Copropriété
BUSL-1.1Le syndicat de copropriétaires tel que le Code civil l'organise : assemblées, charges communes, fonds de prévoyance, carnet d'entretien et portail des occupants.
Un syndicat de copropriétaires se gère d'habitude avec un tableur des quotes-parts, un logiciel comptable et la mémoire de la personne qui gère. Aucun des trois ne sait que l'article 1101 du Code civil répute non écrite toute clause qui change le nombre de voix requis, ni que le carnet d'entretien a un auteur qui ne peut pas être le gestionnaire de l'immeuble.
Comparable à BuildingLink, sur votre domaine et selon le Code civil du Québec
Les 13 modules de la suiteLe détail et les 13 modules
Un syndicat de copropriétaires se gère d'habitude avec un tableur des quotes-parts, un logiciel comptable et la mémoire de la personne qui gère. Aucun des trois ne sait que l'article 1101 du Code civil répute non écrite toute clause qui change le nombre de voix requis, ni que le carnet d'entretien a un auteur qui ne peut pas être le gestionnaire de l'immeuble.
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Le socle tient la structure : le syndicat, ses immeubles, ses fractions et leur quote-part, les parties communes générales ou à usage restreint, et l'historique des copropriétaires, indivision comprise, parce que l'article 1070 exige un registre et pas seulement le nom du propriétaire du jour. Le total des quotes-parts est comparé à la base déclarée : un écart se voit, il ne bloque jamais la saisie.
Treize compléments s'y ajoutent. Les assemblées et le conseil d'administration, avec le calcul des voix dans l'ordre que le Code impose. Les charges communes, les appels de fonds et le recouvrement. Le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et l'attestation au vendeur. Le portail des occupants. L'exploitation des immeubles par des équipes. Puis la signature électronique, la remise sécurisée des documents, les avis par texto, la mesure de satisfaction et le registre de la Loi 25.
⚠️ Le droit est appliqué tel qu'il est écrit : le Code civil du Québec, ses règlements et les dispositions transitoires de la Loi 16 de 2019, chaque règle avec son article. Là où le texte se tait, le module le dit à l'écran au lieu d'inventer un seuil : aucun délai légal de réponse à un occupant, aucun taux d'intérêt imposé, aucun plancher du fonds de prévoyance choisi à la place du syndicat.
Les courriels partent au nom du syndicat, jamais sous l'invitation générique d'Odoo, et prennent l'habillage de votre organisation quand le module de marque Symbifox est installé. L'interface et les documents existent en français et en anglais, avec les termes officiels du Code. Les données sont cloisonnées par société.
C'est un logiciel, pas un avis juridique : les décisions restent celles du syndicat.
13 modules complémentaires
Assemblées et conseil d'administrationConvocation, quorum, voix pondérées et majorités, codés à partir du Code civil plutôt que paramétrés.
L'article 1101 du Code civil répute non écrite toute clause de la déclaration qui modifie le nombre de voix requis. Un pourcentage paramétrable n'est donc pas une option, c'est un défaut, et l'article 1103 fait d'une erreur de décompte un motif d'annulation, à intenter dans les 90 jours.
Le calcul des voix suit l'ordre du Code, chaque étape mesurée sur le résultat de la précédente : voix proportionnelles à la valeur relative et partagées entre indivisaires, fraction détenue par le syndicat sans voix, privation du droit de vote, mandat présumé entre indivisaires, plafonds des petites copropriétés et du promoteur. Les trois majorités (art. 1096, 1097 et 1098) s'affichent avec leur article. ⚠️ Depuis le 10 janvier 2020, l'article 1097 n'exige plus de majorité en nombre, contrairement à ce que répète encore une bonne partie des commentaires.
La convocation est vérifiée contre la fenêtre de 10 à 45 jours, et une assemblée tenue sans jamais avoir été convoquée se distingue d'un avis tardif. Le vote secret tient une urne sans nom et un registre sans choix. ⚠️ Comme un bulletin pondéré porte son nombre de voix, le module compte les bulletins que leur poids rend reconnaissables, au lieu de promettre un secret que l'arithmétique ne tient pas.
Le conseil d'administration a ses réunions et ses procès-verbaux, qui entrent au registre au même titre que ceux de l'assemblée. La transmission des procès-verbaux dans les 30 jours est suivie; le module ne les envoie pas lui-même, et il ne modélise pas la composition du conseil, que fixe la déclaration de copropriété.
Charges communes et appels de fondsBudget, répartition des charges au cent près, appels de fonds, imputation des paiements et arrérages, comme le Code civil les règle.
⚠️ L'article 1064 du Code civil porte trois régimes, pas deux. Les réparations majeures d'une partie commune à usage restreint suivent la règle générale et se répartissent sur toutes les fractions, sauf clause contraire de la déclaration. Un module qui n'a qu'un type « usage restreint » se trompe de dizaines de milliers de dollars : ici, chaque ligne du budget porte sa nature.
Le budget est fixé par le conseil après consultation de l'assemblée, comme le veut l'article 1072, et le module refuse de le fixer sans cette consultation. Les appels de fonds se répartissent au cent près, base par base, et la somme des parts donne exactement le montant appelé. Le module ne tient aucune dépense et ne dépend pas de la comptabilité d'Odoo : son « budget contre réel » est le cycle fixé, appelé, perçu.
Les paiements s'imputent comme le Code l'impose (art. 1569 à 1572), intérêts avant capital. L'intérêt court de la demeure, jamais de l'échéance, et aucun taux n'est codé : le syndicat saisit le sien, et par défaut il n'y a pas d'intérêt. La privation du droit de vote après plus de trois mois de retard est proposée sur la feuille de présence, jamais cochée d'elle-même.
Le plancher du fonds de prévoyance a trois bases possibles selon la situation du syndicat, dont les 5 % des dispositions transitoires de la Loi 16, qu'on dit à tort abrogés. Le module n'en choisit aucune : le syndicat inscrit la sienne, sur la lecture de son notaire ou de son avocat. Le rattrapage sur dix ans, le fonds d'autoassurance et l'état des charges communes dues au futur acquéreur complètent le module. ⚠️ Ce délai de 15 jours court contre le syndicat, et l'avis préalable part par courriel à chaque propriétaire inscrit qui a une adresse; le fil nomme ceux qu'il faut joindre autrement.
Carnet d'entretien, étude et attestationLe carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance, l'attestation au vendeur et les documents au promettant acheteur, avec leurs échéances.
La réforme de 2019 a mis sur le syndicat des obligations documentaires dont les seuils ne sont pas dans le Code, mais dans le règlement. Lire le Code seul ne donne aucun chiffre.
Le carnet d'entretien connaît son auteur et les conditions qu'il doit remplir : membre de l'un des quatre ordres visés, dont les évaluateurs agréés qu'on oublie souvent, et indépendant de l'immeuble. ⚠️ Le gestionnaire de l'immeuble ne peut pas l'établir. Chaque élément de l'inventaire dit où il se trouve. L'intervalle de révision est de cinq ans, et de dix ans seulement si l'une des conditions de taille du règlement est remplie.
L'étude du fonds de prévoyance dépend du carnet : le module refuse de l'enregistrer tant que le carnet n'est pas établi, et dit ce qui manque. Une fois obtenue, elle alimente le fonds de prévoyance du volet financier.
L'attestation du syndicat au copropriétaire vendeur (art. 1068.1) suit les huit points du règlement et le délai de 15 jours. Ce que le module peut savoir, il le tire du registre et du volet financier; le reste, comme les sinistres, les inspections ou les litiges, se saisit. ⚠️ L'attestation ne se remet pas tant qu'il y manque quelque chose, et le module nomme ce qui manque.
Les documents au promettant acheteur (art. 1068.2) ne se remettent qu'après la revue des renseignements personnels des autres copropriétaires, et la liste exacte de ce qui a été remis part ensuite au propriétaire. Un calendrier transitoire date toutes ces échéances : quand un texte se lit de deux façons, le module retient l'échéance la plus proche.
Portail des occupantsAnnonces, documents, demandes d'entretien, réservation des espaces communs, colis et visiteurs, chacun ne voyant que ce qui le regarde.
Le locataire figure au registre du syndicat, mais il n'a pas pour autant droit au registre, que l'article 1070.1 réserve au copropriétaire. Un babillard générique ne fait pas la différence. Celui-ci la fait par des règles d'accès, pas par l'affichage : un locataire qui devine l'adresse d'un document réservé aux copropriétaires n'obtient rien.
⚠️ Mettre un élément du registre en ligne est une décision du syndicat, pas un réglage par défaut. L'article 1070.1 prévoit une consultation en présence d'un administrateur, à des heures raisonnables; l'ouvrir en tout temps donne davantage, et le module refuse la publication tant que le syndicat ne l'a pas reconnu.
Les demandes d'entretien affichent qui en assume le coût selon les trois régimes de l'article 1064, et ne se ferment jamais sans dire ce qui a été fait ou pourquoi elles sont refusées. La décision part par courriel à la personne qui a fait la demande. Aucun délai légal de réponse n'est inventé : le syndicat inscrit l'engagement qu'il se donne. Les espaces communs se réservent sans qu'on voie qui a pris le samedi, et une partie commune à usage restreint n'est pas réservable par les autres.
Le registre des colis et des visiteurs ne montre à chacun que les siens, et il s'efface : le syndicat fixe une durée de conservation, et une tâche quotidienne supprime les entrées fermées qui l'ont dépassée. Aucun répertoire des copropriétaires, aucun lien anonyme.
L'invitation au portail et le mot de bienvenue sont ceux du syndicat, et le bureau est prévenu de ce qu'un occupant dépose.
Exploitation des immeublesOù se trouve chaque équipement, quelle équipe répond de l'immeuble, l'entretien préventif et le quart de travail avec sa passation.
Le module Maintenance d'Odoo sait tout d'un équipement sauf où il est : son seul champ d'emplacement est du texte libre. Celui-ci lui donne l'immeuble, la partie privative ou la partie commune, et l'équipe qui répond de chaque immeuble.
L'entretien préventif appartient à l'équipement, pas au bon de travail. Une chaudière s'inspecte deux fois l'an, que le bon précédent ait été fermé ou non : une tâche quotidienne ouvre ce qui vient à échéance, et chaque occurrence manquée a son propre bon. ⚠️ Un entretien planifié qui n'est pas fait doit dire pourquoi, comme le demande le règlement sur le carnet d'entretien.
Le quart de travail réunit une équipe, une plage horaire, les personnes affectées et une liste de travaux. Il se ferme : ce qui reste ouvert passe à un quart suivant nommé, avec une note de passation, et un travail ne quitte la liste qu'avec un motif.
⚠️ Le concierge voit l'adresse des immeubles de son équipe, jamais le registre des copropriétaires. Le module ne fait ni paie ni pointage, et il sert un immeuble locatif aussi bien qu'une copropriété.
De la demande de l'occupant au bon de travailLa demande d'un occupant arrive à l'équipe de son immeuble et produit les bons de travail qu'elle exige.
Une porte de garage qui grince donne deux objets : la demande de l'occupant et le travail à faire. Ce pont les relie, et s'installe de lui-même quand l'exploitation et le portail sont tous deux présents.
La demande porte l'immeuble, et l'immeuble nomme son équipe : la demande arrive à cette équipe sans que personne ait à la répartir, puis au chef d'équipe si personne n'en est déjà responsable. Une demande peut produire zéro, un ou plusieurs bons de travail. ⚠️ Une demande refusée n'ouvre aucun travail, et une demande dont un travail est en cours ne peut pas être supprimée.
L'occupant voit sa demande, son état et ce qui a été fait. Il ne voit ni l'équipe, ni le technicien, ni les bons de travail : le registre des travaux lui est fermé par les droits d'accès.
Le carnet d'entretien et l'exploitationLe carnet d'entretien cite l'équipement que l'exploitation tient, et signale quand les deux divergent.
Une chaudière a deux fiches, et aucune ne contient l'autre : la lecture réglementaire du carnet d'entretien, qu'établit un professionnel indépendant, et la lecture opérationnelle de l'équipe. Le risque n'est pas le doublon, c'est la dérive : le jour où le carnet décrit encore une chaudière que l'exploitation a déjà remplacée.
L'élément du carnet cite l'équipement, et un signal paraît en tête du carnet quand l'équipement est mis au rebut ou archivé. ⚠️ Le signal ne bloque jamais l'enregistrement : le règlement demande au carnet de dire ce qui n'a pas été fait et pourquoi, et un refus l'empêcherait de dire la vérité.
Trois faits datés remontent de l'exploitation au carnet : l'entretien requis fait, la réparation courante faite, et le travail planifié non fait avec son motif. Seul un carnet établi est mis à jour, une date ne recule jamais, un motif écrit par une personne n'est jamais écrasé, et chaque écriture est consignée au fil du carnet.
Signature électroniqueFaire signer la déclaration du carnet d'entretien, l'attestation de l'article 1068.1 et les procès-verbaux, sans confondre signer et remettre.
Un seul document de la suite doit être signé selon le texte : la déclaration d'examen sur place de l'auteur du carnet d'entretien (règlement, art. 6). Une case cochée par le gestionnaire dit autre chose, à savoir qu'il affirme que le professionnel a déclaré. Ici, l'auteur reçoit un lien, signe sans compte dans l'instance, et c'est sa signature qui coche la case et pose la date.
⚠️ Signer n'est pas remettre. Le délai de 15 jours de l'attestation s'arrête à la remise, celui de 30 jours des procès-verbaux à leur transmission, et aucun des deux textes n'exige de signature. Le module l'offre sans la présenter comme une obligation.
Il ne devine jamais qui signe pour le syndicat : la déclaration de copropriété fixe la composition du conseil, alors le module le demande à l'envoi. Une déclaration papier signée reste valide, et la case demeure modifiable à la main.
Remise sécurisée des documentsRemettre l'attestation, l'état des charges et les documents au promettant acheteur par transfert sécurisé, et savoir s'ils ont été ouverts.
Les trois régimes de documents d'une vente de fraction sont une remise à une personne extérieure au syndicat, et deux d'entre eux portent un délai de 15 jours. Ce pont les fait passer par le transfert sécurisé de Symbifox.
⚠️ Envoyer n'est pas remettre. Un lien expire, et s'il expire sans que personne l'ait ouvert, le module le dit au lieu de compter une remise qui n'a pas eu lieu. Sur l'état des charges, dont le délai court contre le syndicat, l'avertissement est rouge.
Un document produit par le module est figé au dossier une fois parti, puisqu'une attestation régénérée six mois plus tard ne dirait plus la même chose. Pour le promettant acheteur, seuls les fichiers joints au dossier partent, jamais ceux du fil de discussion, et le pont refuse tant que la revue des renseignements personnels n'est pas faite. Le code d'accès peut partir par texto plutôt que dans la même boîte courriel que le lien.
Avis par textoPrévenir un occupant d'un colis ou d'un avis urgent, avec son consentement exprès, daté et révocable.
Un numéro de téléphone n'est pas au registre de plein droit : l'article 1070 ne l'y admet qu'avec le consentement exprès de la personne. Le consentement est donc une fiche, pas une case : donné à un syndicat précis, daté, canal par canal, et retiré plutôt qu'effacé, pour qu'on puisse dire ce qui était permis au moment d'un message déjà parti.
Deux interrupteurs, fermés par défaut : le syndicat ouvre le canal, la personne consent. Le message dit le nom du syndicat et rien d'autre, ni numéro de porte, ni transporteur, ni numéro de suivi. Un avis urgent part d'un bouton, jamais de la seule publication, et ⚠️ l'audience de l'annonce l'emporte sur le consentement : un avis adressé aux copropriétaires n'atteint pas un locataire.
Un envoi qui échoue ne bloque jamais l'enregistrement du colis, et la raison est notée sur sa fiche.
Satisfaction des occupantsDemander à l'occupant comment s'est passée sa demande d'entretien, une fois réglée.
Quand une demande d'entretien est réglée, la personne qui l'a faite reçoit une seule question, à trois réponses, et sa réponse entre au registre d'expérience de Symbifox comme toute autre évaluation.
⚠️ Une demande refusée n'est jamais mesurée. Demander « comment ça s'est passé ? » juste après un refus mesure le refus, pas le service. Le syndicat ouvre la mesure lui-même, elle est fermée par défaut, et la limite de sollicitation par personne et le lien de désabonnement s'appliquent en plus.
Le courriel vient du syndicat et ne nomme aucun logiciel. Un envoi qui échoue ne rouvre jamais une demande réglée, et le fil dit pourquoi rien n'est parti.
Vie privée (Loi 25)Inscrire au registre des traitements ce que la suite copropriété collecte, avec sa base légale et sa durée de conservation.
Un syndicat qui tient le registre de l'article 1070 traite des renseignements personnels, et la Loi 25 ne fait pas d'exception pour lui. Ce pont inscrit trois finalités au registre des traitements, chacune avec un résumé en langage clair, parce qu'elles ne relèvent pas du même régime.
Le registre du syndicat existe par l'effet de la loi : aucun consentement n'y est demandé, puisqu'en demander un laisserait croire qu'on peut refuser. Les avis par texto reposent sur un consentement exprès, et chaque consentement ouvre un dossier de consentement en bonne forme, fermé le jour de son retrait. Le registre des colis et des visiteurs porte sur des tiers qui n'ont consenti à rien.
⚠️ Une durée de conservation déclarée qui diffère de celle que le portail applique est pire qu'aucune politique : le pont compare les deux et montre l'écart, sans corriger ni l'une ni l'autre. Installé sur une base qui contient déjà des consentements, il ne fabrique aucun dossier daté du jour.
Exploitation : vie privée (Loi 25)Inscrire au registre des traitements ce qu'un quart de travail dit des personnes qui l'ont tenu.
Un quart de travail nomme des personnes et consigne ce qu'elles ont fait. Ce sont des renseignements personnels, même quand ces personnes sont des employés. Ce pont déclare le quart au registre des traitements, avec un résumé en langage clair.
Aucun consentement n'est demandé : l'employeur sait qui a tenu le quart parce qu'il l'a affecté, et un consentement qu'on ne peut pas refuser serait un formulaire, pas un consentement.
⚠️ Le quart n'est pas un dossier disciplinaire. Il consigne le travail, pas l'appréciation, le rendement ni les heures, et le résumé le dit.
