Partie 3 · Projets, temps et connaissances
Fédération
Relier votre Symbifox à celui d'un partenaire pour que tâches, livrables, ordres du jour et cartographies traversent, et que ce qui bouge chez lui revienne chez vous.
En vidéo
L'application Fédération relie deux instances Symbifox qui se font confiance. Un objet partagé d'un côté apparaît chez l'autre, et ce qui bouge revient : l'état d'une tâche, l'accusé de réception d'un livrable, un sujet proposé à un ordre du jour. Elle s'adresse aux organisations qui travaillent avec un partenaire, un sous-traitant, un donneur d'ouvrage ou un client qui a lui aussi son Symbifox. Personne n'a de compte à ouvrir chez l'autre, et aucun mot de passe ne change de mains.
Vue d'ensemble#
Un pair est l'autre instance. Vous en avez autant que de partenaires reliés. Chaque pair porte son adresse, l'état du lien, la personne qui reçoit par défaut les objets venus de lui, et le plafond de taille des pièces jointes que vous acceptez.
Le lien naît d'un jumelage : une instance émet un code à usage unique, l'autre l'accepte. Un secret partagé naît des deux moitiés, aucune des deux instances ne le choisit seule, et il signe ensuite chaque message.
Un lien fédéré relie un objet de chez vous à son miroir chez le pair. L'objet d'origine reste le vôtre; le miroir est une copie vivante, qui se met à jour et qui peut répondre. Rien ne se supprime jamais : retirer un partage archive le miroir.
Neuf sortes d'objets traversent, chacune apportée par son module :
- les tâches, avec leur état, leur jour d'échéance, leurs messages et leurs pièces jointes;
- les livrables remis, avec leur titre, leur version, leur date et leurs fichiers;
- les ordres du jour de rencontre, en lecture, avec leur statut et la possibilité d'y proposer un sujet;
- les comptes rendus de rencontre, en lecture, avec leur état chez celui qui a tenu la rencontre;
- les cartographies de processus, avec leur tracé complet et leurs versions successives;
- la conversation, sous forme d'un canal de discussion par objet partagé;
- les échéanciers, avec leurs lignes, leurs jalons, leurs dépendances et leur avancement;
- les relevés des heures, arrêtés pour une période et remis comme un livrable;
- les suivis de démarchage, de l'agence vers le client pour qui elle démarche.
Ce qui ne traverse jamais : vos lignes de temps une à une, les montants et les taux, le solde d'une banque d'heures, les heures prévues d'un échéancier, le verbatim d'une rencontre, vos identifiants, et tout message dont le texte commence par un cadenas. Vos notes internes restent chez vous, sauf si votre organisation a choisi, pour ce partenaire, de les lui envoyer; même alors, une note qui commence par un cadenas ne part pas.
La liste des liens rassemble tout ce qui a un jumeau chez un partenaire, quel que soit le genre de l'objet.
Configuration#
Le jumelage est réservé aux administrateurs. Depuis Fédération > Pairs, créez la fiche du partenaire, puis Générer une invitation. Le pair a besoin de deux choses : l'adresse de votre instance et le code, valable quarante-huit heures et utilisable une seule fois. Vous les transmettez comme vous voulez, ou vous renseignez une adresse de courriel et laissez la fiche les envoyer, auquel cas elle garde la trace du destinataire.
Chez le partenaire, Fédération > Accepter une invitation demande votre adresse, le code, un nom pour le pair et la personne qui recevra par défaut. Les deux instances sont alors actives, et Tester la connexion le vérifie.
Le nom compte. S'il est saisi et qu'une seule société de ce nom existe déjà dans vos contacts, la fiche du pair s'y rattache, et une note le dit : le partenaire est alors reconnu comme le client ou le fournisseur que vous connaissez déjà. Laissé vide, le nom est celui que le partenaire annonce, et une fiche de société neuve est créée. Un nom annoncé ne rattache jamais à une fiche existante : un partenaire qui se présenterait sous le nom d'un de vos clients ne doit pas hériter de sa fiche.
Trois réglages méritent une décision, sur la fiche du pair :
- La personne qui reçoit par défaut. Les miroirs arrivent dans un projet fermé, visible de ses seuls abonnés, et vont à cette personne, sauf quand le partenaire a adressé la tâche à quelqu'un que vous avez apparié (voir plus bas). Il faut un compte interne actif : une personne archivée ou un compte portail ne peut pas être choisi, et si la personne choisie est archivée plus tard, les tâches arrivent sans personne assignée, avec une note qui le dit.
- Ce que ce pair peut vous envoyer. Par défaut, tout ce que votre instance sait recevoir. Vous pouvez à la place cocher une liste précise : un partenaire à qui vous ne voulez que des tâches n'aura pas le droit de vous déposer des livrables. Le refus se produit avant que votre instance ne cherche l'objet visé, donc il ne révèle rien de ce qui existe chez vous.
- Le plafond des pièces jointes. Au-delà, un fichier reste chez l'émetteur, et le miroir le dit plutôt que de faire semblant.
Premiers pas#
Partagez une première tâche. Sur le projet, nommez le pair dans Pairs de fédération : sans cela, aucune tâche du projet ne propose la fédération, et le champ n'apparaît même pas. Ouvrez ensuite une tâche et renseignez Fédéré avec. Une note au fil de discussion récapitule ce qui part et ce qui reste. Si vous savez qui, chez le partenaire, doit s'en occuper, renseignez aussi Destinataire chez le pair (voir Adresser une tâche à une personne chez le partenaire).
Le miroir apparaît chez le partenaire à la passe suivante de la boîte de sortie, au plus deux minutes. Il le voit dans un projet nommé d'après vous, avec trois colonnes : à faire, en attente de vous, terminé.
Quand il déplace sa tâche dans Terminé, elle vous revient En cours plutôt que de se fermer : sa part est finie, la balle est dans votre camp. C'est le retournement d'état, et c'est ce qui fait qu'une tâche fédérée ne se perd pas.
Tâches courantes#
Adresser une tâche à une personne chez le partenaire. Sur une tâche fédérée, le champ Destinataire chez le pair propose les personnes rattachées, dans vos contacts, à la fiche de société du partenaire, pourvu qu'elles aient une adresse de courriel. Choisissez la personne : son nom et son adresse partent avec la tâche. C'est une proposition, pas une assignation. Chez le partenaire, la tâche va au compte que sa table des personnes appariées associe à cette adresse; s'il n'en a pas, elle va à sa personne par défaut, avec une note qui nomme la personne visée et dit quoi compléter. Vous n'apprenez pas si la proposition a été suivie, sauf si la personne vous répond sur la tâche. Adresser une tâche demande le rôle de gestionnaire de projet, comme la fédérer. Le destinataire proposé ne sert qu'à la naissance du miroir : si vous le changez ensuite, le partenaire reçoit une note, et la tâche ne change pas de mains chez lui. Changer de pair ou retirer le partage vide le champ.
Recevoir des tâches adressées à vos gens. Sur la fiche du pair, l'onglet Personnes appariées dit qui est qui entre les deux instances. Pour chaque personne, inscrivez son adresse chez le partenaire, le contact qui la représente chez vous, et, si ce contact n'a pas exactement un compte interne actif, le compte ici qui recevra ses tâches. Une adresse n'a qu'une ligne par pair. La première tâche adressée à quelqu'un qui manque à la table vous le signale par une note : ajoutez la ligne, et la suivante arrivera au bon endroit.
Remettre un livrable. Depuis Fédération > Livrables, créez la remise : un titre, une version, une date, un résumé en texte et les fichiers. Renseignez le destinataire, qui est le contact à qui la remise est adressée : c'est lui qui détermine quels pairs peuvent la recevoir, et sans destinataire aucun pair n'est proposé. L'accusé de réception revient avec le nom de qui a lu et la date.
Publier une nouvelle version. Changez la version et remplacez les fichiers. Chez le partenaire, la nouvelle remplace l'ancienne, fichiers compris, et l'accusé de la version précédente tombe des deux côtés : un accusé porte sur un contenu, pas sur un titre.
Partager un ordre du jour. Sur un ordre du jour dont le projet nomme un pair, renseignez Fédéré avec. Le partenaire le lit chez lui : titre, date, lieu, durée, objectifs, contexte et sujets publiés. Il ne peut pas le réécrire, et un bandeau le lui dit. Ce qu'il peut faire, c'est Proposer un sujet : le sujet arrive chez vous en « Proposé par un destinataire », à examiner, et il n'entre ni dans le document imprimé ni dans le courriel tant que vous ne l'avez pas accepté. Le statut suit sans que personne le recopie : un ordre du jour confirmé, terminé ou annulé chez vous l'est aussi chez le partenaire. L'annulation compte le plus, puisque rien d'autre ne la lui signalerait. Le bandeau du miroir dit aussi où en est l'envoi chez vous, et rappelle que rien n'est parti de chez lui.
Partager un compte rendu. Sur un compte rendu dont le projet nomme un pair, renseignez Fédéré avec. Le partenaire reçoit en lecture ce que le PDF du compte rendu montre, et rien d'autre : les notes en direct, le verbatim et les destinataires du courriel restent chez vous, et les corrections se font chez vous. Un bandeau lui dit où en est le compte rendu chez vous (Brouillon, Révisé ou Envoyé, avec la date d'envoi), et sa liste offre la colonne facultative Chez le pair. Chez lui, l'état du miroir reste « Brouillon » : il n'a rien envoyé à personne, et le compte rendu ne paraît pas à son portail client. S'il avait déjà reçu ce compte rendu par courriel, sa copie est reliée au partage plutôt que dupliquée.
Partager une cartographie. Renseignez Fédéré avec sur la carte. Le partenaire reçoit une vraie cartographie, avec ses niveaux, ses couloirs, ses nœuds et ses flux : il peut la tracer en PDF et ouvrir ses pages d'étape. Elle porte votre nom entre parenthèses, pour la distinguer des siennes. Après avoir retouché le tracé, employez Renvoyer le tracé au pair : les niveaux ne font pas partie des champs surveillés, parce qu'une carte se retouche par ses nœuds bien plus souvent que par son titre.
Ouvrir un canal de discussion. Depuis Fédération > Liens, le bouton Ouvrir le canal crée un canal pour cet objet. Ce qui s'y écrit est posté au fil de discussion de l'objet, d'où il part chez le partenaire; ce qui arrive de lui y reparaît. Le canal est la fenêtre, le fil de discussion reste le registre. Comptez deux à quatre minutes par aller-retour : ce n'est pas du clavardage.
Partager un échéancier. Sur un échéancier dont le client ou le projet cité nomme un pair, renseignez Fédéré avec. Le partenaire reçoit un vrai échéancier, lisible dans le composant Gantt : ses lignes, ses couloirs, ses jalons, ses dépendances et leur avancement. Déplacer une ligne ou changer l'avancement le renvoie de lui-même, et Renvoyer au pair l'envoie tel qu'il est. Les heures prévues de chaque ligne restent chez vous. Chez le partenaire, l'échéancier se lit : il ne se retouche pas et il ne se publie pas à son portail.
Remettre le relevé des heures. Depuis le projet, Remettre le relevé des heures : choisissez la période, le regroupement (par tâche, par personne ou par jour) et si les descriptions partent. Le relevé est déposé comme un livrable, en PDF et en CSV, et le partenaire en accuse réception. Refaire le relevé d'une période déjà remise en publie une nouvelle version si le contenu a changé, et l'accusé de la précédente tombe. Un relevé ne porte jamais de montant ni de taux.
Partager un suivi de démarchage. Depuis Fédération > Suivis de démarchage, créez le suivi d'une campagne et nommez son client mandant : c'est lui qui détermine le pair proposé. Par défaut, seules l'entreprise ciblée, son étape et ses touches datées traversent. Cochez Inclure les personnes-ressources seulement pour un mandat où le client est responsable de ces renseignements. Le suivi se rafraîchit chaque jour, et Relire la campagne et renvoyer le fait à la demande.
Écarter une cible, chez le client. Dans un suivi reçu, ouvrez la cible et utilisez Écarter, avec un motif. Elle passe à « ne pas contacter » chez l'agence. C'est la seule chose qu'un client peut renvoyer : il n'ajoute pas de cible et ne change pas d'étape.
Retirer un partage. Videz Fédéré avec. Le miroir est archivé chez le partenaire, une note l'en avertit, et rien n'est supprimé. Remettre le pair réactive le miroir et lui renvoie la carte complète.
Les menus, un à un#
Fédération > Objets fédérés liste les tâches qui ont un miroir, avec le pair et le sens du partage.
Fédération > Livrables liste les remises, dans les deux sens. Les filtres séparent ce que vous avez remis de ce que vous avez reçu, et isolent ce qui n'a pas encore d'accusé.
Fédération > Pairs est la fiche de chaque partenaire : l'état du lien, le dernier contact, ce qu'il dit savoir recevoir, ce que vous l'autorisez à vous envoyer, la personne qui reçoit par défaut, et la table des personnes appariées, qui dit aussi à quel compte vont les tâches qu'il adresse à vos gens. Réservé aux administrateurs.
Fédération > Accepter une invitation ouvre la fenêtre de jumelage côté invité. Réservé aux administrateurs.
Fédération > Liens liste tous les liens, quel que soit le genre d'objet, avec leur modèle et leur pair. C'est de là qu'on ouvre le canal de discussion d'un objet. Réservé aux administrateurs.
Fédération > Relevé des heures ouvre la fenêtre qui produit un relevé pour un projet et une période, et le remet. Réservé aux gestionnaires de projet.
Fédération > Suivis de démarchage liste les suivis, remis comme reçus, avec leur client mandant, leurs cibles, celles qui ont répondu et celles qui sont écartées.
Fédération > Boîte de sortie montre chaque envoi, son état et, le cas échéant, la dernière erreur. Réservé aux administrateurs.
Référence#
La table des personnes appariées. Elle sert à deux choses, et c'est vous qui la tenez. Un message reçu s'écrit au nom d'une personne de chez vous seulement si cette table dit que telle adresse chez le pair correspond à tel contact chez vous; sans cela, il s'écrit au nom de l'organisation du pair, avec le nom annoncé en préfixe. Et une tâche que le partenaire adresse à une adresse de la table va au compte ici de la ligne, ou, s'il est vide, au compte du contact quand il en a exactement un, interne et actif. Un compte portail ne reçoit jamais une tâche, deux comptes ne se départagent pas au hasard, et un compte désigné qui a été archivé cède la place à la personne par défaut, pas au compte du contact. Un partenaire présente une adresse; il ne désigne jamais un compte chez vous.
Le marqueur d'exclusion. Un message ou une note dont le texte commence par un cadenas, ou par la mention privée entre crochets, reste chez son auteur. Le marqueur vaut depuis le fil de discussion comme depuis le canal.
Les genres annoncés. Chaque instance dit à l'autre ce qu'elle sait recevoir. Un genre dont le module n'est pas installé chez le partenaire est refusé plutôt que deviné. Un partenaire qui tourne une version antérieure n'annonce rien, et reste alors traité comme acceptant tout : on n'empêche pas ce qu'on ne sait pas.
Les rôles. Seul un administrateur jumelle, suspend ou réactive un pair, et règle ce qu'il peut vous envoyer. Un gestionnaire de projet partage, adresse et retire des objets. Un usager lit les objets fédérés de son périmètre, comme les autres.
Modules qui enrichissent cette application#
Comprendre#
Pourquoi l'objet va chez l'autre plutôt que l'autre chez vous. Symbifox sait déjà ouvrir un portail à un partenaire, et partager un projet avec droit de modification. Ces portes fonctionnent, et elles restent peu empruntées : on travaille dans l'outil qu'on ouvre le matin, pas dans celui de quelqu'un d'autre. La fédération renverse le sens et pose l'objet là où le partenaire est déjà.
Pourquoi le fil de discussion reste le registre. Le canal donne la forme du clavardage, plus vivante pour échanger. Mais un objet doit garder une seule histoire, lisible dans un an par quelqu'un qui n'était pas là. Le canal écrit donc dans le fil de discussion, jamais à côté.
Pourquoi un livrable plutôt qu'un objet partagé. Une politique, une procédure, un échéancier exporté : ce sont des choses qu'on remet, pas qu'on rédige à deux. On ne rédige pas une politique de confidentialité conjointement avec son client. Le livrable dit donc ce qu'il est : une version datée, remise, dont on veut savoir qu'elle a été lue.
Pourquoi un compte rendu reçu reste en brouillon. Le seul état d'un compte rendu dit s'il a été envoyé. Le recopier chez le receveur lui ferait dire qu'il a envoyé ce qu'il n'a jamais envoyé, et le rapprocherait de son propre portail client, où un compte rendu paraît une fois envoyé. L'état de celui qui a tenu la rencontre vit donc à part, dans le bandeau.
Pourquoi le destinataire chez le pair est une proposition. Pour choisir quelqu'un chez le partenaire, il faudrait connaître la liste de ses employés, et cette liste n'a pas à traverser. Vous proposez donc quelqu'un que vous connaissez déjà, et c'est le partenaire qui décide, avec sa propre table, qui travaille chez lui. Pour la même raison, une tâche déjà reçue ne change pas de mains quand vous changez d'avis : quelqu'un l'a peut-être déjà prise.
Pourquoi un relevé plutôt que les lignes de temps. Une ligne de temps change tous les jours, se corrige, se déplace d'une tâche à l'autre. Ce qu'un partenaire veut recevoir, c'est un état arrêté, pour une période, dont il peut dire qu'il l'a lu. C'est exactement ce qu'est un livrable, et c'est pourquoi le relevé en devient un.
Pourquoi un suivi plutôt qu'une campagne. Une campagne de démarchage porte une cadence et une tâche planifiée qui crée des activités d'appel. Recevoir une campagne en miroir en ferait naître chez le client, sur des gens qu'il ne démarche pas. Un suivi se lit, il ne déclenche rien, et il ne demande pas l'application Démarchage à celui qui le reçoit.
Pourquoi le destinataire cadre la remise. Avec un seul partenaire, la question ne se pose pas. Avec cinq, une liste qui les montrerait tous les cinq rend possible la remise au mauvais, ce qui n'est pas une coquille mais un incident de confidentialité. Le destinataire rend le mauvais partenaire impossible plutôt qu'improbable.
Dépannage#
Le miroir n'apparaît pas chez le partenaire. Regardez la boîte de sortie. Un envoi en attente part à la passe suivante, au plus deux minutes. Un envoi en erreur affiche la dernière réponse du pair : une adresse injoignable, un lien qu'il ne connaît pas, ou un refus. Un envoi est retenté avec un délai croissant pendant quatorze jours, puis abandonné.
Une tâche adressée est arrivée chez la personne par défaut. Lisez la note posée sur la tâche. Si elle dit que l'adresse ne figure pas dans les personnes appariées, ajoutez la ligne sur la fiche du pair. Si elle dit que l'adresse est appariée mais que la ligne ne donne aucun compte utilisable (compte portail, plusieurs comptes, ou compte archivé), désignez un compte ici sur la ligne. La tâche déjà reçue ne bouge pas : réassignez-la à la main.
Une tâche reçue n'est assignée à personne. La personne qui reçoit par défaut a été archivée ou n'est plus un compte interne. Choisissez-en une autre sur la fiche du pair.
Le champ Destinataire chez le pair est vide ou refuse une personne. Il ne propose que les contacts rattachés à la fiche de société du partenaire et qui ont une adresse de courriel. Rattachez la personne à cette fiche, ou vérifiez que la fiche du pair pointe bien la société que vous connaissez.
Le partenaire refuse un genre. Sa fiche chez lui limite peut-être ce que vous pouvez lui envoyer, ou le module correspondant n'est pas installé chez lui. Les genres qu'il annonce savoir recevoir sont visibles sur sa fiche, chez vous.
Le champ Fédéré avec n'apparaît pas. Sur une tâche, un ordre du jour ou un compte rendu, le projet doit nommer un pair. Sur un livrable, il faut un destinataire. Sur une cartographie, un client ou un projet qui nomme un pair.
Un ordre du jour ou un compte rendu reçu refuse d'être modifié. C'est voulu : un miroir se lit. Pour ajouter quelque chose à un ordre du jour, employez Proposer un sujet, et c'est l'émetteur qui décidera de l'inscrire. Pour un compte rendu, demandez la correction à l'émetteur.
Le relevé des heures refuse de partir. Le projet doit avoir un client, et la période doit contenir des heures. Le bouton Remettre le relevé des heures n'apparaît d'ailleurs que sur un projet qui a un client.
Un suivi de démarchage ne montre aucune personne-ressource. C'est le réglage par défaut : l'agence doit cocher Inclure les personnes-ressources sur son suivi. Côté client, rien ne peut l'y forcer.
Une remise n'a plus rien à rejouer. Un envoi abandonné garde sa trace mais pas son contenu au-delà d'une semaine : les fichiers d'un envoi qui n'est jamais parti n'ont pas à vivre indéfiniment dans une file. Repartagez l'objet.
Voir aussi#
- Projet pour les tâches, les projets et leurs états d'attente.
- Rencontres pour les ordres du jour, les comptes rendus et le portail client.
- Cartographies de processus pour dessiner, valider et versionner une carte.
- Base de connaissances pour les documents versionnés et leurs diffusions.
- Discussion pour les canaux et la messagerie interne.