Registre de formation

Qui doit quelle formation, pour quand, prouvé par quelle pièce et valide jusqu'à quand, avec l'attestation et le relevé annuel.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Registre de formation, Registre de formation : raccord eLearning, Registre de formation : Québec, Registre de formation : entraînement à la tâche, Registre de formation : accusé signé par module · Révisé le 2026-09-13

Formation tient le dossier de formation de votre personnel. Vous écrivez une fois la règle (« chaque membre du personnel doit détenir tel certificat, valide, et le renouveler tous les trois ans »), et l'application en tire une ligne par personne, avec son échéance et son état. En face, chaque formation suivie laisse une preuve datée : les heures, l'organisme, le numéro, l'attestation reçue en pièce jointe. L'application s'adresse à la personne qui répond de la conformité, à celle qui tient le registre au quotidien, et à chaque employé pour son propre dossier.

Vue d'ensemble#

Six notions structurent l'application, et la distinction entre les trois premières est tout le sujet.

• L'activité est le catalogue : un titre, une catégorie, un mode (en salle, en ligne, entraînement à la tâche, externe, colloque, ordre professionnel), une durée prévue, un organisme et une validité en mois.
• L'exigence est la règle. Elle prend deux formes, et elles ne se réduisent pas l'une à l'autre : une activité précise que chaque personne visée doit avoir suivie et gardée valide, ou un nombre d'heures dans certaines catégories, avec les catégories qui ne comptent pas.
• L'obligation est la règle appliquée à une personne : une ligne par personne visée, avec son échéance, son état et la pièce qui la couvre. Elle se fabrique toute seule à partir de l'exigence.
• La réalisation est la preuve : qui, quoi, quand pour vrai, combien d'heures, par quel organisme, avec quel numéro, et la pièce jointe reçue de l'extérieur.
• Le plan de formation porte la durée d'apprentissage établie à l'avance et la preuve de la consultation tenue sur ce plan. Certaines activités ne sont admissibles que dans un plan.
• L'assignation est le geste : demander à quelqu'un de suivre une activité, et le relancer avant l'échéance. On peut assigner sans exigence, et remplir une exigence sans avoir rien assigné.

L'application s'appuie sur des applications que vous connaissez. Les personnes viennent d'Employés, et leur fiche gagne un onglet Formation. Les cours en ligne viennent de l'eLearning décrit dans Site Web, blogue et eLearning : ce lecteur-là joue les contenus, et il le fait bien; le registre, lui, tient la preuve. Les deux se complètent, et le pont entre eux évite la double saisie.

Ce qui distingue l'approche : un état qui dépend de la date du jour est écrit chaque nuit par une tâche planifiée, jamais calculé une fois pour toutes. Un certificat qui périme cesse de compter le jour où il périme, pas le jour où quelqu'un y repense. Et une réalisation ne s'écrase jamais : trois secourismes en neuf ans laissent trois lignes, ce qui est la seule façon de montrer une continuité.

(Module publié, non illustré : l'application ne figure pas encore dans la société de démonstration, et ce chapitre est donc rédigé sans capture d'écran.)

Configuration#

Accès et droits#

Deux groupes, à choisir dans la section Registre de formation de la fiche d'un utilisateur (Paramètres › Utilisateurs et sociétés › Utilisateurs). Le second comprend le premier.

À l'installation, l'administrateur entre d'office dans le groupe Responsable : sans cela les menus existeraient et les écrans refuseraient de s'ouvrir. Le reste se distribue à la main.

Paramètres#

Trois réglages, dans les paramètres techniques, et aucun n'a besoin d'être touché pour commencer.

Deux autres règlent le relevé de participation, et ils bougent par règlement : bf_training_qc.payroll_threshold (le seuil de masse salariale qui assujettit, 2 000 000 $ à la livraison) et bf_training_qc.participation_rate (le taux, 1 %).

Données de base#

Six catégories arrivent avec l'application : santé et sécurité du travail, secourisme, compétences du métier, conformité et vie privée, accueil et intégration, gestion et supervision. Renommez-les, jetez celles qui ne vous servent pas, ajoutez les vôtres. Elles ne sont pas décoratives : ce sont elles qui permettent d'écrire « six heures par an, et le secourisme n'y compte pas ».

Onze références réglementaires arrivent aussi, citées au long avec leur chapitre, leur article et leur extrait : la participation au développement des compétences et son seuil, l'entraînement à la tâche, la justification et la conservation, le calcul du salaire admissible, la formation et l'entraînement en santé et sécurité, la politique de prévention du harcèlement psychologique, le secourisme et le perfectionnement annuel en services de garde, l'accueil et les formations obligatoires en résidence privée pour aînés. Une exigence s'y rattache au lieu de recopier le texte de mémoire.

Premiers pas#

Le parcours suivant écrit une première exigence et la vérifie, en une dizaine de minutes.

1. Ouvrez Formation › Configuration › Activités, puis Nouveau. Nommez l'activité (par exemple « Secourisme en milieu de travail »), choisissez sa catégorie, son mode En salle, une durée prévue de 16 heures et une validité de 36 mois.
2. Dans la section Conditions d'admissibilité, laissez les deux cases décochées : une formation en salle donnée par un organisme n'a besoin ni d'un plan ni d'un accompagnement.
3. Ouvrez Formation › Règles › Exigences, puis Nouveau. Nommez l'exigence, laissez la forme sur Une activité précise et choisissez l'activité que vous venez de créer.
4. Choisissez la portée : Toute la société pour commencer. Laissez le déclencheur sur Immédiat, et mettez un délai de 90 jours pour laisser le temps à tout le monde.
5. Dans l'onglet Base réglementaire, choisissez une référence du catalogue : l'intitulé, la citation et le texte se remplissent seuls.
6. Enregistrez, puis sélectionnez Recalculer. L'application crée une ligne par personne visée.
7. Ouvrez Formation › Registre › Obligations. Vous voyez la liste nominative, chacune avec son échéance et son état. C'est cet écran que vous montrez le jour d'une inspection.

Pour fermer la boucle, saisissez une réalisation : Formation › Registre › Réalisations › Nouveau, choisissez la personne et l'activité, mettez la vraie date, les heures et joignez l'attestation reçue. Confirmez, puis revenez aux obligations : la ligne est passée à À jour, avec sa date de fin de validité.

Tâches courantes#

Écrire une exigence en heures#

Certaines obligations ne portent pas sur une formation nommée mais sur un volume d'heures par sujet, avec des sujets qui ne comptent pas.

1. Formation › Règles › Exigences › Nouveau.
2. Choisissez la forme Un nombre d'heures par catégorie.
3. Indiquez les heures exigées, puis les catégories comptées. Laissez la liste vide pour compter toutes les catégories.
4. Renseignez les catégories exclues : ce sont des heures bien réelles qui ne comptent pas pour cette exigence-là.
5. Choisissez la période : Par année civile ou Sur une période glissante.
6. Enregistrez et sélectionnez Recalculer.

Résultat : chaque ligne d'obligation affiche les heures faites sur les heures exigées, et passe à À jour quand le compte y est.

À savoir. Pour exprimer « six heures par an, dont au moins trois sur tel sujet », écrivez deux exigences : une de six heures sur l'ensemble, une de trois heures sur le sujet précis. Chacune se lit et se vérifie seule.

Faire courir un délai depuis l'embauche#

Une obligation qui doit être remplie « dans l'année de l'entrée en fonction » se règle par le déclencheur.

1. Sur l'exigence, choisissez le déclencheur À partir de l'embauche.
2. Indiquez le délai en jours (365 pour un an).
3. Vérifiez la date de référence sur la fiche de chaque personne : onglet Formation de l'employé. Elle est reprise du premier contrat quand il existe, sinon de la création de la fiche, et elle se corrige à la main.
4. Recalculez.

Résultat : chaque personne reçoit sa propre échéance, comptée depuis sa propre date. Une personne sans date de référence obtient l'état Sans échéance plutôt qu'une date inventée.

Enregistrer une attestation reçue de l'extérieur#

C'est le geste le plus fréquent, et celui qui fait tout le registre.

1. Formation › Registre › Réalisations › Nouveau.
2. Choisissez la personne et l'activité. Le mode, la durée et l'organisme se reprennent de l'activité, et le coût horaire de la fiche de l'employé.
3. Corrigez la date pour mettre le jour où la formation a été suivie, pas celui de la saisie.
4. Renseignez les heures réellement consacrées, le numéro de l'attestation et sa date de délivrance.
5. Dans l'onglet Pièces justificatives, joignez le PDF reçu.
6. Sélectionnez Confirmer.

Résultat : la réalisation compte, la date d'expiration se calcule depuis la validité de l'activité, et l'obligation correspondante passe à À jour.

Produire une attestation de formation#

Quand personne d'autre n'en délivre, c'est à l'employeur de pouvoir le faire.

1. Ouvrez une réalisation confirmée.
2. Sélectionnez Attestation.

Résultat : un PDF qui porte l'objet de l'activité, la date de la formation, les heures, le mode, le formateur, le numéro, la validité et la date de fin de conservation. La personne morale nommée est celle de la réalisation, pas celle de la personne qui imprime.

À savoir. Quand la durée n'est pas consignée, l'attestation le dit. Elle n'imprime pas zéro heure.

Assigner une formation et relancer#

1. Formation › Registre › Assignations › Nouveau.
2. Choisissez la personne et l'activité. Une échéance se met par défaut.
3. Si l'activité est adossée à un cours en ligne, sélectionnez Inscrire au cours : la personne est inscrite, et un compte portail lui est créé si elle n'en a pas.
4. Sélectionnez Relancer pour envoyer un rappel tout de suite, ou laissez la tâche planifiée le faire avant l'échéance.

Résultat : l'avancement du cours remonte sur l'assignation, et la complétion la ferme.

Attention. La tâche planifiée de relance est livrée décochée. Elle écrit à des personnes réelles : armez-la quand vous avez vérifié à qui elle parlerait.

Traiter un cours dont le contenu a changé#

Quand un cours en ligne gagne ou perd des chapitres, l'activité est signalée comme dérivée et deux gestes s'offrent.

1. Ouvrez l'activité : un bandeau signale l'écart.
2. Sélectionnez Prendre acte sans faire refaire si le changement est une correction : le compte se fige, personne ne refait le cours.
3. Sélectionnez Monter la version si le contenu a changé au point que ceux qui l'ont suivi devraient le refaire.

Résultat, dans le second cas : les réalisations obtenues sur la version précédente sont marquées version dépassée, et les obligations correspondantes se rouvrent.

À savoir. L'application ne monte jamais la version toute seule. Corriger une coquille ne doit faire refaire le cours à personne, et un registre qui redemande une formation à chaque retouche se fait ignorer en trois semaines.

Écrire un plan de formation et prouver sa consultation#

Certaines activités ne sont admissibles que si leur durée est établie dans un plan, et que la consultation tenue sur ce plan se conserve.

1. Formation › Règles › Plans de formation › Nouveau.
2. Nommez le plan et donnez-lui ses dates de début et de fin.
3. Dans l'onglet Activités prévues, ajoutez les activités couvertes.
4. Renseignez la date de la consultation et les membres du comité.
5. Dans l'onglet Ce qui a été consulté, décrivez la consultation et joignez la preuve.
6. Sélectionnez Marquer consulté, puis Approuver.

Résultat : le plan devient choisissable sur une réalisation, et son indicateur Consultation prouvée passe au vert.

Faire le relevé annuel de participation#

1. Formation › Règles › Relevés de participation › Nouveau.
2. Choisissez l'année civile et saisissez la masse salariale.
3. Si l'année précédente a laissé un excédent, reportez-le dans Excédent reporté.
4. Sélectionnez Calculer.

Résultat : l'application lit le registre de l'année, sépare ce qui compte de ce qui ne compte pas, et affiche la participation minimale, les dépenses admissibles et, s'il y a lieu, la cotisation à verser.

Attention. Les réalisations écartées ne sont pas comptées pour zéro : elles passent dans un onglet à part, avec leur nombre d'heures et la raison. Un relevé qui avale les trous rend un chiffre faux qui a l'air juste. Et le relevé appuie la déclaration, il ne la remplace pas : l'écran et le document le disent tous les deux.

Dispenser une personne d'une obligation#

1. Ouvrez la ligne d'obligation.
2. Sélectionnez Dispenser et confirmez.
3. Notez le motif dans le champ prévu.

Résultat : la ligne reste au registre avec l'état Dispensée, et le recalcul ne la défait pas. Une dispense est une décision humaine.

Corriger une réalisation fausse#

1. Ouvrez la réalisation.
2. Sélectionnez Annuler.

Résultat : elle sort des totaux et cesse de couvrir une obligation, mais la pièce reste au dossier. Une réalisation confirmée encore couverte par la conservation refuse d'être supprimée, et le refus est explicite.

Les menus, un à un#

L'application Formation compte trois regroupements.

Formation > Registre rassemble le travail quotidien.

• Formation > Registre > Réalisations : la liste des formations suivies, la plus récente d'abord. Colonnes utiles : la date, la personne, l'activité, les heures, le coût total, la date d'expiration et la validité. Les lignes périmées sont en rouge, celles qui expirent en orangé. Filtres : confirmées, incomplètes, périmées, expirent bientôt, cette année civile.
• Formation > Registre > Obligations : la liste nominative, groupée par exigence. C'est l'écran de l'inspection. Les lignes en retard sont en rouge, celles qui expirent en orangé, les dispensées en gris.
• Formation > Registre > À traiter : la même liste, réduite à ce qui est en retard ou sur le point d'expirer.
• Formation > Registre > Assignations : ce qui a été demandé à qui, avec l'avancement et le nombre de relances.

Formation > Règles est réservé au responsable.

• Formation > Règles > Exigences : les règles, avec le compte des personnes visées, celles à jour et le taux de couverture.
• Formation > Règles > Plans de formation : les plans, leurs dates, leur état et l'indicateur de consultation prouvée.
• Formation > Règles > Relevés de participation : un relevé par année civile et par société.

Formation > Configuration est également réservé au responsable.

• Formation > Configuration > Activités : le catalogue.
• Formation > Configuration > Catégories : les sujets, en édition directe dans la liste.
• Formation > Configuration > Références réglementaires : les textes cités au long.

Référence#

Champs du formulaire Réalisation#

Champs du formulaire Exigence#

Rapports et exports#

L'attestation de formation sort en PDF depuis une réalisation confirmée, une par personne et par formation. Toutes les listes s'exportent par les gestes habituels d'Odoo.

Automatisations#

La complétion d'un cours en ligne écrit une réalisation au moment où elle arrive. Une réalisation saisie recalcule aussitôt les obligations des personnes concernées.

Pages publiques et portail#

L'application n'a pas de page publique. Le raccord eLearning crée au besoin un compte portail pour une personne sans compte, faute de quoi le cours en ligne ne pourrait rien enregistrer de sa complétion.

Modules qui enrichissent cette application#

Registre de formation : cours en ligne (bf_training_slides). Adosse une activité à un cours en ligne. La complétion écrit une réalisation datée du jour où elle arrive, avec les heures du cours, et la dérive du contenu se signale sans rien décider. À activer si vous servez des cours depuis Symbifox.

Registre de formation : Québec (bf_training_qc). Ajoute l'attestation en PDF, la conservation de six ans, le relevé de participation et les onze références réglementaires. À activer pour une organisation assujettie au droit québécois.

Registre de formation : entraînement à la tâche (bf_training_process). Relie le registre à la cartographie de processus. Le couloir gagne les personnes qui tiennent le rôle, ce qui permet à une exigence de viser « tous ceux qui font ça » plutôt qu'une liste de noms. L'étape gagne les formations qu'il faut avoir pour la tenir. Et l'entraînement à la tâche se consigne avec la confirmation de l'apprenant et celle du formateur : tant que l'une manque, la réalisation est incomplète.

Registre de formation : accusé signé (bf_training_sign). Une politique ou une procédure de la base de connaissances devient une formation à suivre. Remettre une version assigne la formation, l'accusé écrit la réalisation datée, et une nouvelle version rouvre l'obligation de ceux qui n'ont lu que l'ancienne. ⚠️ Quand la remise exige une signature, rien n'est consigné tant qu'elle manque.

Comprendre#

Pourquoi un registre plutôt qu'un module de formation en ligne. Un lecteur de contenus répond à « ce cours a-t-il été ouvert ». Un registre répond à « cette personne est-elle en règle, et depuis quand ». Ce sont deux questions différentes, et la seconde est celle qu'on vous pose le jour d'une inspection. Les deux se complètent : le pont fait passer une complétion en ligne dans le registre, avec sa date et ses heures.

Pourquoi l'expiration est écrite et non calculée. Un état qui ne dépend que d'une date de fin, s'il est calculé une fois et rangé, ne se recalcule jamais parce que le temps a passé : il afficherait « valide » pour l'éternité. C'est un mensonge qui ne se voit pas le jour où on l'écrit, mais deux ans plus tard, sur un écran que personne ne rouvre. Ici, une tâche quotidienne réécrit l'état.

Pourquoi rien ne s'écrase. Un registre qui garde une seule ligne par personne et par formation ne peut pas montrer une continuité. Trois secourismes en neuf ans doivent laisser trois lignes, sans quoi la question « depuis quand cette personne est-elle couverte sans interruption » n'a pas de réponse.

Pourquoi ce qui manque ne vaut pas zéro. Une réalisation sans heures ou sans coût horaire est marquée incomplète et sort des totaux. Si elle y entrait pour une valeur nulle, le total aurait l'air d'une mesure alors qu'il serait faux, et personne ne saurait de combien.

Pourquoi une échéance ne s'invente pas. Une personne sans date de référence obtient l'état Sans échéance plutôt qu'une date prise sur aujourd'hui. Une date fausse a l'air d'une mesure; une date absente se voit. Pour la même raison, le déclencheur « immédiat » s'ancre à la date d'écriture de la règle et non au jour du calcul : une échéance qui avance avec le calendrier n'est jamais dépassée, donc ne mesure rien.

Les limites. Le registre part de la fiche d'employé : une personne sans fiche d'employé n'a pas de dossier de formation, et l'application ne fabrique pas une fiche pour loger une complétion. Il ne lit pas de contenu au format SCORM, ne gère pas d'inscription à des sessions en salle avec liste de présence, et ne porte pas de budget de formation.

Dépannage#

Voir aussi#

• Employés
• Site Web, blogue et eLearning
• Sensibilisation à la sécurité
• Vie privée (Loi 25 et autres cadres)