Partie 2 · Clients, ventes et relation

Contacts

Le carnet d'adresses partagé de Symbifox, ses fiches de sociétés et de personnes, leur enrichissement par IA, le persona relationnel et la synchronisation Nextcloud.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Enrichissement de contacts, Persona, Contacts Nextcloud Sync · Applications de base : Contacts · Révisé le 2026-09-12

L'application Contacts est le carnet d'adresses partagé de votre organisation : sociétés, personnes, fournisseurs et partenaires y ont chacun une fiche. Toutes les autres applications s'y rattachent : une opportunité, une facture, un billet ou une rencontre pointe toujours vers un contact. Symbifox y ajoute trois choses : l'enrichissement des fiches par l'intelligence artificielle, un profil relationnel par contact (le persona) et la synchronisation avec Nextcloud. Ce chapitre s'adresse à toute personne qui tient des fiches à jour, et aux gestionnaires qui règlent ces ajouts.

Vue d'ensemble#

Une fiche de contact décrit soit une société, soit une personne. Une personne peut être rattachée à une société : elle apparaît alors sous l'onglet Contacts & Adresses de celle-ci et reprend son adresse. Chaque fiche porte un fil de discussion où s'accumulent courriels, notes internes et activités.

Les étiquettes sont des mots-clés libres qui segmentent le carnet; le secteur d'activité classe une société selon une nomenclature fournie.

L'écran d'accueil est une vue kanban : une carte par fiche, avec la ville, le courriel, la fonction et de petits compteurs d'activité. Sur la démo de Boréal, sociétés et personnes se côtoient dans l'ordre alphabétique.

Symbifox ajoute trois ensembles à cette application de base :

• Le menu Enrichissement : numériser une carte d'affaires, importer un fichier vCard, détecter les doublons. Sur chaque fiche, des boutons complètent les coordonnées depuis les signatures des courriels reçus ou depuis le site web. Un score de Complétude signale les fiches à compléter.
• Le menu Personas : un profil relationnel par contact. Tutoiement ou vouvoiement, formules, personnes à mettre en copie, comportement de paiement, indicateurs et santé de la relation.
• La synchronisation avec un carnet d'adresses Nextcloud (CardDAV), réglée dans Paramètres, sans menu dans Contacts.

Le CRM puise ici ses clients (voir CRM), la Facturation ses partenaires, le Projet ses clients de mandat. L'application Courriels crée ou enrichit un contact depuis un message reçu (voir Courriels). Le Démarchage pose sur la fiche un indicateur Ne plus démarcher (voir Démarchage). Vie privée y tient les préférences de consentement (voir Vie privée (Loi 25 et autres cadres)).

Configuration#

Accès et droits#

Tout utilisateur interne consulte le carnet. Créer ou modifier une fiche demande le droit de création de contacts. Il s'accorde dans la fiche de l'utilisateur (voir Paramètres et identité de marque). Les modules Symbifox ajoutent leurs groupes :

• Enrichissement de contacts ouvre le menu Numériser une carte et la page mobile de numérisation. Cette page vérifie aussi le droit de création de contacts.
• Utilisateur persona ouvre le menu Personas et l'onglet Persona des fiches. Gestionnaire persona ajoute le menu Catégories et l'onglet Détails personnels du persona.
• La synchronisation Nextcloud se lit par tous; sa configuration est réservée aux administrateurs.

Paramètres#

Contacts n'a pas de menu de paramètres propre sur la démo. Trois réglages la concernent, dans Paramètres :

• LLM Gateway désigne le fournisseur d'IA qui lit les cartes et les signatures (voir Gen, l'assistant). Sans fournisseur, les boutons d'enrichissement affichent un message et n'écrivent rien.
• Clé hook ntfy (dégradation persona) reçoit la clé du service de notification à avertir quand une relation bascule à « dégradée ». Vide, aucune alerte ne part.
• La section Nextcloud Contacts Sync des Paramètres généraux porte Enable Nextcloud Contacts Sync Cron, Sync Interval (minutes) et Default Address Book. Le bouton Configure Nextcloud Address Books ouvre les carnets. Ces libellés paraissent en anglais sur la démo.

Données de base#

Avant de travailler, passez par Contacts › Configuration :

• Étiquettes de contact : vide sur la démo. Créez vos étiquettes de segmentation et, si vous synchronisez avec Nextcloud, une étiquette d'exclusion.
• Civilités, Secteurs d'activité, Pays et États fédéraux sont fournis; rien à créer, sauf un secteur qui manque.
• Banques et Comptes bancaires : seulement si vous payez des fournisseurs par virement.

Sous Contacts › Personas › Catégories, cinq catégories de communication sont livrées : Facturation, Support, Technique, Juridique et Social. Elles servent aux règles de mise en copie. Un carnet d'adresses doit aussi exister côté Nextcloud avant la première synchronisation.

Premiers pas#

Ce parcours crée la fiche d'une nouvelle personne-ressource chez Clinique dentaire Rosemont, la classe, vérifie sa complétude et ouvre son persona.

1. Ouvrez Contacts › Contacts. La vue kanban affiche les fiches de Boréal.
2. Sélectionnez Nouveau. Un formulaire vierge s'ouvre.
3. Laissez le type sur Individuel et saisissez « Marc Lavoie » comme nom.
4. Dans le champ de société, saisissez « Clinique dentaire Rosemont » et sélectionnez la fiche existante. L'adresse de la clinique se recopie.
5. Saisissez la fonction « Adjoint administratif », un courriel et un téléphone.
6. Sous Étiquettes, saisissez « Client » et créez l'étiquette au passage.
7. Enregistrez la fiche. Le champ Complétude indique la part des coordonnées renseignées.
8. Sélectionnez le bouton d'accès rapide Persona. Symbifox crée le profil relationnel de Marc et l'ouvre sur l'onglet Communication.
9. Choisissez le style d'adresse (vouvoiement) et enregistrez.

Résultat : la fiche de Marc existe, rattachée à la clinique, étiquetée, avec un score de complétude et un persona prêt à guider vos courriels. Dans la vue kanban, sa carte apparaît avec sa fonction.

Tâches courantes#

Créer une société et ses personnes-ressources#

Une société se crée d'abord; ses personnes-ressources s'y rattachent ensuite et héritent de son adresse.

1. Ouvrez Contacts › Contacts et sélectionnez Nouveau.
2. Sélectionnez le type Société et saisissez le nom.
3. Saisissez l'adresse, le téléphone, le courriel et le site web. Sous Ventes & Achats, choisissez le Secteur d'activité.
4. Sous Contacts & Adresses, sélectionnez Ajouter et saisissez la première personne-ressource : nom, fonction, courriel, téléphone.
5. Répétez pour chaque personne, puis enregistrez.

Résultat : les personnes portent le nom de la société devant le leur, comme « Clinique dentaire Rosemont, Dre Amélie Fournier ». Une adresse de livraison se saisit au même endroit, en choisissant ce type d'adresse.

Numériser une carte d'affaires#

De retour d'un salon, une photo de carte suffit : l'IA lit l'image et propose la fiche. Préalable : le groupe Enrichissement de contacts et un fournisseur d'IA réglé.

1. Ouvrez Contacts › Enrichissement › Numériser une carte. La fenêtre Numériser une carte d'affaires s'ouvre.
2. Sous Carte d'affaires, téléversez la photo ou le fichier (JPG, PNG ou PDF, recto).
3. Facultatif : dans Contact à enrichir, choisissez une fiche existante que la carte doit compléter.
4. Sélectionnez Lire la carte. Nom, fonction, société, courriel, téléphones, site web et adresse se remplissent; Texte lu et Confiance montrent ce que l'IA a vu.
5. Si un contact existant est détecté (courriel, nom ou domaine), il paraît dans Contact existant détecté. Choisissez dans Action de créer une fiche ou de mettre à jour celle-là.
6. Corrigez au besoin, puis sélectionnez Enregistrer le contact.

Résultat : la fiche s'ouvre, la carte est jointe dans son fil de discussion et chaque champ ajouté y est journalisé. Le même bouton Numériser une carte existe en haut d'une fiche, avec Contact à enrichir déjà rempli.

Numériser une carte depuis un téléphone#

Au salon ou en visite, la même numérisation vit sur une page mobile, sans application à installer.

1. Sur le téléphone, ouvrez l'adresse de votre Symbifox suivie de /scan et connectez-vous.
2. Facultatif : acceptez la proposition du navigateur d'ajouter la page à l'écran d'accueil.
3. Sélectionnez la prise de photo. L'appareil photo du téléphone s'ouvre; la page ne demande aucune permission de caméra.
4. Relisez les champs proposés, corrigez au besoin, puis enregistrez.

Résultat : la fiche est créée ou mise à jour comme depuis le bureau, car la page pilote le même assistant. La photo est réduite avant l'envoi.

Enrichir une fiche depuis les signatures de courriel#

Le téléphone ou le titre qui manque se cache souvent dans une signature. Préalable : des courriels de ce correspondant archivés dans l'application Courriels.

1. Ouvrez la fiche à compléter.
2. Pour appliquer directement, sélectionnez Enrichir maintenant (signatures). Seuls les champs vides sont remplis.
3. Pour relire avant d'écrire, sélectionnez plutôt Enrichir (réviser). La fenêtre Enrichir un contact s'ouvre.
4. Sélectionnez Analyser. Les colonnes « actuel » montrent la fiche; les champs proposés montrent ce que les signatures contiennent.
5. Facultatif : cochez Écraser les valeurs existantes pour remplacer aussi ce qui est déjà saisi.
6. Sélectionnez Appliquer.

Résultat : les champs ajoutés paraissent sur la fiche et une note du fil de discussion précise ce qui a été écrit. Depuis un courriel reçu d'un inconnu, le bouton Créer / enrichir le contact de l'application Courriels crée la fiche puis lance la même analyse. Voir Courriels.

Enrichir plusieurs fiches en lot#

Un carnet importé d'un ancien système arrive souvent à moitié vide; l'enrichissement en lot traite les fiches en arrière-plan.

1. Ouvrez Contacts › Contacts et passez en vue liste.
2. Cochez les fiches à compléter.
3. Sélectionnez Action › Enrichir depuis les signatures courriel.
4. Revenez plus tard : les fiches se complètent au fil des passes automatiques, toutes les 30 minutes.

Résultat : chaque fiche traitée porte ses nouveaux champs et une note dans son fil de discussion. La case En file d'enrichissement se décoche une fois la fiche passée. Si le fournisseur d'IA est mal réglé, la file s'arrête en état d'erreur sans bloquer le reste.

Compléter une société depuis son site web#

Pour une société dont vous n'avez que le nom ou le domaine, une recherche web remplit l'adresse, le téléphone et la description. Préalable : Gen configuré avec la recherche web (voir Gen, l'assistant).

1. Ouvrez la fiche de la société et vérifiez que Site web est rempli.
2. Sélectionnez Enrichir (site web).
3. Relisez la fiche une fois la recherche terminée.

Résultat : les champs vides sont remplis; rien de saisi n'est remplacé. C'est la seule fonction d'enrichissement qui passe par le service de recherche de Gen plutôt que par LLM Gateway.

Importer un fichier vCard#

Un fichier vCard (.vcf) exporté d'un téléphone, d'Outlook ou d'un compte Google contient une ou plusieurs fiches.

1. Ouvrez Contacts › Enrichissement › Importer une vCard.
2. Sélectionnez Charger votre fichier et choisissez le fichier .vcf.
3. Sélectionnez Importer.

Résultat : une fiche par carte lue, avec photo, notes et adresse quand le fichier les porte. Une carte illisible est comptée et sautée; une société déjà au carnet devient la société de rattachement.

Détecter et fusionner les doublons#

La même personne saisie deux fois fausse les relances et les rapports. Le détecteur repère les fiches en double par courriel et par nom normalisé.

1. Ouvrez Contacts › Enrichissement › Détecter les doublons.
2. Sélectionnez Lancer la détection. Une ligne par groupe paraît, avec la Clé commune, le Motif, le Nombre et les Contacts concernés.
3. Sur une ligne, sélectionnez Voir / fusionner. La liste des fiches de ce groupe s'ouvre.
4. Cochez les fiches à réunir, puis sélectionnez Action › Fusionner.
5. Choisissez la fiche à conserver et confirmez.
6. Sélectionnez Fermer quand tous les groupes sont traités.

Résultat : une seule fiche subsiste par personne; courriels, activités et documents des fiches absorbées y sont rattachés. Le détecteur signale, vous tranchez.

Tenir le persona d'un contact#

Le persona réunit ce que l'équipe sait d'une relation : comment s'adresser à la personne, qui mettre en copie, comment elle paie. Préalable : le groupe Utilisateur persona.

1. Ouvrez la fiche du contact et sélectionnez le bouton d'accès rapide Persona. Le persona s'ouvre, créé au besoin.
2. Sous Communication, choisissez le style d'adresse, la formule d'appel (« Bonjour Jean »), la formule de politesse et la langue.
3. Sous Ton, notez le ton observé de la personne envers vous et le vôtre envers elle.
4. Sous Payeur, lisez le délai moyen de paiement, recalculé chaque jour depuis les factures.
5. Sous Connaissances partagées, sélectionnez Lier les éléments de matrice pour rattacher les éléments de la base de connaissances partagés avec ce contact.
6. Sous KPIs, ajoutez les indicateurs à suivre (revenu, heures consommées, satisfaction).
7. Enregistrez.

Résultat : la carte du contact dans Personas › Tableau de bord affiche le style, le ton et le payeur; Résumé persona sur la fiche reprend l'essentiel. Le bouton Lancer Claude /persona refresh ouvre Gen avec la consigne de relire les échanges récents (voir Gen, l'assistant); le bouton /persona de la fiche de contact fait de même.

Écrire à un contact avec le bon ton#

Au moment d'écrire, le persona évite de tutoyer qui attend du « vous » et d'oublier une personne en copie.

1. Depuis une fiche de contact, une opportunité ou un billet, ouvrez la fenêtre d'envoi de courriel.
2. Lisez le bandeau qui rappelle la préférence de ton du destinataire.
3. Sélectionnez Appliquer le persona.
4. Complétez le message, puis envoyez.

Résultat : la formule d'appel est posée en tête et la formule de politesse en fin. Les personnes dont la copie est obligatoire pour ce contact sont ajoutées aux destinataires.

Définir les personnes à mettre en copie#

Certaines personnes exigent que leur comptable reçoive copie de tout ce qui touche la facturation. Le persona le retient sous forme de règles par catégorie.

1. Ouvrez le persona du contact et l'onglet Règles c.c..
2. Ajoutez une ligne et choisissez la catégorie de communication.
3. Dans À mettre en c.c., choisissez les contacts à ajouter.
4. Cochez la case d'obligation si la copie ne doit jamais être oubliée.
5. Enregistrez.

Résultat : à la prochaine rédaction, Appliquer le persona ajoute ces destinataires. Les catégories se gèrent sous Contacts › Personas › Catégories, par un gestionnaire.

Synchroniser les contacts avec Nextcloud#

Les fiches de Symbifox peuvent alimenter un carnet d'adresses Nextcloud, donc les téléphones qui s'y abonnent. Préalable : un accès administrateur et un mot de passe d'application Nextcloud.

1. Ouvrez Contacts › Configuration › Étiquettes de contact et créez l'étiquette d'exclusion (« Sans synchro Nextcloud »).
2. Ouvrez Paramètres › Paramètres généraux, section Nextcloud Contacts Sync, puis Configure Nextcloud Address Books.
3. Sélectionnez Nouveau et saisissez Address Book Name, Nextcloud URL, CardDAV Path, Nextcloud User et App Password.
4. Choisissez Sync Direction et l'Exclusion Tag créée à l'étape 1, puis enregistrez.
5. Sélectionnez Test Connection. Un message confirme l'accès au carnet.
6. Sélectionnez Push to Nextcloud (ou Pull from Nextcloud si Nextcloud est la source).
7. Revenez dans Paramètres et activez Enable Nextcloud Contacts Sync Cron.

Résultat : Synced Contacts, Last Sync et Last Sync Status se remplissent. Ensuite, toute fiche modifiée dans Symbifox repart vers Nextcloud à la passe suivante, et une fiche supprimée disparaît du carnet Nextcloud.

Archiver, dupliquer ou exporter des fiches#

Le menu Action de la liste et du formulaire regroupe les gestes d'entretien du carnet.

1. Ouvrez Contacts › Contacts, en vue liste, et cochez une ou plusieurs fiches.
2. Sélectionnez Action, puis le geste voulu. Archiver retire la fiche des listes sans la supprimer; Dupliquer la copie; Supprimer l'efface; Exporter produit un fichier des colonnes choisies.
3. Confirmez si Symbifox le demande.

Résultat : une fiche archivée reste liée à ses factures et se retrouve par le filtre des archivés. L'entrée Ajouter à une campagne de démarchage est décrite dans Démarchage.

Les menus, un à un#

Contacts › Contacts : la vue kanban du carnet, avec Nouveau et la recherche. Les cartes se regroupent par société, étiquette ou secteur; les filtres livrés distinguent personnes, sociétés, clients et fournisseurs, et un filtre isole les fiches incomplètes. Le formulaire porte les boutons d'enrichissement, le bouton d'accès rapide Persona et l'onglet Persona (capture m141_form.png).

Contacts › Enrichissement : menu de regroupement des trois assistants ci-dessous.

Contacts › Enrichissement › Numériser une carte : la fenêtre Numériser une carte d'affaires, réservée au groupe Enrichissement de contacts.

Contacts › Enrichissement › Importer une vCard : la fenêtre d'importation d'un fichier .vcf.

Contacts › Enrichissement › Détecter les doublons : la fenêtre de détection, avec Lancer la détection et Fermer.

Contacts › Configuration : menu de regroupement des données de base.

Contacts › Configuration › Étiquettes de contact : liste des étiquettes, vide sur la démo; nom, couleur et étiquette parente.

Contacts › Configuration › Civilités : les cinq civilités fournies, avec leur abréviation.

Contacts › Configuration › Secteurs d'activité : les 21 secteurs fournis, colonnes Nom et Nom complet; le nom complet reprend l'intitulé officiel de la nomenclature.

Contacts › Configuration › Localisation : menu de regroupement.

Contacts › Configuration › Localisation › Pays : les 250 pays fournis, avec code et devise.

Contacts › Configuration › Localisation › États fédéraux : provinces, États et régions de chaque pays.

Contacts › Configuration › Localisation › Groupe de pays : des regroupements de pays (six fournis).

Contacts › Configuration › Comptes bancaires : menu de regroupement.

Contacts › Configuration › Comptes bancaires › Banques : les institutions financières (une sur la démo).

Contacts › Configuration › Comptes bancaires › Comptes bancaires : les comptes rattachés à des contacts, vide sur la démo.

Contacts › Personas : menu de regroupement, visible au groupe Utilisateur persona.

Contacts › Personas › Tableau de bord : vue kanban des personas, groupée par santé relationnelle; chaque carte donne le style d'adresse, le ton du contact et le payeur. Écran vide : l'aide invite à lancer l'amorçage automatique ou à créer un persona à la main.

Contacts › Personas › Personas : la même information en liste, colonnes Partner, Addressing Style, Relationship Health, Last Interaction, Tone Summary, Our Tone Summary et Payer Quality. Les en-têtes paraissent en anglais sur la démo; les valeurs (Tutoiement, Vouvoiement, Chaleureux, Neutre, Formel, Tendu) sont en français.

Contacts › Personas › Catégories : liste des catégories de communication (Name, Code, Color, Active), réservée au gestionnaire. Les cinq catégories livrées se réordonnent par glissement.

Référence#

Champs du formulaire Contact#

Champs de l'assistant Numériser une carte d'affaires#

Champs du formulaire Persona#

Champs du formulaire Nextcloud Address Book#

Rapports et exports#

L'application ne livre pas de rapport imprimé. La vue liste s'exporte par Action › Exporter, avec choix des colonnes. Les personas se regroupent et se filtrent en liste et en kanban. L'importation passe par l'importateur standard de la vue liste ou par Importer une vCard.

Automatisations#

• Toutes les 30 minutes, les fiches mises en file par Enrichir depuis les signatures courriel sont traitées par lots, sans remplacer une valeur saisie.
• Chaque jour, le délai moyen de paiement de chaque persona est recalculé. Les tons non évalués depuis plus de six mois sont marqués à rafraîchir.
• Chaque mois, un persona est amorcé pour toute personne active sans profil. Il faut des courriels récents, une facture payée ou un projet.
• Chaque semaine, la santé relationnelle est réévaluée (rythme des courriels reçus, longueur des messages, marqueurs négatifs); une bascule à « dégradée » déclenche l'alerte.
• Chaque jour, si vous l'activez (désactivé à l'installation), une activité « Réévaluer le persona » est créée sur les personas périmés mais actifs.
• Toutes les 15 minutes, si le réglage est activé, la synchronisation Nextcloud pousse les fiches modifiées et tire les nouveautés. Une resynchronisation complète toutes les six heures existe aussi, désactivée à l'installation.

Pages publiques et portail#

La page /scan est réservée aux utilisateurs connectés qui détiennent le groupe Enrichissement de contacts et le droit de création de contacts. Elle s'installe sur l'écran d'accueil d'un téléphone et prend la carte par l'appareil photo. Son manifeste et son script d'installation sont publics, car un navigateur les demande sans être connecté; ils ne contiennent rien de privé. Contacts n'expose rien au portail client.

Modules qui enrichissent cette application#

Le persona s'appuie sur la Facturation (délai de paiement) et sur la base de connaissances (éléments partagés); les deux doivent être installées.

La synchronisation Nextcloud ne dépend d'aucun autre module Symbifox; elle parle directement au serveur Nextcloud.

Deux autres modules posent des champs sur la fiche sans appartenir à ce chapitre. Le Démarchage y met Ne plus démarcher (voir Démarchage). Vie privée y tient les préférences de consentement (voir Vie privée (Loi 25 et autres cadres)).

Comprendre#

L'enrichissement ajoute, il ne défait pas. Une valeur déjà saisie n'est jamais remplacée, sauf si vous cochez Écraser les valeurs existantes. Chaque ajout est consigné dans le fil de discussion avec sa provenance. Vous pouvez donc lancer l'enrichissement sur tout le carnet sans craindre de perdre une correction faite à la main.

L'IA lit des données, pas des consignes. Le contenu d'une carte ou d'un courriel est traité comme une matière à extraire, jamais comme une instruction. Les appels passent par le fournisseur réglé sous LLM Gateway, qui peut tourner sur votre propre infrastructure : les fiches ne partent vers aucun service tiers. L'enrichissement par site web fait exception, car il demande une recherche web autonome, assurée par Gen.

Pourquoi une page mobile plutôt qu'une application. Numériser une carte est un geste de dix secondes, sans besoin de notifications ni de travail hors ligne. Une page installable coûte une adresse à ouvrir, pas une publication en boutique.

Le persona observe deux tons. Il distingue le ton de la personne envers vous, lu dans ses courriels reçus, et le vôtre envers elle. Un ton non réévalué depuis six mois est marqué périmé. La santé relationnelle compare les trente derniers jours aux soixante précédents; sans un minimum d'échanges, la valeur reste « N/D ». C'est le cas des quatorze personas de la démo.

L'amorçage vise les personnes. Il ne crée des profils que pour des personnes ayant une activité réelle; un carnet neuf reste sans persona jusqu'aux premiers échanges.

La synchronisation prend Symbifox pour référence. Par défaut, toutes les fiches partent vers Nextcloud, sauf celles qui portent l'étiquette d'exclusion. Une poussée recrée les fiches absentes de Nextcloud et supprime les cartes qui ne correspondent à rien dans Symbifox. Au retour, une carte est rapprochée d'une fiche existante par son courriel avant d'en créer une nouvelle. Une fiche inchangée est sautée.

Les limites à connaître. Le détecteur de doublons compare le courriel et le nom normalisé; deux fiches avec deux courriels et deux orthographes ne seront pas repérées. Le lecteur de vCard traite les dialectes courants (Apple, Android, Outlook, Google).

Dépannage#

Voir aussi#

• CRM : clients et opportunités.
• Démarchage : campagnes et Ne plus démarcher.
• Courriels : créer ou enrichir un contact depuis un message reçu.
• Gen, l'assistant : le fournisseur d'IA et la consigne /persona.
• Base de connaissances : les éléments partagés du persona.
• Nextcloud et Collabora : carnet d'adresses et mots de passe d'application.
• Vie privée (Loi 25 et autres cadres) : consentement et préférences de contact.
• Les gestes communs à toutes les applications : fil de discussion, activités, importation, exportation.