Partie 1 · Communiquer et se rencontrer

Calendrier

L'agenda de l'équipe : planifier une rencontre, inviter, envoyer une vraie invitation, annuler proprement et synchroniser avec Nextcloud ou Google.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Calendar : usable invitations, Calendar : Nextcloud Talk button, Agenda mobile, Calendar Nextcloud Sync · Applications de base : Calendrier · Révisé le 2026-09-12

L'application Calendrier tient l'agenda de chaque personne et celui de l'équipe. On y planifie une rencontre, on invite des participants, on ouvre une salle de vidéo et on suit qui a répondu. Elle sert à tout le monde, de la direction qui fixe un comité de pilotage à l'adjointe qui cale un appel client. Le résultat concret : une rencontre qui existe au même endroit pour Symbifox, pour l'agenda personnel de chacun et pour l'invité qui la reçoit dans sa propre messagerie.

Vue d'ensemble#

Une rencontre est un événement de l'agenda : un sujet, une plage horaire, des participants, un lieu ou une adresse d'appel vidéo. Chaque participant répond à l'invitation, et sa réponse (oui, peut-être, non, en attente) se compte sur la fiche. À côté de cette réponse existe le statut de la rencontre, qui dit si la rencontre elle-même tient : provisoire, confirmée ou annulée. Les deux notions sont indépendantes, car une rencontre confirmée peut compter des invités qui se sont décommandés.

Symbifox reprend l'agenda d'Odoo et y ajoute quatre choses. Les invitations portent le fichier d'agenda que le destinataire ajoute au sien, ainsi qu'un lien vers sa page d'invitation, et elles sont écrites dans la langue des invités. Une rencontre s'annule au lieu de se supprimer, ce qui prévient les invités et libère le créneau sans effacer la trace. Une salle de vidéo Nextcloud Talk s'ouvre en un geste, à côté de la salle Odoo. Enfin, l'agenda se synchronise dans les deux sens avec Nextcloud, avec Google, et se consulte depuis l'application mobile.

L'application voisine de plusieurs autres. La préparation d'une rencontre, son ordre du jour et son compte rendu vivent dans Rencontres. Les créneaux qu'un client réserve lui-même viennent de Rendez-vous. Les congés inscrits à l'agenda allument le répondeur d'absence de Courriels, et une rencontre en cours y arme aussi le silence des avis.

Voici l'agenda de la démo, en vue semaine.

En haut à gauche, les flèches et Aujourd'hui déplacent la période, et le sélecteur Semaine passe au jour, au mois ou à l'année. Le bouton de droite bascule de la grille à la vue liste. Le volet de droite porte le mini-calendrier du mois et la section Participants : votre propre agenda y est coché, Calendriers de tout le monde ajoute ceux de l'équipe, et Ajouter Participants en superpose un en particulier. Une rencontre se crée en faisant glisser la souris sur un créneau, ou avec Nouveau.

Configuration#

Accès et droits#

Toute personne qui ouvre une session interne dispose d'un agenda et voit celui de ses collègues en superposition. Aucun groupe de droits particulier n'est à attribuer : la confidentialité se règle rencontre par rencontre, par le champ prévu à cet effet, et une rencontre privée ne montre que sa plage horaire aux autres.

Les réglages de synchronisation et de salle de vidéo sont réservés aux administrateurs généraux, sous Paramètres. La liste des calendriers distants se tient dans les paramètres techniques, où chaque configuration nomme la personne à qui appartient le calendrier.

Paramètres#

Allez à Calendrier › Configuration › Paramètres. Le haut de l'écran porte les deux synchronisations livrées par Odoo, Calendrier Outlook et Google Agenda. Dessous, trois blocs viennent de Symbifox.

Nextcloud Talk demande l'adresse de votre Nextcloud, le compte de service qui crée les salles et son mot de passe d'application; Test connection crée une salle jetable pour vérifier le tout avant usage. Nextcloud Calendar Sync désigne le calendrier par défaut où partent les rencontres créées dans Symbifox, ainsi que l'adresse du relais et son secret, et ouvre la liste des calendriers par Configure Calendar Sync. Google Calendar Sync reçoit l'identifiant et le secret du client d'autorisation, et affiche l'adresse de retour à déclarer chez Google; chaque personne connecte ensuite son propre compte depuis ses préférences.

Données de base#

Les rappels sont la seule donnée à préparer avant de travailler. Sept sont livrés : cinq avis à l'écran (quinze minutes, trente minutes, une heure, deux heures, un jour) et deux courriels (trois heures, six heures). Ajoutez-en un si votre organisation en veut un autre, par exemple la veille en fin de journée.

Deux données restent facultatives. Les étiquettes classent les rencontres et les colorent dans la grille. Les calendriers distants se déclarent une fois par personne et par agenda synchronisé, voir Brancher un calendrier Nextcloud.

Premiers pas#

Ce parcours planifie un comité de pilotage chez Boréal Services-conseils, lui donne une salle de vidéo et envoie l'invitation aux participants.

1. Ouvrez Calendrier › Calendrier. La semaine en cours s'affiche.
2. Faites glisser la souris sur le créneau voulu, saisissez « Comité de pilotage » et ouvrez la fiche complète.
3. Vérifiez le Début et la Durée, puis saisissez au besoin l'Emplacement.
4. Dans Participants, ajoutez les personnes à convier.
5. Sous URL de l'appel vidéo, sélectionnez Nextcloud Talk ou réunion Odoo. L'adresse de la salle s'inscrit toute seule.
6. Dans Rappels, choisissez un avis, par exemple quinze minutes avant.
7. Enregistrez, puis sélectionnez le bouton d'invitation par courriel, au-dessus de la liste des participants, et envoyez le message proposé.

Résultat : la rencontre occupe le créneau dans votre grille et dans celle de chaque participant, le décompte des réponses affiche « 0 oui, 0 peut-être, 0 non » et le nombre d'invités en attente. Chaque invité reçoit une invitation qu'il peut ajouter à son propre agenda et à laquelle il peut répondre.

Tâches courantes#

Planifier une rencontre#

La création rapide suffit pour un créneau; la fiche complète sert dès qu'il y a des invités.

1. Ouvrez Calendrier › Calendrier.
2. Faites glisser la souris sur le créneau, ou sélectionnez Nouveau.
3. Saisissez le sujet, puis ouvrez la fiche complète.
4. Renseignez le Début, la Durée ou Toute la journée, l'Emplacement et la Description.
5. Facultatif : choisissez la Confidentialité et ajoutez des Étiquettes.
6. Enregistrez.

Résultat : la rencontre paraît dans la grille, à la couleur de son agenda d'origine.

Inviter des participants et envoyer l'invitation#

L'invitation envoyée depuis Symbifox porte le fichier d'agenda et, quand il n'y a qu'un invité de l'extérieur, un lien vers sa page de réponse.

1. Ouvrez la rencontre.
2. Dans Participants, saisissez le nom ou l'adresse de chaque personne à convier.
3. Enregistrez.
4. Sélectionnez E-mail. Le rédacteur s'ouvre sur un message déjà écrit, aux couleurs de la société.
5. Relisez, ajustez au besoin, puis envoyez.

Résultat : chaque invité reçoit un message dans sa langue, avec la rencontre en fichier joint. Le décompte des réponses se met à jour à mesure qu'ils répondent.

Envoyer l'invitation par message texte#

Un rappel court passe mieux par texto pour une personne qu'on ne joint pas par courriel.

1. Ouvrez la rencontre.
2. Sélectionnez SMS.
3. Relisez le message proposé : titre, date, heure et lien, tenus sous la longueur d'un seul texto.
4. Envoyez.

Résultat : les participants qui ont un numéro mobile reçoivent le texto. Voir SMS, appels et téléphone SIP pour le reste de l'envoi de textos.

Relancer un invité qui n'est pas là#

Quand quelqu'un manque à l'appel, une note brève vaut mieux qu'un appel téléphonique.

1. Ouvrez la rencontre en cours.
2. Sélectionnez Relancer.
3. Relisez le message proposé, qui redit surtout où rejoindre la rencontre.
4. Envoyez.

Résultat : les invités reçoivent une note courte, dans leur langue. Aucun fichier d'agenda n'y est joint : la rencontre n'a pas changé, et en rattacher un se lirait comme un report.

Ouvrir une salle de vidéo#

Deux salles s'offrent, celle d'Odoo et celle de Nextcloud Talk.

1. Ouvrez la rencontre, ou la fenêtre de création rapide.
2. Sous URL de l'appel vidéo, sélectionnez réunion Odoo ou Nextcloud Talk.
3. L'adresse de la salle s'inscrit dans le champ. Enregistrez.

Résultat : l'adresse voyage dans les invitations et les rappels; chaque participant rejoint la salle en la suivant. La salle Talk est publique : toute personne qui a l'adresse entre.

Fixer le statut d'une rencontre#

Le statut dit si la rencontre tient, indépendamment de ce que les invités ont répondu.

1. Ouvrez la rencontre, ou sélectionnez sa tuile dans la grille.
2. Réglez le Statut : provisoire tant que la tenue n'est pas sûre, confirmée une fois arrêtée.
3. Enregistrez.

Résultat : une rencontre provisoire paraît hachurée dans la grille, ce qui la distingue d'un coup d'oeil. Une rencontre sans statut reste sans marque : Symbifox ne présume jamais d'une confirmation que personne n'a donnée.

Annuler une rencontre#

Supprimer une rencontre ne prévient personne et la laisse dans l'agenda de chaque invité. L'annulation fait les trois gestes utiles à la fois.

1. Ouvrez la rencontre et sélectionnez Annuler la rencontre.
2. Saisissez au besoin une raison.
3. Lisez la liste des invités qui seraient prévenus : elle exclut l'organisateur et les personnes sans adresse.
4. Cochez l'envoi d'un avis d'annulation si vous voulez écrire aux invités. La case est décochée au départ.
5. Sélectionnez Annuler la rencontre.

Résultat : la tuile reste en place, barrée, et le créneau redevient libre pour la prise de rendez-vous. L'avis envoyé retire l'entrée de l'agenda des invités au lieu de la redessiner. Supprimer redevient offert sur une rencontre déjà annulée.

Répondre à une invitation#

Votre réponse sert à l'organisateur, et elle voyage jusqu'à son agenda.

1. Ouvrez la rencontre depuis votre grille.
2. Sous la liste des participants, indiquez votre réponse : oui, peut-être ou non.
3. Un invité extérieur, lui, suit le lien reçu dans son invitation et répond depuis la page d'invitation.

Résultat : le décompte des réponses se met à jour sur la fiche. Un refus ne retire pas la rencontre de votre grille.

Déplacer ou prolonger une rencontre#

Un glissement dans la grille suffit, mais il ne prévient personne tout seul.

1. Faites glisser la tuile sur son nouveau créneau, ou tirez son bord pour l'allonger.
2. Confirmez la portée si la rencontre est récurrente.
3. Sélectionnez le bouton d'invitation par courriel pour écrire aux invités.

Résultat : l'invitation renvoyée porte la même identité que la première, donc l'agenda des invités déplace l'entrée au lieu d'en ajouter une seconde.

Créer une rencontre récurrente#

Un comité qui se tient chaque semaine se saisit une fois.

1. Ouvrez la rencontre et cochez Récurrent.
2. Choisissez la répétition et sa fin.
3. Enregistrez.
4. Pour modifier plus tard une seule date, ouvrez l'occurrence et choisissez la portée proposée.

Résultat : toutes les occurrences paraissent dans la grille. Une occurrence sortie de sa série garde le souvenir du créneau qu'elle occupait, ce qui permet aux agendas des invités de déplacer la bonne.

Régler ses rappels#

Les rappels sont communs à toute la base, mais ils se choisissent rencontre par rencontre.

1. Pour ajouter un rappel à la liste commune, allez à Calendrier › Configuration › Rappels, puis sélectionnez Nouveau.
2. Choisissez le type, avis à l'écran ou courriel, puis le délai et son unité.
3. Enregistrez.
4. Sur une rencontre, sélectionnez les rappels voulus dans le champ Rappels.

Résultat : chaque participant reçoit l'avis au délai choisi. Sur téléphone, l'avis se reporte ou se marque comme vu depuis l'application mobile.

Préparer l'ordre du jour et le compte rendu#

La préparation se fait depuis la rencontre elle-même, et se poursuit dans une autre application.

1. Ouvrez la rencontre.
2. Sélectionnez Créer OdJ pour ouvrir un ordre du jour rattaché, ou Créer compte rendu pour ouvrir le compte rendu.
3. Facultatif : dans la section de préparation, désignez le Responsable de l'OdJ et le Responsable du CR, ou cochez Sans ordre du jour formel.

Résultat : la rencontre porte ses deux documents en lien direct. Leur rédaction, leur envoi et leur suivi sont décrits dans Rencontres.

Brancher un calendrier Nextcloud#

La synchronisation va dans les deux sens : ce qui se crée d'un côté paraît de l'autre.

1. Allez à Calendrier › Configuration › Paramètres, puis sélectionnez Configure Calendar Sync.
2. Sélectionnez Nouveau et nommez la configuration.
3. Renseignez l'adresse de Nextcloud, le chemin du calendrier, le compte et son mot de passe d'application.
4. Désignez la personne à qui appartient le calendrier et choisissez le sens de synchronisation.
5. Sélectionnez Test Connection, puis Pull from Remote.
6. Enregistrez.

Résultat : les rencontres du calendrier distant paraissent dans Symbifox, à la couleur choisie, et celles créées ici repartent vers Nextcloud. Une relève rattrape les écarts toutes les quinze minutes.

Connecter son agenda Google#

Chaque personne connecte son propre compte, une fois l'autorisation déclarée par un administrateur.

1. Ouvrez vos préférences depuis votre avatar, puis l'onglet Google Calendar.
2. Sélectionnez Connecter Google Calendar.
3. Autorisez l'accès dans la fenêtre de Google.
4. Facultatif : saisissez vos autres adresses Google dans le champ prévu, pour que Google ne vous renvoie pas vos propres invitations.

Résultat : votre agenda Google et celui de Symbifox se suivent. Déconnecter coupe le lien depuis Symbifox; le retrait complet de l'autorisation se fait dans votre compte Google.

Consulter son agenda sur téléphone#

L'application mobile Symbifox porte un onglet d'agenda et un onglet de tâches.

1. Ouvrez l'application mobile et allez à l'onglet de l'agenda.
2. Choisissez la vue jour ou la vue semaine.
3. Ouvrez une rencontre pour voir son ordre du jour et son compte rendu, confirmer votre présence ou ajouter un invité.
4. Sur un rappel, reportez-le ou marquez-le comme vu.

Résultat : les deux gestes du rappel et la réponse à l'invitation reviennent dans Symbifox. La pastille de la grille donne le nombre d'échéances de chaque jour, sans encombrer les heures. Voir Applications mobiles et extension.

Les menus, un à un#

Calendrier : l'application. Elle ne porte que deux entrées, la grille et la configuration.

Calendrier › Calendrier : la grille des Réunions, décrite en vue d'ensemble. On y bascule entre jour, semaine, mois et année, et entre la grille et la liste. Le volet de droite filtre par participant. La fiche d'une rencontre porte, en haut, Créer OdJ, Créer compte rendu et le compteur d'Activités, puis Annuler la rencontre. Le corps réunit le sujet, l'horaire, la récurrence, l'emplacement, l'adresse d'appel vidéo avec ses deux boutons de salle, les étiquettes, la confidentialité, l'organisateur et la description. À droite, le statut, les rappels, les participants avec les trois boutons E-mail, SMS et Relancer, et le décompte des réponses. Plus bas, la section de préparation de la rencontre et les activités liées.

Calendrier › Configuration : l'entrée de regroupement des deux réglages. Elle rouvre la grille des réunions quand on la sélectionne directement (capture m134.png).

Calendrier › Configuration › Paramètres : la page Paramètres du calendrier, montrée plus haut. Elle réunit les deux synchronisations d'Odoo et les trois blocs de Symbifox.

Calendrier › Configuration › Rappels : la liste Alarme du calendrier, colonnes Type, le délai et l'Unité. Les sept rappels livrés y figurent : cinq avis à l'écran et deux courriels. Le formulaire d'un rappel est la capture m136_form.png.

Référence#

Champs du formulaire Réunion#

Champs du formulaire Rappel#

Champs de la configuration d'un calendrier synchronisé#

Rapports et exports#

L'application n'imprime pas de rapport. Elle produit un fichier d'agenda, joint aux invitations et aux avis d'annulation, qui s'ouvre dans n'importe quel logiciel d'agenda. La vue liste s'exporte en tableur comme toute liste de Symbifox.

Automatisations#

Les calendriers distants sont relevés toutes les quinze minutes, et une relève complète repasse toutes les six heures pour rattraper ce qui aurait été manqué. Dans l'autre sens, une rencontre créée ou modifiée dans Symbifox part vers le calendrier distant à l'enregistrement. Les rappels partent au délai choisi. Sur téléphone, deux vérifications à la minute reprennent les rappels reportés et poussent les avis vers l'appareil. Enfin, une rencontre en cours peut allumer d'elle-même le silence des avis et, pour un congé, le répondeur d'absence, tous deux décrits dans Courriels.

Pages publiques et portail#

Une page publique existe : la page d'invitation, où l'invité extérieur voit la rencontre et répond sans ouvrir de session. Son adresse identifie la personne invitée, donc elle ne se transmet pas. Une seconde adresse sert au retour de l'autorisation Google et n'est jamais ouverte à la main.

Modules qui enrichissent cette application#

Quatre modules complètent l'agenda d'Odoo. Le premier tient les invitations et l'annulation.

Le deuxième ouvre les salles de vidéo hors d'Odoo.

Le troisième porte l'agenda sur téléphone.

Le quatrième relie l'agenda aux services de l'extérieur.

Comprendre#

Le point le plus important tient à l'identité de la rencontre. Une invitation d'agenda porte un identifiant; c'est par lui que le logiciel du destinataire reconnaît la rencontre. Sans identifiant stable, chaque envoi décrit une rencontre inconnue et le destinataire en gagne une copie de plus au lieu de voir bouger celle qu'il a déjà. Symbifox pose donc un identifiant durable sur chaque rencontre et le réutilise pour tous les envois suivants. Là où un calendrier distant en a déjà donné un, c'est le sien qui vaut : une même rencontre ne saurait avoir deux identités.

À côté de l'identifiant, une révision compte les changements. Elle n'avance que sur une modification matérielle, c'est-à-dire l'heure, le lieu ou le titre. Une coquille corrigée dans la description n'est pas un report, et faire avancer la révision pour elle habituerait les agendas des invités à redemander leur réponse pour rien.

L'annulation, elle, existe parce que la suppression ne prévient personne. Trois effets se produisent ensemble : la rencontre est marquée annulée et sa tuile reste en place, car un agenda qui perd l'entrée ne répond plus à la question « que devais-je faire à dix heures? »; la disponibilité repasse à libre, ce qui rend vraiment le créneau à la prise de rendez-vous; et un avis facultatif prévient les invités. L'avis est décoché au départ parce qu'un message parti ne se rappelle pas. Écrire le statut à la main produit le même effet sur la disponibilité, y compris quand l'annulation arrive d'un logiciel d'agenda externe.

Le statut de la rencontre et la réponse des invités ne se confondent pas. Une rencontre provisoire est hachurée dans la grille plutôt que pâlie, parce qu'Odoo atténue déjà toutes les rencontres en attente de réponse, ce qui est presque tout un agenda; une teinte plus pâle serait passée inaperçue.

Le lien vers la page de réponse ne paraît qu'avec un seul invité extérieur, car ce lien vaut identité : remis à un groupe, la première personne qui l'ouvre répondrait pour tout le monde. De même, la langue de l'invitation est celle des invités quand ils la partagent, et celle de l'organisateur sinon, parce qu'un seul message part pour toute la liste.

Côté synchronisation, chaque écriture porte la marque de son origine, ce qui empêche une rencontre de rebondir sans fin entre les deux agendas. Une rencontre disparue du calendrier distant est retirée d'ici, ce qui suppose de ne pas supprimer à la légère. Les rencontres poussées emportent leur fuseau horaire, faute de quoi elles se déplaceraient dans l'agenda de qui les lit. Enfin, les tâches de Projet ne s'affichent pas dans la grille de l'agenda : leurs échéances sont trop nombreuses et couvriraient les rencontres; l'application mobile n'en donne que le nombre par jour.

Dépannage#

Voir aussi#

• Rencontres, pour l'ordre du jour, le compte rendu et le suivi des décisions.
• Rendez-vous, pour les créneaux qu'un client réserve lui-même.
• Courriels, pour les invitations reçues, les absences et le silence des avis.
• Discussion, pour les appels vidéo lancés hors de l'agenda.
• SMS, appels et téléphone SIP, pour l'envoi de textos.
• Nextcloud et Collabora, pour le service qui héberge les calendriers et les salles Talk.
• Applications mobiles et extension, pour l'agenda sur téléphone.