pas de cartes. Le rappel dix jours avant, avec le bouton, est ce qui fait qu'une carte existe.

Ce que les groupes ne disent pas. La signature est libre et sans compte, donc « qui n'a pas encore signé » n'est pas une donnée qu'on possède. Le fil de discussion reçoit un compte, jamais des noms.

Pourquoi un fichier. Une carte dans la base disparaît un jour avec le compte, puis avec la politique de conservation. Le PDF et la page souvenir partent avec la livraison, aussi à l'adresse personnelle si la personne l'a donnée. Une carte de départ arrive le jour où l'adresse de travail se ferme : c'est le cas prévu.

Les images restent chez vous. Photos et GIF sont téléversés; aucune recherche d'images chez un tiers, qui exporterait qui travaille ici. Le tracé à la main est gardé en coordonnées, jamais en image, et redessiné dans la couleur du thème.

L'ouverture animée se coupe. Elle ne se joue qu'une fois par navigateur, un geste la saute, et elle disparaît pour qui a demandé moins de mouvement à son appareil.

Ce que l'application refuse de faire. Aucun point, aucun palmarès de qui signe le plus (Fox Quest est là, et ce serait facile), aucune cagnotte, aucune vidéo, aucune analyse par personne.

Dépannage#

Voir aussi#

• Employés : les personnes et les services dont les groupes de signataires se composent.
• Contacts : souligner un jalon chez un client.
• Discussion : le canal où annoncer les cartes.
• Calendrier : le miroir d'agenda facultatif.
• Courriels : les groupes de destinataires que le module pont ajoute aux cartes.
• Fox Quest (ludification) : ce que Célébrations refuse volontairement d'imiter.