Partie 0 · Prendre en main Symbifox

To-do, Bloc-notes et Minuterie

Les to-do personnels, les notes rapides liées aux fiches et convertibles en activité, la minuterie de feuille de temps et le digest quotidien.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Bloc-notes, Chronomètre, Daily To-Do Digest · Applications de base : To-Do · Révisé le 2026-09-11

Trois menus servent à tenir sa propre journée : To-do pour les tâches personnelles sans projet, Bloc-notes pour noter sur le vif sans quitter l'écran en cours, Minuterie pour capter le temps passé sur les tâches et le verser en feuille de temps. Un quatrième outil ne se voit pas dans la barre : le digest quotidien, un courriel du matin qui résume ce qui attend chacun. Ce chapitre s'adresse à toute l'équipe; la section sur le digest concerne surtout l'administration.

Vue d'ensemble#

Un to-do est une tâche qui n'appartient à aucun projet : une chose à faire, pour soi, rangée dans des étapes personnelles (« Cette semaine », « Plus tard »). Le jour où elle grossit, un to-do se convertit en tâche de projet.

Une note du Bloc-notes est un texte mis en forme, privé par défaut, que l'on attache à une ou plusieurs fiches : un contact, un devis, un projet, un ticket, toute fiche qui a un fil de discussion. Elle se retrouve par la recherche, par ses étiquettes, par l'épingle, ou depuis la fiche liée grâce au bouton d'accès rapide Notes. Une note se transforme en activité datée ou en tâche de projet sans ressaisir le contexte. Elle se prend depuis n'importe quel écran, par l'icône de note de la barre du haut.

La minuterie vit dans la barre du haut, sous l'icône de sablier. Vous la démarrez depuis une tâche, un kanban ou la liste des tâches récentes; plusieurs minuteries peuvent tourner en même temps. À l'arrêt, une fenêtre propose la durée arrondie et une description : confirmer crée la ligne de feuille de temps sur la bonne tâche. Le menu Minuterie ouvre la même chose en pleine page, avec les totaux du jour et de la semaine.

Le digest quotidien est un courriel envoyé chaque matin à l'heure choisie : activités et tâches en retard ou du jour, aperçu des jours à venir, rencontres à préparer, météo et citation. Il ne se lit pas dans Symbifox mais dans sa boîte de courriel; il se règle dans les menus techniques.

Configuration#

Accès et droits#

• To-do est ouvert à tout utilisateur interne. Un to-do n'est visible que par les personnes qui y sont assignées.
• Bloc-notes est ouvert à tout utilisateur interne. Une note est privée : seule son auteure la voit, sauf si elle coche Partagée, auquel cas les autres la lisent sans pouvoir la modifier. Une note ne donne aucun accès aux fiches liées : une fiche que vous ne pouvez pas lire ne s'affiche pas.
• Minuterie exige le groupe Feuilles de temps / Utilisateur, le même que pour saisir des heures. Les descriptions préréglées se modifient avec le groupe Feuilles de temps / Approbateur.
• Le digest se configure avec le groupe d'administration, dans les menus techniques.

Paramètres#

• Paramètres › Feuilles de temps : Mode d'arrondi (Aucun, Arrondir toujours, Arrondir sous un seuil), Incrément d'arrondi (1, 5, 10 ou 15 minutes) et Seuil d'arrondi (minutes), visible seulement dans le mode par seuil. Par défaut, l'arrondi est toujours appliqué, par tranches de 5 minutes.
• Bloc-notes › Configuration › Mes préférences : le Rappel par défaut (Bloc-notes) proposé dans la fenêtre de création rapide, réglé à Aujourd'hui sur la démo.
• Sur votre fiche utilisateur : Ville météo (digest), Latitude météo (digest) et Longitude météo (digest), pour recevoir la météo d'une autre ville que celle du digest.

Données de base#

• Les étiquettes de note, dans Bloc-notes › Configuration › Étiquettes. La démo en a sept : À faire, Brouillon, Client, Idée, Interne, Rappel et Référence.
• Les descriptions préréglées de la minuterie, dans Feuilles de temps › Feuilles de temps › Presets de description. La démo en a quatre : Développement, Réunion, Support, Révision.
• Pour la minuterie, des tâches dans des projets où les feuilles de temps sont activées (voir Projet).
• Pour le digest, une configuration dans Paramètres › Technique › Digest quotidien › Configuration. La démo n'en a aucune; les 120 citations sont livrées d'office.

Premiers pas#

Camille Tremblay note une idée en plein travail, puis en fait un rappel sur la fiche du client.

1. Depuis n'importe quel écran, sélectionnez l'icône de note dans la barre du haut. La fenêtre de création rapide s'ouvre.
2. Saisissez le titre « Rappeler la Clinique dentaire Rosemont pour le devis » et une ligne de contenu.
3. Dans le champ de fiche liée, saisissez « Rosemont » et sélectionnez le contact Clinique dentaire Rosemont.
4. Enregistrez. La fenêtre se ferme; l'écran en cours n'a pas bougé.
5. Allez à Bloc-notes › Toutes les notes et ouvrez la note, seule sous le filtre Mes notes.
6. Dans l'en-tête de la note, sélectionnez Demain.

Une activité À faire, échéance demain, est créée sur la fiche de la Clinique dentaire Rosemont, avec le titre de la note. Elle apparaît dans le fil de discussion du contact, sous l'icône d'horloge de la barre du haut, et le bouton d'accès rapide Activités de la note la retrouve.

Tâches courantes#

Créer et ranger ses to-do#

Un to-do est une tâche sans projet, rangée dans vos étapes personnelles.

1. Allez à To-do.
2. Dans le volet de gauche, saisissez un nom dans Étape personnelle… et sélectionnez Ajouter, par exemple « Cette semaine ».
3. Sélectionnez Nouveau, saisissez le titre et enregistrez; ou sélectionnez le + d'une colonne pour créer sur place.
4. Faites glisser les cartes d'une étape à l'autre.

Le kanban affiche vos étapes en colonnes. Le filtre Ouvert, posé par défaut, masque les to-do terminés. Les étapes personnelles n'appartiennent qu'à vous.

Terminer un to-do#

1. Ouvrez le to-do, ou repérez-le dans la liste.
2. Changez son état pour Terminé, par la pastille d'état de la carte, de la ligne ou du formulaire.

Le to-do disparaît du filtre Ouvert. Retirez la facette Ouvert de la barre de recherche pour le revoir.

Convertir un to-do en tâche de projet#

Quand un to-do concerne l'équipe, faites-en une tâche.

1. Ouvrez le to-do.
2. Sélectionnez l'icône de rouage à côté du titre, puis Convertir en tâche.
3. Choisissez le projet et, au besoin, l'étape.
4. Confirmez.

La tâche s'ouvre dans Projet avec le titre, la description et les personnes assignées du to-do.

Prendre une note rapide#

1. Depuis tout écran, sélectionnez l'icône de note de la barre du haut.
2. Saisissez un titre et le contenu; mettez en forme au besoin (titres, listes, gras).
3. Facultatif : collez ou faites glisser une image dans le contenu; le fichier est joint et l'image insérée.
4. Vérifiez la fiche liée : si vous étiez sur un contact, une tâche, un projet ou une opportunité, elle est déjà remplie.
5. Choisissez le rappel proposé, ou laissez celui par défaut.
6. Enregistrez.

La note est créée à votre nom, privée. Un clic droit sur la même icône ouvre la liste de vos notes.

Lier une note à plusieurs fiches#

Une note peut concerner à la fois un client, son devis et son projet.

1. Ouvrez la note dans Bloc-notes › Toutes les notes.
2. Dans l'onglet Liens, ajoutez une ligne.
3. Dans Fiche, saisissez un nom, un numéro ou collez l'adresse d'une page Symbifox, puis sélectionnez la fiche dans les résultats groupés par type.
4. Faites glisser la poignée des lignes pour ordonner les liens; le premier est le Lien primaire.
5. Enregistrez.

Le bouton Ouvrir de l'en-tête mène à la fiche primaire; la colonne Lié à de la liste résume les liens. Sur chaque fiche liée, le bouton d'accès rapide Notes compte les notes qui la concernent.

Épingler, colorer et étiqueter une note#

1. Dans le kanban, sélectionnez l'épingle de la carte pour épingler ou désépingler; dans la liste, la bascule fait de même. Sur le formulaire, les boutons sont Épingler et Désépingler.
2. Dans le menu de la carte (les trois points), choisissez une couleur.
3. Sur le formulaire, ajoutez des Étiquettes.

Les notes épinglées ont leur menu, Bloc-notes › Épinglées. Les couleurs forment une bande en haut de la carte.

Donner une échéance à une note#

1. Ouvrez la note et saisissez une Échéance.
2. Enregistrez.

La note apparaît dans la vue calendrier de Toutes les notes (troisième icône du sélecteur de vues) et sous le filtre En retard une fois la date passée. Une échéance de note n'est pas une activité : rien n'est créé sur la fiche liée.

Partager une note#

1. Ouvrez la note et cochez Partagée.
2. Enregistrez.

Les autres membres de l'équipe la voient sous le filtre Partagées. Vous seule pouvez la modifier.

Convertir une note en activité#

Une note liée à une fiche devient un rappel daté sur cette fiche.

1. Ouvrez la note.
2. Dans l'en-tête, sélectionnez Aujourd'hui, Demain, +2 jours ou +1 semaine pour créer aussitôt une activité À faire à cette échéance.
3. Pour choisir davantage, sélectionnez Personnaliser… : réglez Type, Échéance, Résumé, Détails, Assignée à et, au besoin, la Cible, puis sélectionnez Créer l'activité.

Une activité est créée par fiche liée : une note liée à trois tâches produit trois activités. Le bouton d'accès rapide Activités de la note les retrouve. Une fiche qui n'accepte pas les activités (un événement de calendrier, par exemple) est sautée.

Convertir une note en tâche#

1. Ouvrez la note et sélectionnez Convertir en tâche.
2. Vérifiez le Titre et la Description, repris de la note.
3. Choisissez le Projet et, au besoin, l'Étape, une Tâche parente, les personnes dans Assignée à, une Échéance, des Étiquettes et un Client.
4. Laissez Lier la note à la tâche coché pour garder la trace; cochez Archiver la note si elle ne sert plus.
5. Sélectionnez Créer la tâche.

La tâche s'ouvre si Ouvrir la tâche est coché. Le bouton d'accès rapide Tâches de la note retrouve les tâches nées de la note.

Rediriger une note vers une autre fiche#

Une note attachée à la mauvaise fiche se déplace sans la recopier.

1. Ouvrez la note et sélectionnez Re-router…; ou, dans la liste ou le kanban, cochez plusieurs notes et sélectionnez Action › Re-router vers une fiche.
2. Dans Nouvelle fiche, cherchez la fiche par son nom, son numéro ou l'adresse de sa page.
3. Dans Mode, choisissez Remplacer les liens existants ou Ajouter aux liens existants.
4. Sélectionnez Re-router, lisez le Résultat, puis Fermer.

Seuls les liens changent : rien n'est publié ni envoyé. Une note archivée se redirige aussi.

Retrouver ses notes#

1. Allez à Bloc-notes › Toutes les notes.
2. Saisissez un mot dans la barre de recherche, ou ouvrez le panneau de recherche et cochez Mes notes, Épinglées, Partagées, Liées ou En retard.
3. Changez de vue avec le sélecteur : kanban, liste ou calendrier.

Depuis un contact, une tâche, un projet ou une opportunité, le bouton d'accès rapide Notes ouvre directement les notes de cette fiche.

Archiver une note#

1. Ouvrez la note et sélectionnez Archiver.

La note quitte les listes; le filtre Archivé la retrouve, et Désarchiver la ramène.

Gérer les étiquettes de note#

1. Allez à Bloc-notes › Configuration › Étiquettes.
2. Sélectionnez Nouveau, saisissez le nom et choisissez une couleur; ou modifiez une ligne sur place.
3. Désactivez la bascule d'une étiquette pour la retirer des choix sans la supprimer.

Régler le rappel par défaut#

1. Allez à Bloc-notes › Configuration › Mes préférences.
2. Dans Rappel par défaut (Bloc-notes), choisissez le rappel proposé à chaque création rapide.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Démarrer une minuterie#

Quatre points de départ, pour le même résultat.

1. Sur la fiche d'une tâche, sélectionnez Commencer dans l'en-tête. Ou, sur une carte du kanban des tâches, sélectionnez le bouton de lecture vert.
2. Ou sélectionnez l'icône de sablier de la barre du haut, repérez la tâche dans la liste des tâches récentes et sélectionnez son bouton de lecture.
3. Ou allez à Minuterie, saisissez un nom dans Chercher une tâche… et démarrez depuis le résultat.

L'icône de sablier devient un point vert qui bat, avec le nom de la tâche et le temps écoulé. Le bouton de la tâche devient Arrêter. Une seconde minuterie sur la même tâche est refusée.

Mettre en pause et reprendre#

1. Ouvrez la liste de la barre du haut par l'icône de sablier.
2. À côté de la minuterie, sélectionnez le bouton de pause (orange). Le temps se fige et une étiquette Pause s'affiche.
3. Sélectionnez le bouton de reprise (vert) pour repartir de là.

Le temps cumulé avant la pause est conservé, sur autant de cycles que nécessaire. Quand toutes vos minuteries sont en pause, l'icône montre un point orange fixe.

Arrêter une minuterie et créer la feuille de temps#

1. Sélectionnez Arrêter sur la tâche, ou le bouton d'arrêt rouge à côté de la minuterie dans la liste de la barre du haut.
2. Dans la fenêtre, lisez la Durée brute et corrigez au besoin Heures et Minutes, préremplies avec la durée arrondie.
3. Sélectionnez une pastille de description préréglée, ou saisissez la Description; elle est préremplie avec le nom de la tâche.
4. Sélectionnez Confirmer.

Une ligne de feuille de temps est créée sur le projet et la tâche, et la minuterie disparaît. Supprimer efface la minuterie sans rien saisir; Annuler la relance comme si de rien n'était.

Suivre plusieurs minuteries#

1. Démarrez une seconde minuterie sur une autre tâche. Une confirmation vous le demande la première fois; cochez l'option pour ne plus la voir.
2. Ouvrez la liste par l'icône de sablier : chaque minuterie s'y affiche avec son temps, en couleur selon la durée (normal sous une heure, orange entre une et deux heures, rouge au-delà).
3. Pour tout clore d'un coup, sélectionnez Arrêter tout; pour ranger seulement celles en pause, Arrêter les rouges.

Le bas de la liste affiche vos totaux du jour et de la semaine. Le nombre de minuteries actives apparaît sur l'icône.

Épingler des tâches dans la minuterie#

1. Ouvrez la liste par l'icône de sablier.
2. Sélectionnez l'étoile d'une tâche récente.

Les tâches épinglées passent en tête de la liste, même sans feuille de temps récente. Chacun gère ses propres épingles.

Gérer les descriptions préréglées#

1. Allez à Feuilles de temps › Feuilles de temps › Presets de description.
2. Sélectionnez Nouveau, saisissez le Nom (le libellé de la pastille) et le Texte (ce qui est inséré dans la description), puis enregistrez.

Les pastilles sont partagées par toute l'équipe; seuls les approbateurs de feuilles de temps les modifient.

Configurer le digest quotidien#

1. Allez à Paramètres › Technique › Digest quotidien › Configuration et sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez le Nom et choisissez les Destinataires.
3. Réglez l'Heure d'envoi (0 à 23), évaluée dans le fuseau horaire de chaque destinataire.
4. Dans l'onglet Widgets, cochez les sections voulues : Activités en retard, Activités du jour, Tâches en retard, Tâches du jour, Tâches à venir avec le nombre de Jours à venir, Météo avec la Ville météo (défaut) et ses coordonnées, Citation inspirante, Rencontres (OdJ + CR).
5. Facultatif : choisissez une Compagnie pour ne compter que ses tâches.
6. Enregistrez.

Le lendemain, à l'heure choisie, chaque destinataire reçoit son digest. Pour vérifier tout de suite, sélectionnez Test (moi seul), qui n'envoie qu'à vous; Envoyer maintenant envoie à tous les destinataires.

Gérer les citations du digest#

1. Allez à Paramètres › Technique › Digest quotidien › Citations.
2. Ajoutez une ligne avec la Citation et l'Auteur, ou désactivez une citation existante.

Les citations actives tournent au hasard, une par digest.

Les menus, un à un#

To-do : vos to-do en kanban, par étapes personnelles, avec le volet Étape personnelle… et le filtre Ouvert. Vues kanban, liste et activité; le formulaire s'ouvre depuis une carte. Vide sur la démo pour Camille.

Bloc-notes : menu de regroupement.

Bloc-notes › Toutes les notes : vos notes en kanban, sous le filtre Mes notes; vues liste et calendrier aussi. Un écran vide affiche l'aide et les raccourcis. Les neuf notes de la démo appartiennent à d'autres comptes et restent privées. Capture du formulaire : m392_form.png.

Bloc-notes › Épinglées : les notes épinglées, en kanban ou en liste, sous le filtre Épinglées.

Bloc-notes › Configuration : menu de regroupement.

Bloc-notes › Configuration › Étiquettes : la liste des étiquettes, modifiable sur place, avec les colonnes Name, Color et Active. Sur la démo, ces trois libellés sont en anglais.

Bloc-notes › Configuration › Mes préférences : la fenêtre Préférences Bloc-notes, avec le seul champ Rappel par défaut (Bloc-notes).

Minuterie : la page des minuteries en cours, avec les totaux aujourd'hui et cette semaine, le champ Chercher une tâche… et, sans minuterie, le message Aucune minuterie en cours. Le menu n'apparaît qu'aux utilisateurs des feuilles de temps.

Référence#

Champs du formulaire Note#

Champs de l'assistant Convertir une note en tâche#

Champs de la fenêtre d'arrêt de minuterie#

Champs du formulaire Digest quotidien#

Rapports et exports#

Aucun rapport propre à ces menus. La page Minuterie affiche les totaux du jour et de la semaine; les heures confirmées se retrouvent dans les rapports de Feuilles de temps. Les notes et les to-do s'exportent depuis leur vue liste, comme partout.

Automatisations#

• Une minuterie confirmée crée aussitôt une ligne de feuille de temps sur la tâche, pour l'employé associé à votre compte.
• La liste des tâches récentes de la minuterie se construit d'elle-même à partir de vos dix dernières tâches avec feuille de temps.
• Le temps écoulé est compté depuis l'heure de départ : changer de page ou fermer le navigateur n'arrête rien.
• Une note sans titre reçoit un titre tiré de son contenu.
• Le digest est vérifié chaque heure et part à l'heure choisie, une fois par jour et par destinataire, dans le fuseau horaire de chacun. La météo vient d'un service en ligne public; la citation change chaque jour.

Pages publiques et portail#

Aucune page publique ni portail pour ces menus.

Modules qui enrichissent cette application#

Comprendre#

Pourquoi le Bloc-notes de Camille est vide. Les neuf notes de la démo ont été écrites par d'autres comptes et ne sont pas partagées. Une note privée n'existe que pour son auteure; l'administration n'y voit rien non plus.

Une note n'est pas une activité. L'échéance d'une note ne prévient personne : elle sert à trier et à voir la note au calendrier. Pour un rappel qui compte, convertissez la note en activité; elle vivra alors sur la fiche liée, avec les autres activités.

Une activité par fiche liée. La conversion crée une activité sur chaque fiche de l'onglet Liens. Liez la note à la seule fiche utile avant de convertir, ou passez par Personnaliser… et sa Cible.

Un to-do est une tâche sans projet. Il utilise le même formulaire que les tâches de Projet, avec des étapes personnelles à la place des étapes du projet. Convertir un to-do en tâche revient à lui donner un projet.

Pourquoi la minuterie est refusée sur une tâche. Le bouton Commencer n'apparaît que si les feuilles de temps sont activées sur le projet de la tâche et si votre compte a le groupe des feuilles de temps. Une seconde minuterie sur une tâche où la vôtre tourne déjà est refusée.

L'arrondi ne modifie pas le temps réel. La fenêtre d'arrêt affiche toujours la Durée brute; l'arrondi ne touche que la durée proposée, que vous pouvez corriger avant de confirmer. En mode Arrondir sous un seuil, une durée au-delà du seuil est proposée telle quelle.

Le digest respecte le fuseau de chacun. Deux destinataires dans deux fuseaux reçoivent le digest à la même heure locale. Les tâches masquées dans leur projet ne sont pas détaillées, mais un lien les résume.

Dépannage#

Voir aussi#

• Les gestes communs à toutes les applications : les activités, le fil de discussion et la fiche cible.
• Projet : les tâches, les projets et l'activation des feuilles de temps.
• Feuilles de temps : les lignes créées par la minuterie et leurs rapports.
• Calendrier : où paraissent les notes datées et les activités de réunion.
• Rencontres : les ordres du jour et comptes rendus rappelés par le digest.
• Mon bureau, Tableau de bord et Progression : placer ses to-do et ses activités dans un bureau.