Partie 7 · Plateforme, hébergement et intelligence artificielle

Gen, l'assistant

Clavarder avec l'assistant Gen dans Symbifox, depuis le panneau latéral ou la page pleine largeur, et encadrer ce qu'il fait.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Gen, Gen : Cockpit, LLM Provider, AI Bridge (socket transport) · Révisé le 2026-09-12

Gen est l'assistant de Symbifox. On lui pose une question en français, il cherche dans vos fiches, il répond, et il agit : ouvrir une tâche, écrire au dossier, corriger une fiche. Il s'adresse à toute l'équipe, depuis n'importe quel écran, par un panneau qui s'ouvre à droite ou par une page pleine largeur. Le modèle d'intelligence artificielle est joint depuis votre serveur, avec la clé de l'organisation : rien ne passe par un service tiers choisi à votre place.

Vue d'ensemble#

Deux endroits donnent accès au même assistant. Le bouton Gen de la barre du haut ouvre un panneau latéral, qui suit la fiche que vous lisez. L'entrée Gen du menu principal ouvre une page pleine largeur, avec toutes vos conversations à gauche.

Voici cette page sur la démo Boréal.

Quatre notions structurent l'application.

• Conversation : un échange suivi avec l'assistant. Elle porte un titre, appartient à la personne qui l'a ouverte et garde ses messages.
• Fiche liée : la conversation ouverte depuis le panneau retient la fiche que vous lisiez. Le panneau ne montre ensuite que les échanges qui concernent cette fiche; la page pleine largeur les montre tous.
• Consigne : une directive courte que l'assistant respecte dans toutes ses réponses, ou seulement sur un type de fiche.
• Tour : un aller-retour question et réponse. C'est l'unité que l'administration compte, en jetons, en durée et en coût équivalent.

Ce qui distingue l'approche : l'assistant écrit dans Symbifox sous votre identité. Une tâche qu'il ouvre porte votre nom dans l'historique, pas celui d'un robot anonyme. Il travaille sur vos données réelles, pas sur une copie exportée ailleurs.

Configuration#

Accès et droits#

Le clavardage est ouvert à toute personne qui a un compte interne : aucun groupe particulier n'est requis, l'entrée Gen et le bouton de la barre du haut paraissent pour tout le monde. Chacun ne voit que ses propres conversations.

Le sous-menu Administration n'apparaît qu'aux personnes qui détiennent le niveau Paramètres de l'administration Symbifox. C'est là que vivent les écrans qui montrent les conversations de tout le monde et leur consommation.

Paramètres#

Les réglages se trouvent dans Paramètres › Paramètres généraux, section Gen. On y règle sept choses.

• L'activation de l'assistant. Décochée, l'entrée et le bouton disparaissent.
• L'écriture de la réponse au fil de sa production. Désactivée, la réponse arrive d'un seul bloc à la fin.
• Le topo à l'ouverture d'une fiche : à la première ouverture du panneau sur une fiche sans conversation, l'assistant lit la fiche, son fil de discussion et sa dernière activité, puis ouvre par un point de situation et des suites proposées, sans attendre de question.
• Le modèle d'intelligence artificielle employé.
• Le nombre maximal d'étapes que l'assistant peut enchaîner pour un même message. Plus il est élevé, plus les demandes complexes aboutissent, et plus elles prennent de temps.
• La clé d'interface de programmation de l'organisation. C'est votre abonnement au fournisseur du modèle, et il vous appartient : les échanges sont facturés à votre compte, pas à celui de l'hébergeur.
• Le délai au bout duquel une réponse qui n'arrive pas est abandonnée.

Données de base#

Rien n'est obligatoire pour commencer. Une organisation qui veut cadrer le ton et les habitudes de l'assistant écrit quelques consignes, décrites dans Écrire une consigne.

Premiers pas#

Ce parcours pose une première question à l'assistant sur une fiche de la démo Boréal.

1. Allez à Contacts et ouvrez la fiche de Clinique dentaire Rosemont.
2. Dans la barre du haut, sélectionnez Gen.
3. Lisez le point de situation que l'assistant écrit de lui même, et l'étiquette qui rappelle la fiche en cours.
4. Saisissez une question dans la zone du bas, par exemple « Quelles factures de ce client restent impayées? ».
5. Envoyez la question.
6. Regardez la réponse s'écrire, avec les outils employés au passage.
7. Fermez le panneau avec la touche d'échappement.

La conversation est conservée. En rouvrant le panneau depuis la même fiche, vous la retrouvez; en ouvrant la page pleine largeur, elle figure parmi toutes vos conversations.

Tâches courantes#

Poser une question depuis une fiche#

Le panneau latéral sert à travailler sans quitter l'écran en cours.

1. Ouvrez la fiche voulue, dans n'importe quelle application.
2. Dans la barre du haut, sélectionnez Gen.
3. Saisissez votre question.
4. Envoyez.

La réponse s'écrit au fil de sa production, et chaque outil employé s'affiche au passage. Le panneau se ferme avec la touche d'échappement, avec le bouton de fermeture ou en sélectionnant la zone grisée à côté.

Demander un geste plutôt qu'une réponse#

L'assistant écrit dans Symbifox : c'est ce qui le distingue d'un résumé.

1. Ouvrez le panneau depuis la fiche concernée.
2. Formulez la demande à l'impératif, par exemple « Ouvre une tâche de suivi pour lundi et assigne la moi ».
3. Envoyez.
4. Lisez la liste des outils employés sous la réponse.
5. Ouvrez la fiche créée ou modifiée pour la vérifier.

L'écriture porte votre nom dans l'historique de la fiche. Un courriel, lui, est préparé en brouillon : rien ne part sans que vous l'ayez relu et envoyé.

Renommer ou archiver une conversation#

Une liste de conversations lisible se tient en deux gestes.

1. Allez à Gen.
2. Dans la liste de gauche, ouvrez la conversation.
3. Pour la renommer, sélectionnez son titre deux fois, saisissez le nouveau nom, puis validez.
4. Pour la ranger, sélectionnez l'icône d'archivage.

Une conversation archivée quitte la liste sans disparaître : un administrateur la retrouve dans Toutes les sessions avec le filtre des archives.

Verser une conversation à une tâche#

Quand un échange a produit une décision, il a sa place au dossier plutôt que dans un fil privé.

1. Ouvrez la conversation dans la page pleine largeur.
2. Sélectionnez le partage vers une tâche.
3. Cherchez la tâche par son nom.
4. Choisissez-la et confirmez.

La conversation est publiée en note interne dans le fil de discussion de la tâche. Elle y reste lisible par l'équipe du projet, même si la conversation est archivée ensuite.

Écrire une consigne#

Une consigne est une règle maison que l'assistant respecte sans qu'on ait à la répéter.

1. Allez à Gen › Consignes.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Saisissez un Titre court, qui sert seulement à retrouver la consigne.
4. Rédigez la directive comme vous la diriez à un collègue.
5. Choisissez la Portée : toutes les conversations, ou un seul type de fiche.
6. Laissez le Propriétaire vide pour que la consigne vaille pour tout le monde, ou nommez une personne pour qu'elle ne vaille que pour elle.
7. Enregistrez.

La consigne s'applique dès la conversation suivante. Tenez une idée par consigne : deux règles dans le même texte se contredisent vite.

Vérifier la cohérence des consignes#

Au delà de quelques consignes, deux d'entre elles finissent par dire des choses voisines, ou contraires.

1. Allez à Gen › Consignes.
2. Cochez les consignes à examiner, ou n'en cochez aucune pour les prendre toutes.
3. Sélectionnez le contrôle de cohérence dans le menu Action.
4. Lisez le rapport, qui signale les doublons proches et les contradictions.
5. Corrigez ou désactivez les consignes en cause.

Le rapport ne modifie rien de lui même : il signale, vous tranchez. Une consigne se désactive en décochant Actif, ce qui la retire de la composition sans la supprimer.

Suivre les conversations de l'organisation#

L'administration sert à comprendre ce qui se passe, pas à lire par dessus l'épaule des gens.

1. Allez à Gen › Administration › Toutes les sessions.
2. Lisez les colonnes Titre, Utilisateur, Messages, Créé le, Dernière activité et Actif.
3. Ouvrez une conversation pour voir ses messages dans l'onglet Messages.

L'onglet donne le Rôle, le Contenu et l'horodatage de chaque message. Le bouton Archiver range la conversation.

Les menus, un à un#

La barre de l'application montre trois entrées : Gen, Consignes et Administration.

• Gen : la page pleine largeur du clavardage. À gauche, vos conversations avec leur date; à droite, l'échange en cours. Le bouton Nouvelle conversation en ouvre une, depuis la colonne comme depuis le centre de la page quand rien n'est sélectionné.
• Gen › Consignes : les directives maison, avec les colonnes Titre, Portée, Type de fiche, Propriétaire et Actif. L'écran est vide sur la démo et affiche son texte d'aide, qui rappelle de garder une idée par consigne et de restreindre une consigne à un type de fiche quand elle n'a de sens que là.
• Gen › Administration : menu de regroupement sans écran propre, visible des seuls administrateurs.
• Gen › Administration › Toutes les sessions : toutes les conversations de l'instance, une seule sur la démo. Les colonnes disent qui a parlé, combien de messages ont été échangés et quand.

Le bouton Gen de la barre du haut n'est pas une entrée de menu, mais c'est le chemin le plus court : il ouvre le panneau latéral depuis n'importe quel écran de Symbifox.

Référence#

Champs du formulaire Consigne#

Champs du formulaire Conversation#

Rapports et exports#

L'application ne produit pas de rapport. Une conversation se verse à une tâche en note interne, ce qui est la façon prévue d'en garder une trace partagée. Les listes s'exportent par Action › Exporter.

Automatisations#

• L'assistant ouvre de lui même par un point de situation la première fois que le panneau s'ouvre sur une fiche sans conversation, quand ce réglage est activé. Cette demande est posée en votre nom et n'apparaît pas dans le panneau.
• Le titre d'une conversation est proposé automatiquement à partir de son contenu.
• Une conversation dont les réponses échouent plusieurs fois de suite repart sur un fil neuf au message suivant, au lieu de rester bloquée. Un administrateur remet le compteur à zéro une fois la cause comprise.
• Une demande longue rend ce qui a déjà été produit plutôt que de revenir les mains vides quand le délai est atteint.

Pages publiques et portail#

L'application n'a ni page publique ni page de portail. Elle expose des adresses réservées aux personnes connectées, dont celles qui servent l'application mobile : une question posée du téléphone est enregistrée tout de suite, traitée en arrière-plan, puis relevée par l'appareil quand elle est prête. Le téléphone n'a donc pas à tenir la connexion ouverte, et l'appareil se sert de sa session mobile existante plutôt que d'un compte de plus. Voir Applications mobiles et extension.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Pourquoi la réponse s'écrit au fil de l'eau. Une demande qui déclenche plusieurs recherches prend du temps. Faire attendre devant un écran figé donne l'impression d'une panne, et une réponse perdue au bout du délai fait tout recommencer. En écrivant au fur et à mesure, l'assistant montre son travail et garde ce qui est déjà produit même s'il n'a pas le temps de finir.

Pourquoi le panneau filtre par fiche. Quand vous ouvrez l'assistant depuis une facture, les vingt conversations de la semaine dernière ne vous servent à rien. Le panneau ne montre que ce qui concerne la fiche en cours; la page pleine largeur reste l'endroit où tout se retrouve.

Pourquoi un fil neuf après plusieurs échecs. Un échange peut se coincer sur un contenu qui fait échouer chaque reprise. Plutôt que de laisser une conversation définitivement cassée, l'assistant repart sur un fil neuf au message suivant. La conversation reste lisible, seule la continuité avec le modèle est coupée.

Pourquoi la consommation est visible. L'intelligence artificielle se paie à l'usage, et l'usage est habituellement invisible jusqu'à la facture. Les compteurs distinguent le travail neuf du contexte relu, qui coûte bien moins cher et gonfle les totaux sans correspondre à de l'effort. Le coût affiché est un étalon de comparaison au tarif public, pas une facture.

Pourquoi la clé vous appartient. L'abonnement au fournisseur du modèle est celui de l'organisation. Les échanges sont donc facturés à son compte, et le contenu circule entre votre serveur et le fournisseur choisi, sans détour par un service intermédiaire. Une instance sans clé n'appelle personne.

Ce que l'assistant ne fait pas. Il n'envoie aucun courriel de sa propre initiative : il prépare un brouillon. Il ne voit que ce que votre compte a le droit de voir, puisqu'il agit sous votre identité. Et il ne devine pas quelle organisation l'appelle : le réglage qui le dit n'a pas de valeur par défaut, précisément pour qu'une instance mal réglée échoue au lieu de répondre avec les données d'une autre.

Dépannage#

Voir aussi#

• Paramètres et identité de marque
• Applications mobiles et extension
• Discussion
• Projet
• Assistance (billets)
• Forge (personnalisation sans code)