Partie 0 · Prendre en main Symbifox

Mon bureau, Tableau de bord et Progression

Composer un bureau multi-panneaux, lire le tableau de bord unifié et suivre la progression des mandats d'accompagnement, mandat par mandat.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Bureau, Tableau de bord Symbifox, Progression · Révisé le 2026-10-06

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Trois écrans servent à voir sa journée et son organisation d'un seul coup d'œil. Mon bureau compose des écrans à plusieurs panneaux, propres à chaque personne. Le Tableau de bord, devenu la section Les chiffres de l'Accueil, réunit les chiffres de la facturation, de l'hébergement, des connaissances et de la vie privée que vos droits vous laissent lire. Progression suit, mandat par mandat, l'avancement des accompagnements clients et les heures consommées. Les tableaux de bord en feuille de calcul et les rapports BI ont leur propre chapitre, Tableaux de bord et rapports BI. Ce chapitre s'adresse à toute l'équipe pour les deux premiers, et surtout aux chargés de mandat pour le troisième.

Vue d'ensemble#

Un bureau est une mise en page nommée qui affiche côte à côte plusieurs écrans de Symbifox : vos activités, vos tâches, votre boîte de courriels, votre calendrier. Chaque panneau du bureau pointe vers un écran existant et garde sa propre barre de recherche, son sélecteur de vues et ses favoris. Vous créez autant de bureaux que de contextes (le matin, le soutien, un projet), chacun avec son nom, sa mise en page et, au choix, un raccourci clavier ou un créneau horaire. Les bureaux sont personnels : ceux d'une collègue ne paraissent pas dans votre liste.

Le Tableau de bord n'a plus de menu à lui : ses tuiles chiffrées forment la section Les chiffres, au bas de l'Accueil décrit dans Se connecter et s'orienter, sous les panneaux de l'état des lieux. On y lit les revenus des douze derniers mois, les factures fournisseurs à payer, le rapprochement bancaire et les brouillons à valider, puis, selon les modules installés, l'état de l'hébergement, des matrices de connaissances et des consentements de vie privée. Chaque tuile suit les droits de la personne qui lit : hors de ses droits, elle n'apparaît pas. D'autres modules y greffent leurs propres cartes.

Progression s'appuie sur les étapes des projets : chaque étape numérotée devient un pas dans une progression linéaire. La page interne montre tous les mandats en cours, avec l'étape atteinte, les heures consommées sur le budget et la prochaine échéance. Le client, de son côté, voit la même progression sur le portail, avec la consigne de l'étape où il est rendu.

Configuration#

Accès et droits#

Les trois écrans sont ouverts à tout utilisateur interne; aucun groupe particulier n'est requis. Trois nuances :

• Mes bureaux ne liste que vos propres bureaux. Une personne du groupe d'administration voit les bureaux de tout le monde, pour pouvoir dépanner.
• Progression lit les projets, les étapes et les feuilles de temps : vous y voyez les projets auxquels vous avez accès dans Projet.
• Les tuiles du Tableau de bord suivent les droits de la personne qui lit. Les revenus sur douze mois, les factures fournisseurs à payer et le rapprochement bancaire exigent, dans la section Comptabilité de la fiche de l'utilisateur, le niveau Facturation ou plus, ou le niveau Lecture seule. La tuile de l'hébergement exige le droit de lire les services; celle des connaissances, le droit de lire les documents, et ses lignes d'identifiants restent vides sans accès au coffre des identifiants. Hors de vos droits, une tuile est absente.

Paramètres#

Aucun réglage dans Paramètres pour ces menus. Les réglages d'un bureau sont sur sa fiche; ceux de la progression sont sur les étapes de projet (voir ci-dessous).

Données de base#

• Pour Mon bureau : au moins un bureau, créé par vous. La démo en contient un, mais il appartient à un autre compte que celui de Camille Tremblay, d'où le message Aucun bureau à l'ouverture.
• Pour Progression : des projets dont les étapes portent un numéro d'étape de progression. À l'installation, Symbifox tente de numéroter les étapes existantes d'après leurs noms; vérifiez le résultat dans Projet › Configuration › Étapes.
• Pour Tableau de bord : rien. Les tuiles se remplissent avec les données déjà saisies en facturation, en hébergement et ailleurs.

Premiers pas#

Camille Tremblay compose son bureau du matin : ses activités à gauche, ses to-do à droite, son calendrier en bas.

1. Allez à Mon bureau. L'écran affiche Aucun bureau.
2. Sélectionnez Créer mon premier bureau. Un formulaire de bureau s'ouvre.
3. Saisissez le nom « Matin ».
4. Dans Mise en page, choisissez Deux haut + un bas.
5. Dans l'onglet Panneaux, ajoutez trois lignes : une pour l'emplacement en haut à gauche avec l'action « Mes activités », une pour l'emplacement en haut à droite avec l'action « To-dos », une pour l'emplacement du bas avec l'action « Réunions » en vue calendrier.
6. Enregistrez, puis sélectionnez Ouvrir le bureau.
7. Dans le bureau, sélectionnez l'étoile de la barre latérale, ou revenez sur la fiche et sélectionnez Définir par défaut.

Le bureau s'ouvre avec ses trois panneaux. À partir de maintenant, Mon bureau l'affiche directement, et chaque panneau se manipule comme l'écran d'origine : recherche, filtres, changement de vue, création.

Tâches courantes#

Créer un bureau#

Vous créez un bureau par contexte de travail.

1. Allez à Mon bureau › Mes bureaux.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Saisissez un nom dans le premier champ.
4. Dans Mise en page, choisissez la disposition : un seul panneau, deux colonnes, deux en haut et un en bas, un en haut et deux en bas, quatre quadrants ou trois rangées.
5. Dans l'onglet Panneaux, ajoutez une ligne par panneau (voir la tâche suivante).
6. Enregistrez.

Le bureau apparaît dans la liste Mes bureaux et dans la barre latérale des bureaux.

Composer les panneaux d'un bureau#

Chaque panneau affiche un écran existant, dans la vue de votre choix.

1. Ouvrez le bureau dans Mon bureau › Mes bureaux, onglet Panneaux.
2. Ajoutez une ligne et choisissez l'emplacement dans la mise en page (haut gauche, bas, rangée 2…). Un emplacement étranger à la mise en page est refusé.
3. Choisissez l'action, c'est-à-dire l'écran à afficher : « Mes activités », « To-dos », « Tickets », « Réunions », ou tout autre écran de Symbifox que vous pouvez ouvrir. Le sélecteur ne propose que ceux-là.
4. Choisissez le type de vue (kanban, liste, calendrier, tableau croisé, graphique, activité). Seules les vues offertes par l'écran sont acceptées.
5. Réglez le poids, de 1 à 4 : plus il est élevé, plus le panneau est grand par rapport à ses voisins.
6. Facultatif : saisissez un nom d'affichage, un filtre supplémentaire ou un contexte supplémentaire; ces deux derniers champs attendent une expression technique et sont réservés à l'administration.
7. Enregistrez.

À l'ouverture du bureau, chaque panneau se charge avec son écran.

Travailler dans un bureau#

Un bureau ouvert se manipule comme plusieurs écrans côte à côte.

1. Allez à Mon bureau. Le bureau par défaut, ou celui du créneau horaire en cours, s'ouvre.
2. Dans un panneau, utilisez la barre de recherche, les filtres et les favoris comme dans l'écran d'origine (voir Les gestes communs à toutes les applications).
3. Sélectionnez une icône du sélecteur de vues du panneau pour changer de vue.
4. Sélectionnez un enregistrement pour l'ouvrir en plein écran; le fil d'Ariane vous ramène au bureau.
5. Sélectionnez le bouton de création du panneau pour créer un enregistrement dans cet écran.
6. Sélectionnez l'icône de rechargement du panneau pour le rafraîchir seul.

Le bouton d'enregistrement de la disposition mémorise la vue choisie dans chaque panneau; sans lui, le bureau rouvre dans les vues de sa fiche. Les favoris enregistrés dans un panneau appartiennent à l'écran d'origine : ils sont aussi disponibles hors du bureau.

Passer d'un bureau à l'autre#

1. Dans un bureau, sélectionnez l'icône de menu (trois traits) de la barre du bureau pour afficher ou masquer la barre latérale.
2. Dans la barre latérale, sélectionnez le bureau voulu. L'étoile marque le bureau par défaut; une pastille rappelle le raccourci clavier s'il y en a un.

Le choix d'afficher ou non la barre latérale est retenu dans votre navigateur.

Définir le bureau par défaut et un créneau horaire#

Un seul bureau par personne est le bureau par défaut. Un bureau peut aussi prendre le dessus à certaines heures.

1. Allez à Mon bureau › Mes bureaux et ouvrez le bureau.
2. Sélectionnez Définir par défaut. Le bouton existe aussi sur la ligne de la liste.
3. Facultatif : dans Actif quand, choisissez En tout temps, Matin (5 h à 12 h), Après-midi (12 h à 18 h), Soir (18 h à minuit) ou Nuit (minuit à 5 h).
4. Enregistrez.

À l'ouverture de Mon bureau, Symbifox ouvre d'abord le bureau dont le créneau couvre l'heure courante, sinon le bureau par défaut, sinon le premier de la liste.

Attribuer un raccourci clavier à un bureau#

1. Ouvrez le bureau dans Mon bureau › Mes bureaux.
2. Dans Raccourci clavier, saisissez une combinaison, par exemple « alt+1 » ou « shift+g ».
3. Enregistrez.

Le raccourci ouvre ce bureau depuis n'importe quel écran de Symbifox. Deux de vos bureaux ne peuvent pas porter le même raccourci.

Dupliquer un bureau#

Utile pour essayer une autre disposition sans perdre l'originale.

1. Allez à Mon bureau › Mes bureaux.
2. Sur la ligne du bureau, sélectionnez Dupliquer. Le bouton existe aussi sur la fiche.

Une copie du bureau et de ses panneaux est créée à votre nom. Une personne de l'administration peut ainsi dupliquer pour elle-même le bureau d'une collègue, puis l'ajuster.

Archiver un bureau#

1. Ouvrez le bureau et sélectionnez l'icône de rouage, puis Archiver.

Le bureau disparaît de la barre latérale. Le filtre Archivé de la liste permet de le retrouver et de le désarchiver.

Lire le Tableau de bord#

1. Allez à Accueil et faites défiler jusqu'à la section Les chiffres.
2. Parcourez les tuiles. Chaque tuile porte un chiffre et une étiquette; sélectionnez-la pour ouvrir la liste correspondante dans l'application concernée.

Une tuile absente signifie que le module correspondant n'est pas installé, ou que vos droits ne vous laissent pas lire ses données (voir Accès et droits). Une tuile qui affiche « Données non disponibles » signale une erreur de lecture sur ce seul domaine, sans bloquer les autres. Une tuile à 0 signifie qu'il n'y a rien à montrer. Sur la démo, l'écran capturé affiche le bandeau Erreur de chargement avec le bouton Réessayer; voir Dépannage.

Préparer un projet pour la Progression#

La progression se lit dans les étapes du projet. Chaque étape numérotée devient un pas.

1. Allez à Projet › Configuration › Étapes et ouvrez une étape.
2. Saisissez le Numéro d'étape de progression : 1 pour la première, 2 pour la suivante, et ainsi de suite. Laissez 0 pour une étape à exclure de la progression.
3. Facultatif : saisissez un Nom d'étape de progression court (« Démarrage », « Audit initial »). Vide, le nom de l'étape est repris.
4. Cochez Visible portail client pour montrer l'étape au client; décochez-la pour une étape interne (revue, facturation).
5. Saisissez au besoin une Consigne client, l'instruction affichée au client quand le mandat est rendu à cette étape (« Téléversez vos formulaires X et Y »).
6. Enregistrez et répétez pour chaque étape du projet.

Le projet apparaît dans Progression avec sa trame d'étapes.

Suivre les mandats dans Progression#

1. Allez à Progression.
2. Lisez les tuiles du haut : nombre de projets, heures totales, puis les projets Dépassés, Critiques, Attention, Ralentis, Inactifs, Terminés et En pause.
3. Filtrez avec Rechercher un client…, Tous les secteurs, Tous les budgets et Toute activité; changez l'ordre avec Tri : Activité.
4. Sur une carte, lisez les heures consommées sur le budget (par exemple « 37.8 / 40 h », 94,5 %), la barre de progression, le pourcentage global d'avancement dans les étapes, la prochaine échéance et le nombre de tâches.
5. Sélectionnez une carte pour ouvrir le détail du mandat : la séquence complète des étapes, l'étape atteinte, les tâches et les heures.
6. Sélectionnez Recharger après une saisie faite ailleurs.

Le cadre rouge d'une carte signale un mandat dépassé ou critique; le badge à côté du nom indique le secteur déduit du nom du projet (entreprise, interne, CPE, OBNL, école).

Les menus, un à un#

Mon bureau : ouvre votre bureau par défaut, ou celui du créneau horaire en cours. Sans bureau à votre nom, l'écran affiche Aucun bureau et le bouton Créer mon premier bureau.

Mon bureau › Mes bureaux : liste de vos bureaux, avec les colonnes Nom, Mise en page, Actif quand, Raccourci clavier et Par défaut, et sur chaque ligne les boutons Ouvrir et Dupliquer. La capture, prise avant la traduction de ces libellés, en montre quatre en anglais. Le formulaire porte les boutons Ouvrir le bureau, Définir par défaut et Dupliquer, et l'onglet Panneaux. Capture du formulaire : m556_form.png.

Tableau de bord : ce menu n'existe plus. Ses tuiles forment la section Les chiffres de l'Accueil, décrite à Lire le Tableau de bord. La capture ci-dessous montre l'ancien écran, en erreur de chargement.

Progression : la page Progression Accompagnement, avec ses tuiles, ses filtres, son tri et ses cartes de projets. Aucun sous-menu.

Référence#

Champs du formulaire Bureau#

Champs du formulaire Étape de tâche (ajoutés pour la Progression)#

Rapports et exports#

Aucun rapport imprimable dans ces trois menus. Les tuiles du Tableau de bord et de Progression mènent aux listes des applications concernées, d'où l'exportation se fait comme partout (voir Exporter et importer).

Automatisations#

• À l'ouverture de Mon bureau, Symbifox choisit le bureau du créneau horaire en cours, sinon le bureau par défaut, sinon le premier.
• Le Tableau de bord recalcule ses tuiles à chaque ouverture. Chaque tuile est lue séparément : l'échec de l'une n'empêche pas les autres.
• Progression classe chaque projet dans un secteur d'après son nom, et calcule à chaque ouverture les heures consommées, l'avancement dans les étapes et l'état (dépassé, critique, ralenti, inactif…).
• À l'installation de la Progression, les étapes existantes reçoivent un numéro et un libellé d'après un tableau de mots-clés; l'opération peut être relancée sans doublon.

Pages publiques et portail#

Le client connecté au portail voit la progression de son mandat : les étapes cochées Visible portail client, l'étape en cours, ce qui s'en vient et la Consigne client de l'étape atteinte. Les étapes internes n'y paraissent pas. Le portail reprend l'identité visuelle de l'organisation (voir Paramètres et identité de marque).

Modules qui enrichissent cette application#

Le Tableau de bord accepte d'autres cartes du même genre.

Les tuiles d'hébergement, de matrices de connaissances et de vie privée paraissent d'elles-mêmes quand les applications Gestion d'hébergement, Base de connaissances et Vie privée sont installées; elles ne sont pas des modules à part.

La carte Parc informatique, qui résume l'état des mises à jour des machines suivies, paraît après celle de l'hébergement quand le module des mises à jour du parc est installé. Voir Mises à jour du parc.

Comprendre#

Pourquoi Camille voit un bureau dans la liste, mais « Aucun bureau » à l'ouverture. Chaque personne ne voit que ses bureaux, sauf l'administration, qui voit tout. Le bureau de la démo appartient à un autre compte; Camille le voit dans Mes bureaux parce qu'elle administre, mais Mon bureau ne cherche que les siens. Dupliquer lui en fait une copie à son nom.

Un seul bureau par défaut, un raccourci par combinaison. Ces deux règles sont vérifiées par la base : un second bureau par défaut, ou deux bureaux avec le même raccourci, sont refusés au moment d'enregistrer.

Le créneau horaire passe avant le bureau par défaut. C'est voulu : le bureau du matin s'ouvre le matin même si un autre est marqué par défaut. Laissez En tout temps sur les bureaux qui ne dépendent pas de l'heure.

Les panneaux reprennent les droits des écrans. Un panneau n'affiche que ce que l'écran d'origine vous montrerait; un bureau ne donne aucun accès supplémentaire.

Le Tableau de bord ne dépend pas des modules qu'il affiche. Il s'installe sur une base qui n'a ni hébergement, ni connaissances, ni vie privée, et y montre seulement les tuiles de facturation. Une tuile disparaît quand son module est absent, ou quand la personne qui lit n'a pas le droit d'en lire les données; elle dit « Données non disponibles » quand la lecture a échoué; elle affiche 0 quand il n'y a rien. Trois états différents, pour ne pas confondre une panne avec une absence. Ce qui n'est pas à vous n'est pas en panne : une tuile hors de vos droits n'annonce donc aucune erreur. Les tuiles comptables lisent le grand livre directement, sans passer par les règles qui bornent une personne à ses propres factures; c'est pourquoi elles exigent un niveau de la comptabilité plutôt que le simple droit de lire une facture.

Le Tableau de bord n'est plus la porte d'entrée. Une version antérieure imposait cette page comme écran d'ouverture à tout le monde. Depuis la version 18.0.1.2.0, l'écran d'ouverture est celui de l'accueil, et le réglage personnel de chacun est respecté. L'accueil a ensuite absorbé les tuiles elles-mêmes : deux écrans répondaient à la même question sur les mêmes données, il n'en reste qu'un.

Progression ne stocke rien de nouveau sur les projets. Elle lit les étapes numérotées, les tâches et les feuilles de temps. Le pourcentage d'heures compare le temps saisi au budget d'heures du projet; le pourcentage global mesure la place de l'étape atteinte dans la séquence. Un projet dont aucune étape n'est numérotée reste à 0 % global.

Dépannage#

Voir aussi#

• Se connecter et s'orienter : la page d'accueil et la barre du haut.
• Les gestes communs à toutes les applications : vues, filtres et favoris, repris tels quels dans les panneaux.
• To-do, Bloc-notes et Minuterie : les écrans que l'on place le plus souvent dans un bureau.
• Projet : les étapes de projet sur lesquelles repose la Progression.
• Feuilles de temps : les heures que la Progression compare au budget.
• Facturation : la source des tuiles comptables du Tableau de bord.
• Tableaux de bord et rapports BI : les tableaux de bord en feuille de calcul, les mesures nommées et les rapports interactifs.