Partie 2 · Clients, ventes et relation
Organigrammes
Les deux organigrammes que Symbifox tire de vos contacts, la chaîne de commande d'une entreprise et la structure de détention d'un groupe, à l'écran comme en PDF.
Deux questions reviennent sans arrêt dans un mandat, et aucune des deux n'a d'endroit naturel où s'écrire. La première : dans l'entreprise de votre client, qui relève de qui. La seconde : dans le groupe auquel elle appartient, qui détient quoi. Symbifox ajoute pour cela deux entrées dans l'application Contacts, Organigramme et Détention, qui se nourrissent des fiches que vous tenez déjà. Ce chapitre s'adresse à toute personne qui documente une organisation cliente, et aux gestionnaires qui inscrivent la structure d'un groupe.
Vue d'ensemble#
Les deux organigrammes partent du même endroit : le carnet de contacts. Rien n'est saisi deux fois, et rien ne vit dans un fichier à côté.
Le premier dessine les personnes. Sur la fiche d'un contact, un champ Supérieur immédiat dit de qui cette personne relève. Ce champ est volontairement distinct du rattachement à la société : travailler chez quelqu'un et relever de quelqu'un sont deux faits différents, et les confondre a un coût mesurable, puisque rattacher une fiche à une autre y recopie l'adresse du parent.
Le second dessine la détention. Un lien de détention relie un détenteur à une société détenue, et porte le pourcentage, la catégorie d'actions, le droit de vote, la date d'entrée en vigueur et la source de l'information. Le pourcentage vit sur le lien, jamais dans la boîte : c'est ce qui distingue une détention d'une hiérarchie, puisqu'une société a plusieurs détenteurs, chacun pour une part.
Les deux se regardent de deux façons. À l'écran, une vue qui se déplie et se replie, où l'on déplace une carte pour changer un rattachement. Sur papier, un dessin vectoriel aux couleurs de votre organisation, qui s'imprime et se remet au client.
Configuration#
Il n'y a rien à régler avant de commencer. Les deux entrées apparaissent dans l'application Contacts dès l'installation, et les champs qu'elles ajoutent se remplissent à la main, fiche par fiche.
Deux réglages méritent tout de même votre attention.
Le premier est le droit d'écriture. Toute personne qui utilise Symbifox lit les liens de détention de son organisation, mais seuls les gestionnaires de contacts peuvent les créer, les corriger ou les retirer. Si quelqu'un de votre équipe doit inscrire une structure, vérifiez qu'il porte bien ce droit dans les réglages des utilisateurs.
Le second est la cloison entre sociétés. Quand votre instance en gère plusieurs, un lien de détention appartient à celle qui l'a inscrit, et les autres ne le voient pas. La cloison tient jusque dans le dessin : un organigramme regardé depuis une autre société ne porte pas les liens qu'elle n'a pas le droit de lire.
Premiers pas#
Commencez par une seule entreprise, et par les gens que vous connaissez déjà.
Ouvrez la fiche d'une personne, dans Contacts. Sous sa fonction, renseignez le champ Supérieur immédiat avec la personne dont elle relève. Si ce supérieur travaille dans une autre entreprise du groupe, Symbifox vous le signale sans vous en empêcher : c'est le cas courant d'un groupe qui fournit des services partagés, et il fallait pouvoir l'écrire.
Répétez pour trois ou quatre personnes, puis ouvrez la fiche de leur société. Deux boutons d'accès rapide y apparaissent dès qu'il y a quelque chose à montrer. Organigramme ouvre le dessin des personnes; Détention ouvre celui de la structure, qui sera vide tant que vous n'aurez pas inscrit de lien.
Pour la détention, ouvrez la fiche de la société détenue et son onglet Détention. Sous Détenue par, ajoutez une ligne par détenteur, avec sa part. Le total se calcule tout seul et l'état s'affiche au-dessus : structure complète, structure partielle, ou total supérieur à cent.
Tâches courantes#
Dessiner l'organigramme d'une entreprise cliente. Ouvrez sa fiche, puis le bouton Organigramme. La page montre toutes les personnes rattachées à cette société, plus les supérieurs d'ailleurs qu'il faut bien montrer pour que la chaîne tienne debout. Ces derniers portent une teinte différente et le nom de leur employeur sous le leur.
Remettre l'organigramme au client. Sur la même page, le bouton PDF produit un dessin vectoriel, en Lexend, aux couleurs de votre organisation. Le texte y reste sélectionnable, et chaque boîte renvoie à la fiche correspondante quand le document s'ouvre sur un poste relié à votre instance.
Réorganiser sans ressaisir. Dans la vue hiérarchique, déplacer une carte sur une autre change le rattachement de la personne. La fiche suit, et le dessin aussi.
Inscrire une structure de détention. Ouvrez la société détenue, onglet Détention, puis ajoutez les détenteurs. Renseignez la catégorie d'actions quand la structure en distingue, décochez le droit de vote pour une participation qui n'en a pas, et choisissez la source : registre public, déclaration du client, convention entre actionnaires, ou estimation à valider. Cette dernière valeur existe précisément pour que vous puissiez inscrire ce que vous croyez savoir sans lui donner plus de poids qu'il n'en a.
Dater une part. Une convention signée aujourd'hui pour le premier janvier prochain se saisit aujourd'hui, avec sa date d'entrée en vigueur : elle ne compte ni ne se dessine avant cette date. Pour remplacer une part, fermez l'ancienne ligne avec une date de fin plutôt que d'en empiler une seconde.
Voir le groupe entier. Depuis n'importe quelle société du groupe, le bouton Détention remonte les détenteurs et redescend les participations. La société d'où vous êtes parti porte un contour épais, pour que vous la retrouviez au milieu des autres.
Les menus, un à un#
Contacts > Organigramme ouvre la vue hiérarchique sur toutes les personnes engagées dans une chaîne de commande. Un filtre l'ouvre sur celles qui en font partie, et un second permet de retrouver celles à qui il manque encore un supérieur. Chaque carte porte le nom, la fonction et l'entreprise, et se déplie tant qu'il reste quelqu'un en dessous.
Contacts > Détention ouvre la liste des liens inscrits. Elle se regroupe par société détenue, par détenteur ou par source, et se filtre sur ce qui est en vigueur, sur ce qui est encore à valider, ou sur les participations sans droit de vote. C'est la vue à ouvrir pour relire une structure entière plutôt qu'une société à la fois.
Les deux entrées vivent dans l'application Contacts parce que les deux organigrammes ne sont rien d'autre qu'une lecture du carnet d'adresses.
Référence#
Champs d'une personne. Le Supérieur immédiat désigne une autre personne, jamais une société. Une société n'a pas de supérieur, et une personne ne relève pas d'une entreprise : c'est le rattachement qui dit où elle travaille. Personne ne peut relever de soi-même, ni directement ni en remontant la chaîne.
Champs d'un lien de détention. Le détenteur et la société détenue sont obligatoires. Le pourcentage se tient entre zéro et cent. La catégorie d'actions est libre et se laisse vide quand la structure n'en distingue pas. Le droit de vote est coché par défaut. Les deux dates encadrent la validité. La source prend l'une de quatre valeurs, et la précision reste un texte libre.
Ce qui est refusé. Une société ne se détient pas elle-même. Un cercle fermé non plus : si A détient B qui détient A, c'est presque toujours que le détenteur et la détenue ont été intervertis. Un même lien inscrit deux fois, pour la même catégorie et la même date, est refusé plutôt que doublé.
Ce qui n'est pas exigé. Le total de cent pour cent. Une structure connue à moitié est le cas normal d'un prospect, et refuser d'inscrire soixante pour cent tant que les quarante autres sont inconnus reviendrait à n'inscrire rien du tout.
Modules qui enrichissent cette application#
Comprendre#
Pourquoi un champ de plus, alors qu'Odoo rattache déjà un contact à sa société. Parce que ce rattachement dit où la personne travaille, et rien d'autre. Le détourner pour dire la hiérarchie a un effet que rien n'annonce : la fiche rattachée reçoit l'adresse de son parent, en silence, même quand elle est marquée comme société. Un champ dédié laisse le rattachement, l'adresse et la chaîne de commande vivre séparément.
Pourquoi la détention n'est pas un arbre. Un arbre donne un seul parent à chaque nœud. Une détention en donne plusieurs, chacun pour une part, parfois par catégorie d'actions et parfois croisés. L'information vit sur le lien plutôt que dans la boîte, et c'est pour cela que la vue hiérarchique d'Odoo, qui sait suivre un seul lien replié sur lui-même, ne peut pas la dessiner. Symbifox dessine donc la détention avec son propre moteur, qui range les sociétés par niveaux et réserve un couloir de passage aux liens qui sautent un niveau.
Pourquoi l'organigramme des employés ne suffisait pas. Odoo en fournit un, et il est installé partout. Il dessine vos employés. Les gens qu'un mandat demande de cartographier ne sont pas vos employés : ce sont ceux de votre client, et ils vivent dans le carnet de contacts.
Ce que le dessin ne prétend pas être. Un registre des valeurs mobilières. La structure inscrite ici est ce que vous savez, avec la source de chaque information; elle ne fait pas foi, et le pied de chaque sortie le rappelle.
Dépannage#
Le bouton Organigramme n'apparaît pas sur une fiche. Il se montre dès qu'une personne de cette société a un supérieur inscrit, ou en a un sous elle. Tant que personne n'a de chaîne, il n'y a rien à dessiner et le bouton reste caché.
Le dessin est vide. Vérifiez que les personnes sont bien rattachées à la société que vous regardez, et non à une société fille. L'organigramme d'une société montre ses gens à elle; une filiale a le sien.
Une société apparaît en ambre. Son capital inscrit est inférieur à cent pour cent. Ce n'est pas une erreur : la structure est connue en partie, et le dessin le dit.
Une société apparaît en rouge. Le total dépasse cent pour cent. Regardez les dates : une part remplacée doit être fermée plutôt que doublée d'une seconde ligne.
Le dessin s'arrête et la page le signale. La structure se poursuit au-delà de ce que la page peut porter. Ouvrez le groupe depuis une société plus haute, ou relisez la liste des liens, qui n'a pas cette limite.
Un organigramme refuse de s'ouvrir. Au-delà de quatre cents boîtes, le dessin n'est plus lisible et Symbifox préfère vous le dire. Réduisez la portée, par exemple en partant d'une filiale plutôt que du groupe entier.
Voir aussi#
Le chapitre Contacts pour le carnet d'adresses lui-même, ses fiches de sociétés et de personnes, et leur enrichissement.
Le chapitre Rencontres pour ce qui se décide avec les personnes que l'organigramme nomme.
Le chapitre Paramètres et identité de marque pour les couleurs qui habillent le PDF remis au client.