Partie 7 · Plateforme, hébergement et intelligence artificielle

Gen, l'assistant

Clavarder avec l'assistant Gen dans Symbifox, depuis le panneau latéral ou la page pleine largeur, et encadrer ce qu'il fait.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Gen, Gen : Cockpit, Gen : consommation Claude dans le digest quotidien, LLM Provider, AI Bridge (socket transport) · Révisé le 2026-10-06

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Gen est l'assistant de Symbifox. On lui pose une question en français, il cherche dans vos fiches, il répond, et il agit : ouvrir une tâche, écrire au dossier, corriger une fiche. Il s'adresse à toute l'équipe, depuis n'importe quel écran, par un panneau qui s'ouvre à droite ou par une page pleine largeur. Le modèle d'intelligence artificielle est joint depuis votre serveur, avec la clé de l'organisation : rien ne passe par un service tiers choisi à votre place.

Vue d'ensemble#

Deux endroits donnent accès au même assistant. Le bouton Gen de la barre du haut ouvre un panneau latéral, qui suit la fiche que vous lisez. L'entrée Gen du menu principal ouvre une page pleine largeur, avec toutes vos conversations à gauche. Les deux suivent le mode sombre quand vous l'activez, et la bulle de l'assistant prend une teinte de la couleur primaire de l'organisation.

Une conversation peut aussi naître d'une autre application. Dans Courriels, 🪄 Envoyer vers Gen ouvre une conversation liée au courriel et y fait écrire le point de situation en arrière-plan, sans vous faire quitter la boîte. Un courriel qui a déjà sa conversation active la retrouve, au lieu d'en ouvrir une seconde. La conversation paraît ensuite parmi les autres, avec la pastille du courriel.

Voici cette page sur la démo Boréal.

Cinq notions structurent l'application.

• Conversation : un échange suivi avec l'assistant. Elle porte un titre, appartient à la personne qui l'a ouverte et garde ses messages.
• Fiche liée : la conversation ouverte depuis le panneau retient la fiche que vous lisiez. Le panneau ne montre ensuite que les échanges qui concernent cette fiche; la page pleine largeur les montre tous. Dans les deux listes, une pastille bleue nomme cette fiche et l'ouvre d'un clic.
• Consigne : une directive courte que l'assistant respecte dans toutes ses réponses, ou seulement sur un type de fiche.
• Tour : un aller-retour question et réponse. C'est l'unité que l'administration compte, en jetons, en durée et en coût équivalent.
• Étape : ce que l'assistant fait pendant un tour, comme lire une tâche ou chercher dans les courriels.

Ce qui distingue l'approche : l'assistant écrit dans Symbifox sous votre identité. Une tâche qu'il ouvre porte votre nom dans l'historique, pas celui d'un robot anonyme. Il travaille sur vos données réelles, pas sur une copie exportée ailleurs.

Configuration#

Accès et droits#

Le clavardage est ouvert à toute personne qui a un compte interne : aucun groupe particulier n'est requis, l'entrée Gen et le bouton de la barre du haut paraissent pour tout le monde. Chacun ne voit que ses propres conversations.

Le sous-menu Administration n'apparaît qu'aux personnes qui détiennent le niveau Paramètres de l'administration Symbifox. C'est là que vivent les écrans qui montrent les conversations de tout le monde, leur consommation et les comptes Claude qui la paient. Le clavardage des autres personnes n'en dépend pas.

Paramètres#

Les réglages se trouvent dans Paramètres › Paramètres généraux, section Gen. On y règle neuf choses.

• L'activation de l'assistant. Décochée, l'entrée et le bouton disparaissent.
• L'écriture de la réponse au fil de sa production. Désactivée, la réponse arrive d'un seul bloc à la fin.
• La fermeture des conversations, Les conversations visent leur fermeture, décochée au départ : Gen juge à la fin de chaque tour où en est la conversation, et propose de l'archiver quand tout est fait (voir Renommer ou archiver une conversation).
• Le topo à l'ouverture d'une fiche : à la première ouverture du panneau sur une fiche sans conversation, l'assistant lit la fiche, son fil de discussion et sa dernière activité, puis ouvre par un point de situation et des suites proposées, sans attendre de question.
• Le modèle d'intelligence artificielle employé.
• Le nombre maximal d'étapes que l'assistant peut enchaîner pour un même message. Plus il est élevé, plus les demandes complexes aboutissent, et plus elles prennent de temps.
• La clé d'interface de programmation de l'organisation. C'est votre abonnement au fournisseur du modèle, et il vous appartient : les échanges sont facturés à votre compte, pas à celui de l'hébergeur.
• Le délai au bout duquel une réponse qui n'arrive pas est abandonnée.
• La personnalité de l'assistant, dans le bloc Personnalité (voir Régler la personnalité de Gen).

Données de base#

Rien n'est obligatoire pour commencer. Une organisation qui veut cadrer le ton et les habitudes de l'assistant règle sa personnalité et écrit quelques consignes, décrites dans Écrire une consigne.

Les comptes Claude ne se créent pas à la main : ils s'inscrivent d'eux-mêmes au premier relevé de consommation transmis par le serveur.

Premiers pas#

Ce parcours pose une première question à l'assistant sur une fiche de la démo Boréal.

1. Allez à Contacts et ouvrez la fiche de Clinique dentaire Rosemont.
2. Dans la barre du haut, sélectionnez Gen.
3. Lisez le point de situation que l'assistant écrit de lui même, et l'étiquette qui rappelle la fiche en cours.
4. Saisissez une question dans la zone du bas, par exemple « Quelles factures de ce client restent impayées? ».
5. Envoyez la question.
6. Regardez la réponse s'écrire, avec la ligne d'état qui nomme l'étape en cours et le temps écoulé.
7. Fermez le panneau avec la touche d'échappement.

La conversation est conservée. En rouvrant le panneau depuis la même fiche, vous la retrouvez; en ouvrant la page pleine largeur, elle figure parmi toutes vos conversations.

Tâches courantes#

Poser une question depuis une fiche#

Le panneau latéral sert à travailler sans quitter l'écran en cours.

1. Ouvrez la fiche voulue, dans n'importe quelle application.
2. Dans la barre du haut, sélectionnez Gen.
3. Saisissez votre question.
4. Envoyez.

Pendant le tour, une ligne d'état et un chrono s'affichent sous la réponse en cours. La ligne nomme l'étape en cours, comme « Lecture de la tâche », puis affiche « Gen écrit » quand la réponse s'écrit. Pendant la réflexion, elle tire une formule du renard, comme « Gen flaire la piste ».

Les étapes se replient au haut de la bulle en un compteur, « 4 étapes » par exemple, qu'on déplie pour les relire. Quand le service qui parle au modèle est à jour, une étape reprend la description que Gen écrit pour sa commande. Sinon, elle garde un libellé générique, comme « Vérification en cours ».

Vous pouvez quitter l'écran ou recharger la page pendant un tour : la réponse continue sur le serveur et s'enregistre. En revenant à la conversation, l'écran reprend le tour là où il en est. Une conversation traite une question à la fois : une question envoyée pendant un tour n'en lance pas un second et revient dans la zone de saisie. Pour interrompre un tour, sélectionnez Arrêter.

Le panneau se ferme avec la touche d'échappement, avec le bouton de fermeture ou en sélectionnant la zone grisée à côté.

Demander un geste plutôt qu'une réponse#

L'assistant écrit dans Symbifox : c'est ce qui le distingue d'un résumé.

1. Ouvrez le panneau depuis la fiche concernée.
2. Formulez la demande à l'impératif, par exemple « Ouvre une tâche de suivi pour lundi et assigne la moi ».
3. Envoyez.
4. Dépliez le compteur d'étapes, au haut de la réponse, pour voir ce que l'assistant a lu et écrit.
5. Ouvrez la fiche créée ou modifiée pour la vérifier.

L'écriture porte votre nom dans l'historique de la fiche. Un courriel, lui, est préparé en brouillon : rien ne part sans que vous l'ayez relu et envoyé. Le compteur d'étapes accompagne la réponse tant que la conversation reste affichée; il n'est pas repris quand vous la rouvrez.

Renommer ou archiver une conversation#

Une liste de conversations lisible se tient en deux gestes.

1. Allez à Gen.
2. Dans la liste de gauche, ouvrez la conversation.
3. Pour la renommer, sélectionnez son titre deux fois, saisissez le nouveau nom, puis validez. Un nom donné à la main n'est plus jamais réécrit par le titrage automatique.
4. Pour la ranger, sélectionnez l'icône d'archivage.

Une conversation archivée quitte la liste sans disparaître : un administrateur la retrouve dans Toutes les sessions avec le filtre des archives.

Quand Les conversations visent leur fermeture est coché, Gen vous aide à ranger. Une conversation qu'il juge terminée porte 📥 dans la liste, et un bandeau sous l'échange demande « Tout semble fait. Archiver la conversation? », avec Archiver et Pas encore. Une conversation qui dort depuis un moment porte une lune et reçoit la même proposition. Le bouton À suivre, en haut de la liste, ne garde que les conversations qui attendent un geste de votre part. Rien n'est archivé sans votre geste, et un archivage se défait pendant cinq secondes.

Retrouver la fiche liée à une conversation#

Une conversation ouverte depuis une fiche garde le lien vers elle. La liste le montre de deux façons.

1. Allez à Gen, ou ouvrez le panneau latéral.
2. Repérez la pastille bleue : à droite de la date dans la page pleine largeur, sous le titre dans le panneau. Elle donne le type et le nom de la fiche, par exemple « Tâche · Rénover la salle d'attente ».
3. Sélectionnez la pastille pour ouvrir la fiche. Avec Ctrl, elle s'ouvre dans un autre onglet. La conversation, elle, ne s'ouvre pas.
4. Pour lire la liste par fiches plutôt que par titres, sélectionnez Éléments en haut de la liste. Titres revient à l'affichage d'origine.
5. Pour voir l'autre libellé d'une seule ligne, sélectionnez l'icône des deux flèches sur cette ligne.

Le choix entre Titres et Éléments est retenu sur votre compte : il vous suit d'un poste à l'autre. La bascule d'une ligne ne dure que le temps de l'écran, et changer le choix général remet toutes les lignes à zéro. Une conversation sans fiche liée n'a ni pastille ni flèches, et garde son titre, en grisé, en mode Éléments. Il en va de même quand la fiche a été supprimée ou que vous n'avez pas le droit de la lire : la liste ne dit pas qu'elle existe.

Verser une conversation à une tâche#

Quand un échange a produit une décision, il a sa place au dossier plutôt que dans un fil privé.

1. Ouvrez la conversation dans la page pleine largeur.
2. Sélectionnez le partage vers une tâche.
3. Cherchez la tâche par son nom.
4. Choisissez-la et confirmez.

La conversation est publiée en note interne dans le fil de discussion de la tâche. Elle y reste lisible par l'équipe du projet, même si la conversation est archivée ensuite.

Régler la personnalité de Gen#

La personnalité dit comment l'assistant parle sur votre instance, pour tout le monde. Il faut détenir le niveau Paramètres de l'administration.

1. Allez à Paramètres › Paramètres généraux, section Gen.
2. Dans le bloc Personnalité, repérez Personnalité de Gen.
3. Décrivez le nom de l'assistant, le tutoiement ou le vouvoiement, la langue par défaut, la longueur des réponses et sa façon de se présenter.
4. Gardez le texte sous 2 000 caractères.
5. Enregistrez.

Le texte vaut dès le message suivant, dans le navigateur comme dans l'application mobile, et passe avant les consignes. Au-delà de 2 000 caractères, l'enregistrement est refusé plutôt que coupé à votre insu. Vide, le champ laisse l'assistant parler à sa façon habituelle.

Écrire une consigne#

Une consigne est une règle maison que l'assistant respecte sans qu'on ait à la répéter.

1. Allez à Gen › Consignes.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Saisissez un Titre court, qui sert seulement à retrouver la consigne.
4. Rédigez la directive comme vous la diriez à un collègue.
5. Choisissez la Portée : toutes les conversations, ou un seul type de fiche.
6. Laissez le Propriétaire vide pour que la consigne vaille pour tout le monde, ou nommez une personne pour qu'elle ne vaille que pour elle.
7. Enregistrez.

La consigne s'applique dès la conversation suivante. Tenez une idée par consigne : deux règles dans le même texte se contredisent vite.

Le formulaire affiche Place occupée : la taille du bloc que l'assistant reçoit pour ce public, contre un plafond de 4 000 caractères. Si la consigne fait déborder le bloc, l'avertissement Au-dessus du plafond des consignes s'affiche avant même l'enregistrement. Raccourcissez, archivez, ou faites glisser la consigne plus haut dans la liste : ce sont les dernières qui restent dehors.

Vérifier la cohérence des consignes#

Au delà de quelques consignes, deux d'entre elles finissent par dire des choses voisines, ou contraires.

1. Allez à Gen › Consignes.
2. Cochez les consignes à examiner, ou n'en cochez aucune pour les prendre toutes.
3. Sélectionnez Contrôler la cohérence dans le menu Action.
4. Lisez le rapport : il ouvre sur la place occupée par votre bloc global de consignes, puis signale les doublons proches et les contradictions.
5. Corrigez ou désactivez les consignes en cause.

Le rapport ne modifie rien de lui même : il signale, vous tranchez. Une consigne se désactive en décochant Actif, ce qui la retire de la composition sans la supprimer.

Suivre les conversations de l'organisation#

L'administration sert à comprendre ce qui se passe, pas à lire par dessus l'épaule des gens.

1. Allez à Gen › Administration › Toutes les sessions.
2. Lisez les colonnes Titre, Utilisateur, Messages, Créé le, Dernière activité et Actif.
3. Ouvrez une conversation pour voir ses messages dans l'onglet Messages.

L'onglet donne le Rôle, le Contenu et l'horodatage de chaque message. Le bouton Archiver range la conversation.

Chaque conversation porte aussi la Catégorie de travail de la fiche à laquelle elle est liée, qui sert de filtre et de regroupement ici comme dans le cockpit : voir Catégories de travail.

Surveiller les comptes Claude#

Un compte Claude est l'abonnement qui paie les échanges de l'assistant. Son écran prévient avant le plafond comme avant un solde perdu. Il faut détenir le niveau Paramètres de l'administration.

1. Allez à Gen › Administration › Comptes Claude.
2. Lisez les colonnes Compte, Forfait, État, État de la sonde et Dernier relevé.
3. Au besoin, filtrez avec Plafond en vue ou Solde qui va se perdre.
4. Ouvrez un compte, puis l'onglet Fenêtres.
5. Pour chaque fenêtre, lisez Utilisée (%), Bascule (Montréal) et Reste (h).
6. Ajustez au besoin les Seuils du compte.
7. Enregistrez.

La liste colore en rouge Plafond en vue, en orange Solde qui va se perdre et en gris Sans relevé utilisable. Un compte archivé quitte la liste, mais ses relevés continuent d'arriver.

Les menus, un à un#

La barre de l'application montre trois entrées : Gen, Consignes et Administration.

• Gen : la page pleine largeur du clavardage. À gauche, vos conversations avec leur date et, le cas échéant, la pastille de leur fiche liée, sous l'interrupteur Titres | Éléments; à droite, l'échange en cours. Le bouton Nouvelle conversation en ouvre une, depuis la colonne comme depuis le centre de la page quand rien n'est sélectionné.
• Gen › Consignes : les directives maison, avec les colonnes Titre, Portée, Type de fiche, Propriétaire et Actif. L'écran est vide sur la démo et affiche son texte d'aide, qui rappelle de garder une idée par consigne et de restreindre une consigne à un type de fiche quand elle n'a de sens que là.
• Gen › Administration : menu de regroupement sans écran propre, visible des seuls administrateurs.
• Gen › Administration › Toutes les sessions : toutes les conversations de l'instance, une seule sur la démo. Les colonnes disent qui a parlé, combien de messages ont été échangés et quand.

• Gen › Administration › Comptes Claude : un abonnement par ligne, avec son forfait, son état et son dernier relevé. Les filtres isolent les comptes au plafond, ceux dont le solde va se perdre, ceux sans relevé et les archivés. Réservé aux administrateurs (écran non illustré).

Le bouton Gen de la barre du haut n'est pas une entrée de menu, mais c'est le chemin le plus court : il ouvre le panneau latéral depuis n'importe quel écran de Symbifox.

Référence#

Champs du formulaire Consigne#

Champs du formulaire Conversation#

Champs du formulaire Compte Claude#

Les quatre valeurs de État se lisent ainsi.

• Sous les seuils : aucune fenêtre n'atteint son seuil, et aucun solde ne risque de se perdre.
• Plafond en vue : une fenêtre atteint son seuil.
• Solde qui va se perdre : la semaine repart bientôt à zéro, peu consommée.
• Sans relevé utilisable : le dernier relevé a échoué ou ne porte aucune fenêtre.

Rapports et exports#

L'application ne produit pas de rapport. Une conversation se verse à une tâche en note interne, ce qui est la façon prévue d'en garder une trace partagée. Les listes s'exportent par Action › Exporter.

Automatisations#

• L'assistant ouvre de lui même par un point de situation la première fois que le panneau s'ouvre sur une fiche sans conversation, quand ce réglage est activé. Cette demande est posée en votre nom et n'apparaît pas dans le panneau.
• Le titre d'une conversation est proposé automatiquement à partir de son contenu. Une conversation ouverte sur une fiche avec le point de situation porte le nom de la fiche. Chaque jour, une conversation active dans la semaine et qui a grandi de trois échanges depuis son dernier titre est renommée d'après sa première et sa dernière question. Un nom donné à la main n'est jamais réécrit.
• Une conversation dont les réponses échouent plusieurs fois de suite repart sur un fil neuf au message suivant, au lieu de rester bloquée. Un administrateur remet le compteur à zéro une fois la cause comprise.
• Un tour qui s'arrête en route, sur un délai dépassé, une limite d'étapes ou une surcharge du fournisseur, reprend de lui même sur la même conversation, deux fois au plus, sans refaire les gestes déjà faits. L'écran l'annonce par « Gen reprend là où le tour s'était arrêté ». Rien ne reprend après Arrêter, ni quand la limite de l'abonnement est atteinte.
• Quand la fermeture des conversations est activée, une passe de nuit dépose une relance dans une conversation restée deux jours sans nouvelles, une seule par période de silence. Une conversation que Gen n'a jamais jugée passe à « Dort ».
• Toutes les deux minutes, un tour resté sans suite, après un redémarrage du serveur par exemple, est repris et sa réponse enregistrée.
• Le bloc de consignes s'arrête à la dernière consigne entière qui tient sous le plafond de 4 000 caractères.
• Un compte Claude s'inscrit de lui même à son premier relevé. Chaque relevé remplace les fenêtres du précédent; un relevé qui échoue garde les anciennes et en donne la raison.
• L'État d'un compte est jugé de nouveau à chaque affichage, puisque l'approche de la bascule le fait changer.

Pages publiques et portail#

L'application n'a ni page publique ni page de portail. Elle expose des adresses réservées aux personnes connectées, dont celles qui servent l'application mobile : une question posée du téléphone est enregistrée tout de suite, traitée en arrière-plan, puis relevée par l'appareil quand elle est prête. Le téléphone n'a donc pas à tenir la connexion ouverte, et l'appareil se sert de sa session mobile existante plutôt que d'un compte de plus. Voir Applications mobiles et extension.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Pourquoi la réponse s'écrit au fil de l'eau. Une demande qui déclenche plusieurs recherches prend du temps. Faire attendre devant un écran figé donne l'impression d'une panne, et une réponse perdue au bout du délai fait tout recommencer. En écrivant au fur et à mesure, l'assistant montre son travail et garde ce qui est déjà produit même s'il n'a pas le temps de finir. C'est le serveur qui tient le tour et l'enregistre, pas votre navigateur : un rechargement, une coupure du réseau ou un redémarrage ne perd plus la réponse.

Pourquoi une ligne d'état plutôt qu'une liste d'outils. Un tour peut enchaîner une douzaine d'étapes en plus d'une minute. Une pastille par outil noyait la réponse sans dire ce qui se passait. Pendant la réflexion, le modèle ne livre pas le contenu de sa pensée : faute de mieux, la ligne tire une formule du renard.

Pourquoi la personnalité ne règle que le ton. Un champ de texte ne doit pas pouvoir élargir ce que l'assistant a le droit de faire. Un texte trop long est refusé plutôt que coupé, parce qu'une coupe passerait inaperçue.

Pourquoi une consigne de trop reste dehors en entier. Un bloc tranché en pleine phrase donnerait à l'assistant une demi-directive, lue comme entière. Mieux vaut une consigne absente, et signalée par Place occupée, qu'une consigne tronquée.

Pourquoi le panneau filtre par fiche. Quand vous ouvrez l'assistant depuis une facture, les vingt conversations de la semaine dernière ne vous servent à rien. Le panneau ne montre que ce qui concerne la fiche en cours; la page pleine largeur reste l'endroit où tout se retrouve.

Pourquoi un fil neuf après plusieurs échecs. Un échange peut se coincer sur un contenu qui fait échouer chaque reprise. Plutôt que de laisser une conversation définitivement cassée, l'assistant repart sur un fil neuf au message suivant. La conversation reste lisible, seule la continuité avec le modèle est coupée.

Pourquoi la consommation est visible. L'intelligence artificielle se paie à l'usage, et l'usage est habituellement invisible jusqu'à la facture. Les compteurs distinguent le travail neuf du contexte relu, qui coûte bien moins cher et gonfle les totaux sans correspondre à de l'effort. Le coût affiché est un étalon de comparaison au tarif public, pas une facture.

Pourquoi une fenêtre absente n'est pas une fenêtre à zéro. Une ligne à zéro se lirait « rien consommé » là où il faudrait lire « non mesuré » : une fenêtre non mesurée n'a donc pas de ligne. La bascule s'affiche en heure de Montréal, pour ne pas dépendre du fuseau de la personne qui regarde. Le solde qui va se perdre compte autant que le plafond : c'est du forfait payé et inemployé.

Pourquoi la clé vous appartient. L'abonnement au fournisseur du modèle est celui de l'organisation. Les échanges sont donc facturés à son compte, et le contenu circule entre votre serveur et le fournisseur choisi, sans détour par un service intermédiaire. Une instance sans clé n'appelle personne.

Ce que l'assistant ne fait pas. Il n'envoie aucun courriel de sa propre initiative : il prépare un brouillon. Il ne voit que ce que votre compte a le droit de voir, puisqu'il agit sous votre identité. Et il ne devine pas quelle organisation l'appelle : le réglage qui le dit n'a pas de valeur par défaut, précisément pour qu'une instance mal réglée échoue au lieu de répondre avec les données d'une autre.

Dépannage#

Voir aussi#

• Paramètres et identité de marque
• Se connecter et s'orienter
• Applications mobiles et extension
• Discussion
• Projet
• Assistance (billets)
• Forge (personnalisation sans code)