Partie 1 · Communiquer et se rencontrer

Rencontres

Préparer l'ordre du jour, tenir la rencontre, consigner décisions et présences, puis livrer un compte rendu que le client retrouve dans son portail.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Rencontres, Rencontres - Portail client, Rencontres et Archive d'appels, Expérience client - feedback post-rencontre · Révisé le 2026-09-12

L'application Rencontres couvre la vie complète d'une rencontre : l'ordre du jour préparé et envoyé, les notes prises pendant la discussion, les décisions et les présences consignées, puis le compte rendu livré aux participants. Elle s'adresse à qui anime des rencontres de projet ou de comité : chargés de projet, gestionnaires, adjointes. Le résultat concret est un document à vos couleurs, envoyé aux bonnes personnes, dont chaque décision reste rattachée au projet. Un tableau de bord dit, à tout moment, ce qui reste à préparer et à livrer.

Vue d'ensemble#

Un ordre du jour prépare une rencontre à venir : ses objectifs, son contexte, ses sujets avec leur durée et leur intervenant, et les éléments d'action à discuter. Un compte rendu raconte la rencontre tenue : ses sujets abordés, ses décisions avec leur décideur, ses présences (présent, absent, excusé) et son verbatim. Les deux se rattachent au même événement calendrier et au même projet : créer un compte rendu depuis une rencontre déjà pourvue d'un ordre du jour relie les deux et reporte le projet, sans ressaisie.

Le suivi se fait par exception : une rencontre est présumée mériter un ordre du jour et un compte rendu, et la liste de suivi montre, étape par étape, où chacune en est.

Rencontres dialogue avec plusieurs applications. Chaque ordre du jour et chaque compte rendu appartiennent à un projet de Projet, et les tâches ouvertes de ce projet peuvent s'inviter d'elles-mêmes à la prochaine rencontre. L'événement vient de Calendrier, qui signale les rencontres encore sans ordre du jour. Les décisions se versent dans les matrices de Base de connaissances. L'assistant décrit dans Gen, l'assistant pré-remplit un ordre du jour et raffine un compte rendu. Une rencontre tenue sur un rendez-vous pris en libre-service vient de Rendez-vous.

Ce que Symbifox ajoute ici n'est pas un module greffé sur une application d'Odoo : Rencontres est une application entière, qui n'existe pas dans Odoo Community. Trois modules la complètent : le portail client, le pont vers les appels archivés et la demande d'appréciation après l'envoi.

Configuration#

Accès et droits#

Les droits se donnent dans Paramètres › Utilisateurs et sociétés › Utilisateurs, sur la ligne Rencontres de la fiche de chaque personne.

Paramètres#

Ces réglages se posent sur la société, dans Paramètres › Utilisateurs et sociétés › Sociétés.

Deux autres se règlent par personne, sur sa fiche d'utilisateur : l'Horizon des ordres du jour à préparer, en jours à venir (90 au plus), et l'Horizon des comptes rendus en retard, en jours passés (180 au plus). Ils bornent ce que le tableau de bord affiche. Enfin, Feedback après compte rendu, dans les paramètres généraux, déclenche la demande d'appréciation qui suit un envoi.

Données de base#

Avant de préparer une première rencontre, vérifiez :

• les projets, puisqu'un ordre du jour en exige un;
• les étiquettes d'événement du calendrier, qui dispensent d'un coup toute une catégorie de rencontres (les points d'équipe hebdomadaires, les plages de travail) grâce aux cases Sans ordre du jour formel et Exclure du tableau de bord;
• les exclusions, si des projets entiers ou des contacts entiers ne doivent jamais paraître au tableau de bord;
• les matrices de connaissances des projets, si vos décisions doivent y remonter.

Premiers pas#

Ce parcours prépare la rencontre de suivi d'un mandat de Boréal, la tient, puis en livre le compte rendu.

1. Allez à Calendrier, ouvrez la rencontre prévue avec le client et sélectionnez Créer OdJ. L'ordre du jour s'ouvre, rattaché à l'événement.
2. Choisissez le Projet, vérifiez la Date et la Durée prévue (minutes), puis saisissez les Objectifs.
3. Dans l'onglet Sujets, ajoutez trois lignes : le sujet, sa Durée (min) et son Intervenant.
4. Sélectionnez Envoyer, vérifiez les destinataires, puis confirmez l'envoi. L'ordre du jour part avec son document en pièce jointe.
5. Le jour venu, ouvrez l'ordre du jour et sélectionnez Démarrer la rencontre. Les zones de notes s'ouvrent, pré-remplies avec le contexte de chaque sujet.
6. Prenez vos notes sujet par sujet, et ajoutez les décisions au fil de la discussion dans l'onglet Décisions.
7. Sélectionnez Créer le compte rendu. Les notes, les décisions et les tâches liées passent dans le compte rendu, qui reprend le projet et l'événement.
8. Complétez le Résumé exécutif, sélectionnez Importer présences, ajoutez les Destinataires du rapport, puis sélectionnez Marquer révisé et Envoyer le résumé.

Résultat : le compte rendu est envoyé avec son document à vos couleurs, la liste de suivi affiche ses sept étapes franchies, et le client retrouve le document dans son espace.

Tâches courantes#

Préparer un ordre du jour#

Un ordre du jour se prépare depuis la rencontre du calendrier, ce qui garde les deux liés, ou depuis l'application quand aucun événement n'existe encore.

1. Allez à Rencontres › Ordres du jour › Tous les ordres du jour et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Titre, choisissez le Projet et la Date, et vérifiez le Client repris du projet.
3. Choisissez le Mode de la rencontre et la Langue, qui pilote le document et le courriel.
4. Saisissez les Objectifs, le Contexte et, au besoin, la Préparation.
5. Dans l'onglet Sujets, ajoutez une ligne par point, avec sa Durée (min), son Intervenant et ses Notes / Contexte.
6. Facultatif : sélectionnez Cloner depuis la série pour reprendre la dernière occurrence d'une rencontre récurrente.
7. Sélectionnez Confirmer.

Résultat : l'ordre du jour passe à l'état confirmé, son nombre de sujets s'affiche en liste, et il devient imprimable par Imprimer PDF.

Inscrire une tâche à discuter à la prochaine rencontre#

Une tâche de projet peut s'inviter d'elle-même à l'ordre du jour, sans que personne ait à y penser le jour venu.

1. Allez à Projet › Tâches › Toutes les tâches et ouvrez la tâche.
2. Pour un rattachement à une rencontre précise, choisissez l'ordre du jour dans Rencontre à venir.
3. Pour un rattachement souple, réglez Discuter à sur la prochaine rencontre admissible, ou sur toutes tant que la tâche reste ouverte.
4. Depuis une liste de tâches, sélectionnez plutôt Action › Discuter à la prochaine rencontre projet ou Discuter à la prochaine rencontre client.
5. Sur la tâche, sélectionnez le bouton d'accès rapide Prochaine rencontre pour vérifier où elle paraîtra.

Résultat : la tâche figure dans l'onglet Éléments d'action à discuter de l'ordre du jour, dans son document et dans son courriel, et disparaît d'elle-même dès qu'elle est fermée.

Envoyer l'ordre du jour#

L'envoi fait deux choses : il transmet le document et il ouvre la fenêtre pendant laquelle les destinataires peuvent proposer leurs points.

1. Ouvrez l'ordre du jour et vérifiez les Destinataires. Vides, ce sont les participants qui reçoivent le courriel.
2. Facultatif : cochez Autoriser les contributions des destinataires pour joindre au courriel un lien de proposition.
3. Sélectionnez Envoyer pour un envoi direct, ou Envoyer avec options… pour passer par l'assistant de composition et ajouter un mot.
4. Vérifiez le bandeau d'envoi sur le formulaire : il indique si le courriel est réellement parti.
5. Si l'ordre du jour a été transmis autrement, par un logiciel de messagerie ou de main à main, sélectionnez Marquer envoyé à la main.

Résultat : l'état d'envoi passe à envoyé, la date de départ est inscrite, et le contenu communiqué est figé comme repère de comparaison.

Recueillir et modérer les sujets proposés#

Entre l'envoi et la confirmation, les destinataires peuvent proposer des sujets et des notes depuis une page à jeton, sans compte.

1. Ouvrez l'ordre du jour envoyé et lisez le compteur des sujets proposés à examiner.
2. Allez à l'onglet Sujets : les propositions portent leur origine et le nom de leur auteur.
3. Ouvrez une proposition et lisez son contenu.
4. Sélectionnez Accepter pour la verser à l'ordre du jour officiel, ou Rejeter pour la laisser consultable mais hors document.
5. Sélectionnez Confirmer quand la préparation est close : la fenêtre de contribution se referme.

Résultat : seuls les sujets acceptés paraissent dans le document et dans le courriel; les propositions en attente n'y figurent jamais.

Tenir la rencontre#

Le jour de la rencontre, l'ordre du jour devient votre cahier de notes.

1. Ouvrez l'ordre du jour et sélectionnez Démarrer la rencontre. Un ordre du jour encore en brouillon est confirmé au passage.
2. Prenez vos notes sujet par sujet, dans la zone de notes ouverte sous chacun.
3. Utilisez l'onglet Notes en direct pour ce qui n'appartient à aucun sujet.
4. Dans l'onglet Décisions, ajoutez une ligne par décision, avec son Décideur et son Contexte.
5. Facultatif : sélectionnez Ajouter une action pour créer sur-le-champ une tâche rattachée à cette rencontre.

Résultat : rien de tout cela ne paraît dans le document de l'ordre du jour. Ces notes et ces décisions sont transférées au compte rendu au moment où vous le créez.

Créer le compte rendu et consigner la rencontre#

Le compte rendu reprend tout ce que la préparation et la discussion ont produit.

1. Ouvrez l'ordre du jour et sélectionnez Créer le compte rendu. Depuis le calendrier, le bouton Créer compte rendu fait la même chose.
2. Complétez le Résumé exécutif, qui ouvre le document.
3. Dans l'onglet Sujets, vérifiez les points abordés et leurs Points clés.
4. Dans l'onglet Présences, sélectionnez Importer présences pour reprendre les invités de l'événement, puis réglez chaque Statut et chaque Rôle.
5. Dans l'onglet Éléments d'action, vérifiez les tâches issues de la rencontre et leur responsable.
6. Dans l'onglet Matrice, rattachez les décisions aux éléments de la matrice de connaissances du projet.
7. Sélectionnez Marquer révisé.

Résultat : le compte rendu passe à l'état révisé et attend ses destinataires. Ses décisions, ses présences et ses éléments d'action sont désormais lisibles au même endroit.

Envoyer le compte rendu#

L'envoi est ce qui fait exister le compte rendu pour le client : c'est lui, et lui seul, qui ouvre l'accès au portail.

1. Ouvrez le compte rendu et renseignez les Destinataires du rapport. Sans eux, rien ne part.
2. Vérifiez la Langue, qui pilote le document et le courriel.
3. Facultatif : cochez Joindre la copie lisible par la machine si votre correspondant tient lui aussi ses rencontres dans Symbifox.
4. Sélectionnez Envoyer le résumé pour un envoi direct aux destinataires inscrits, ou Envoyer avec options… pour passer par l'assistant de composition.
5. Si le compte rendu a été transmis hors de Symbifox, sélectionnez Marquer envoyé à la main, et Retirer l'envoi manuel en cas d'erreur.

Résultat : le courriel part avec le document en pièce jointe, l'état passe à envoyé, la date de départ est inscrite, et les destinataires retrouvent le compte rendu dans leur espace client.

Faire appel à l'assistant#

L'assistant prépare un ordre du jour et relit un compte rendu. Les deux passes sont réservées aux gestionnaires.

1. Sur un ordre du jour en brouillon, sélectionnez Pré-remplir avec Gen. Les objectifs, le contexte et une première liste de sujets se remplissent à partir du projet et de son historique.
2. Suivez l'avancement sur le formulaire; en cas d'échec, sélectionnez Relancer le pré-remplissage.
3. Sur un compte rendu, sélectionnez Raffiner avec Gen.
4. Dans Points à regarder, saisissez ce que la passe doit vérifier en plus : corrections connues, contexte utile.
5. Sélectionnez Lancer le raffinage.

Résultat : la passe est toujours complète, vos consignes s'y ajoutent sans la rétrécir. Relisez le résultat avant de marquer le compte rendu révisé : c'est vous qui signez.

Importer un compte rendu reçu d'une autre organisation#

Quand votre correspondant tient lui aussi ses rencontres dans Symbifox, son courriel porte une copie reprenable : vous la versez chez vous sans rien retaper.

1. Allez à Rencontres › Comptes rendus › Importer un compte rendu.
2. Sélectionnez Charger votre fichier et choisissez la pièce jointe reçue.
3. Sélectionnez Vérifier le fichier. Le contenu s'affiche, sans que rien ne soit créé.
4. Facultatif : choisissez le Projet où ranger la copie.
5. Sélectionnez Importer, ou Importer quand même si le même compte rendu a déjà été repris.

Résultat : le compte rendu entre en brouillon, sans destinataire. L'import ne crée ni contact, ni tâche, ni projet : c'est une copie reçue, pas un envoi à refaire.

Tenir le tableau de bord à jour#

Le tableau de bord ne vaut que s'il ne montre que des rencontres qui vous regardent.

1. Allez à Rencontres › Tableau de bord.
2. Laissez Mes responsabilités activé pour ne voir que ce dont vous répondez, ou désactivez-le pour voir l'équipe.
3. Activez Regrouper par projet quand vous suivez plusieurs mandats.
4. Sur l'événement d'une rencontre, réglez le Responsable de l'OdJ et le Responsable du CR si l'organisateur n'est pas la bonne personne.
5. Pour écarter une rencontre du suivi, cochez Exclure du tableau de bord sur son événement; pour écarter tout un mandat ou tout un contact, cochez la même case sur le projet ou sur le contact.

Résultat : les six compteurs du haut et les deux colonnes de travail ne comptent plus que ce qui reste réellement à faire.

Les menus, un à un#

Rencontres › Tableau de bord : l'écran d'accueil de l'application. Six compteurs en haut (à venir sans ordre du jour, ordres du jour à envoyer, rencontres passées sans compte rendu, comptes rendus à réviser, à envoyer, et le total de la semaine), deux colonnes en dessous (les ordres du jour à préparer, les comptes rendus à compléter), un champ de filtre par nom, projet ou client, et deux interrupteurs. Tout est à zéro sur la démo, et les bandeaux verts le disent.

Rencontres › Tableau de bord › Liste de suivi : les 17 rencontres suivies de Boréal en liste, une ligne par rencontre, avec sa date, son titre, son projet, son client, puis les sept étapes en colonnes et les raccourcis vers l'événement et le compte rendu. C'est la vue à ouvrir pour repérer d'un coup d'œil ce qui traîne.

Rencontres › Tableau de bord › Exclusions : menu de regroupement.

Rencontres › Tableau de bord › Exclusions › Projets exclus : les six projets de Boréal en liste, avec la case à cocher qui retire leurs rencontres du suivi.

Rencontres › Tableau de bord › Exclusions › Clients exclus : les contacts, avec la même case. Utile pour un partenaire externe dont les rencontres ne relèvent pas de votre suivi.

Rencontres › Tableau de bord › Exclusions › Rencontres exclues : les rencontres masquées une à une, avec leur sujet, leur début et leur organisateur. Vide sur la démo; l'écran rappelle que la case se décoche pour les réactiver.

Rencontres › Comptes rendus : menu de regroupement.

Rencontres › Comptes rendus › Tous les comptes rendus : les comptes rendus en liste, avec la date, le salon ou le titre, le projet, le client, la durée, l'état du rapport et le nombre de tâches. Les vues kanban et calendrier sont offertes en haut à droite. Attention au filtre Ce mois posé d'office : sur la démo, il vide l'écran alors que huit comptes rendus existent.

Rencontres › Comptes rendus › Brouillons : les comptes rendus qui ne sont ni révisés ni envoyés, filtrés sur l'état brouillon. La démo en compte un, sur le mandat de portail locataires du Groupe immobilier Vaudreuil.

Rencontres › Comptes rendus › Importer un compte rendu : l'assistant d'import, réservé aux gestionnaires. Il s'ouvre en fenêtre, sans liste derrière.

Rencontres › Ordres du jour : menu de regroupement.

Rencontres › Ordres du jour › Aujourd'hui : les ordres du jour dont la rencontre tombe aujourd'hui. Vide sur la démo.

Rencontres › Ordres du jour › Tous les ordres du jour : la liste complète, avec la date, le titre, le projet, le client, la durée prévue, le nombre de sujets, les tâches à discuter, l'état, l'état d'envoi et la date d'envoi. Vide sur la démo.

Rencontres › Ordres du jour › À venir : les ordres du jour des rencontres à venir, dans le même format.

Rencontres › Par projet : les comptes rendus groupés par projet, avec la durée cumulée de chaque groupe. Sur la démo, quatre mandats se partagent huit comptes rendus, de 40 à 180 minutes chacun.

Référence#

Champs du formulaire Ordre du jour#

Champs du formulaire Compte rendu#

Champs de la préparation sur l'événement calendrier#

Champs de l'assistant Importer un compte rendu#

Rapports et exports#

• Ordre du jour : document à vos couleurs, avec les sujets, leur durée, leur intervenant et une section des actions à discuter. Il s'obtient par Imprimer PDF et voyage en pièce jointe du courriel d'envoi.
• Compte rendu de réunion : document à vos couleurs, avec le résumé, les sujets, les décisions, les éléments d'action, les questions ouvertes et les présences. Il est joint au courriel d'envoi.
• Copie lisible par la machine : un fichier joint au courriel du compte rendu, qui porte exactement ce que le document montre. Ni transcription, ni notes de révision, ni pièce jointe.
• Les listes de comptes rendus et d'ordres du jour s'exportent par Action › Exporter.

Automatisations#

• Rappel d'un ordre du jour non envoyé : une fois par jour, une activité à faire le jour même est créée sur la personne responsable quand la rencontre arrive dans les sept jours et que l'ordre du jour n'est pas parti. Le rappel ne se dédouble pas d'un jour à l'autre.
• Report des tâches à discuter : les tâches étiquetées basculent d'elles-mêmes sur la prochaine rencontre admissible; celles qui étaient rattachées à un ordre du jour annulé reçoivent une activité à faire.
• Repère de l'envoi : à chaque départ réel, le contenu communiqué est figé. Le formulaire signale ensuite ce qui a bougé depuis, sujet par sujet.
• Propagation : créer un compte rendu depuis une rencontre déjà pourvue d'un ordre du jour relie les deux et reporte le projet, la langue et le mode.
• Appréciation après l'envoi : une demande à trois émojis part au partenaire du projet quand un compte rendu lui est envoyé, si le réglage est activé et si la personne n'a pas été sollicitée récemment. Renvoyer le compte rendu ne la redéclenche pas.
• Fenêtre de visibilité des pièces jointes : une pièce jointe à une rencontre peut n'être lisible qu'entre deux dates, autour de la date de la rencontre.

Pages publiques et portail#

• Page de contribution : le lien joint au courriel de l'ordre du jour ouvre une page où le destinataire propose des sujets et laisse des notes, sans compte. Elle se ferme à la confirmation de l'ordre du jour.
• Espace client : une tuile mène aux comptes rendus déjà envoyés à la personne ou à son organisation. Le client les relit et en retélécharge le document, régénéré à la lecture : il reflète donc les corrections faites depuis l'envoi.
• Les ordres du jour ne paraissent jamais dans l'espace client, et la transcription, les notes de révision et les notes en direct n'y sont jamais transmises.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Le suivi fonctionne par exception. Une rencontre avec des participants externes est présumée mériter un ordre du jour et un compte rendu : c'est le fait de ne pas en vouloir qui se déclare. Sur un vrai calendrier, ces exceptions sont une routine, points d'équipe et plages de travail en tête, et c'est pourquoi la dispense existe aussi sur l'étiquette d'un événement, pour régler toute une catégorie d'un coup. La valeur de l'étiquette est recopiée sur la rencontre, jamais calculée depuis elle : une rencontre reste donc modifiable seule, après coup.

Amorcer un envoi n'est pas envoyer. Ouvrir l'assistant de composition suffit à ouvrir la fenêtre de contribution, et cet horodatage-là ne prouve rien. Le départ réel est inscrit séparément, après que le courriel a quitté Symbifox. Un assistant ouvert puis fermé se lit donc « envoi non confirmé », et ce sont les départs réels, eux seuls, que le rappel quotidien et le tableau de bord regardent.

Le repère compare des contenus, pas des horodatages. Un simple « la fiche a été écrite après l'envoi » s'allume presque toujours, ne serait-ce que parce que démarrer la rencontre écrit dans chaque sujet sans rien changer à ce que les destinataires ont reçu. Le repère figé retient donc le contenu communiqué, et les corps de texte n'y voyagent que sous forme d'empreinte : il sait dire qu'un contexte a changé, jamais ce qu'il disait. Les noms de sujets, eux, voyagent en clair, faute de quoi aucun retrait ne pourrait être nommé.

Le portail est une archive, pas une divulgation. Un compte rendu n'y paraît que s'il a vraiment été envoyé, avec sa date de départ, et si la personne figure parmi les destinataires. Assister à une rencontre ne suffit pas : ce critère rouvrirait exactement le risque que la liste de destinataires écarte, celui d'un envoi que personne n'a décidé.

Les ordres du jour restent volontairement hors du portail. Ils y étaient, ils en sont sortis : aucun repère ne prouvait qu'un ordre du jour était réellement parti, et un ordre du jour interne jamais expédié devenait ainsi visible d'un client qui assistait à la rencontre. Ils reviendront le jour où le marqueur d'envoi sera aussi fiable que celui du compte rendu.

La copie reprenable ne porte que ce que le document montre. Ni transcription brute, ni notes de révision, ni pièce jointe. À l'arrivée, l'import n'apparie que des contacts qui existent déjà, ne crée ni contact ni tâche, et dépose le compte rendu en brouillon, sans destinataire : ce qui vous arrive est une copie reçue, elle n'a pas à être renvoyée.

Les documents prennent les couleurs de la société du document. Le logo, les couleurs et le pied de page viennent de la société à laquelle la rencontre appartient, et non de celle sous laquelle vous travaillez au moment d'imprimer. C'est ce qui permet à une rencontre d'une société secondaire de sortir juste, y compris depuis un courriel parti tout seul.

Dépannage#

Voir aussi#

• Projet
• Calendrier
• Rendez-vous
• Base de connaissances
• Gen, l'assistant
• Expérience client
• Les gestes communs à toutes les applications