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Partie 8 · Immeubles

Copropriété divise

Tenir le registre d'un syndicat de copropriété divise, convoquer et compter une assemblée selon le Code civil, appeler et imputer les charges communes, et remplir les obligations du carnet, de l'étude et de l'attestation.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Modules : Immeubles : socle, Copropriété : assemblées, Copropriété : charges et appels de fonds, Copropriété : carnet, étude et attestations, Copropriété : signature électronique, Copropriété : remise sécurisée des documents, Copropriété : pont vie privée (Loi 25) · Révisé le 2026-09-26

L'application Immobilier tient le dossier d'un syndicat de copropriété divise du Québec. Elle s'adresse au conseil d'administration, à la personne qui gère l'immeuble pour lui et à celle qui tient ses livres. Elle produit ce que le Code civil du Québec exige d'un syndicat : un registre des copropriétaires daté, des votes comptés dans l'ordre que le Code impose, des charges réparties au cent près, et des documents remis dans leurs délais.

Vue d'ensemble#

Tout part de l'organisation. Sa nature est l'une de quatre : Syndicat de copropriété, Bailleur, Coopérative d'habitation ou OBNL d'habitation. Ce chapitre traite du syndicat. Le bailleur a son propre chapitre, Location résidentielle, et le portail des occupants sert les deux : voyez Portail des occupants et exploitation.

Le syndicat porte ses immeubles, chaque immeuble porte ses fractions (les parties privatives, avec leur quote-part) et ses parties communes, générales ou à usage restreint (art. 1043 C.c.Q.). Chaque fraction garde son historique de propriété : qui la détient, depuis quand, jusqu'à quand, et dans quelle part quand elle est détenue en indivision.

Voici la fiche du syndicat de la démonstration. La bande verte confirme que les quotes-parts des dix fractions atteignent exactement la base déclarée de 1 000.

Fiche du syndicat Le Belvédère : répartition complète des quotes-parts, sections Identification, Quotes-parts et Fonds de prévoyance
La fiche du syndicat

Autour de ce socle, trois familles de travail :

  • la gouvernance : assemblées des copropriétaires, réunions du conseil, résolutions et leur décompte;
  • les charges : budget annuel, appels de fonds, encaissements, arrérages et état des charges dues;
  • les obligations légales : carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, attestation du syndicat et documents au promettant acheteur.

Chaque règle affiche l'article qui la fonde, à côté du résultat. Quand le texte ne tranche pas, l'écran le dit plutôt que d'inventer un seuil.

Configuration#

Accès et droits#

Rôle Ce qu'il ouvre
Immobilier / Consultation La lecture de toute la suite : syndicats, fractions, registre, assemblées, charges, obligations légales.
Immobilier / Gestionnaire La saisie et toutes les décisions : convoquer, fixer le budget, transmettre un appel, remettre une attestation, publier au portail, inviter au portail. Ce rôle ouvre aussi la signature électronique et le transfert sécurisé.
Immobilier / Exploitation L'exploitation du bâti dans l'application Maintenance, décrite au chapitre Portail des occupants et exploitation. Le gestionnaire l'a d'office.

Un copropriétaire ou un locataire n'a pas de compte interne : il accède au portail, en lecture, à ce qui le concerne.

Paramètres#

L'application n'a pas d'écran de paramètres. Les réglages vivent sur la fiche du syndicat, sous Immobilier › Structure › Organisations :

  • Base des quotes-parts (1 000 pour des millièmes, 10 000 pour des dix-millièmes) et Date de la déclaration;
  • Promoteur et la fraction qu'il occupe, pour le plafond de ses voix (art. 1092 C.c.Q.);
  • la section Fonds de prévoyance et assurance : valeur de reconstruction, date de l'étude, plancher retenu, Taux d'intérêt annuel (%) et règle des Intérêts sur arrérages;
  • la section Échéances légales : le régime transitoire qui date le carnet et l'étude;
  • la section Remise sécurisée des documents : le Canal du code de la remise sécurisée (courriel, ou texto au mobile du destinataire).

Aucun taux d'intérêt n'est prévu d'office : sans saisie, aucun intérêt ne court.

Données de base#

  1. Créez l'organisation, de nature Syndicat de copropriété, avec sa base des quotes-parts.
  2. Sous Immobilier › Structure › Immeubles, créez chaque immeuble, avec son adresse et son lot cadastral.
  3. Sous Immobilier › Structure › Fractions, saisissez chaque fraction : numéro, type (Résidentiel, Stationnement, Rangement, Commercial, Autre), quote-part, étage et superficie.
  4. Sous Immobilier › Structure › Parties communes, créez les parties communes et, pour une partie à usage restreint, ses fractions bénéficiaires.
  5. Sous Immobilier › Personnes › Copropriétaires, inscrivez qui détient chaque fraction, depuis quand et dans quelle part.

Un écart entre le total des quotes-parts et la base n'empêche jamais d'enregistrer : on saisit un immeuble fraction par fraction. Il s'affiche en bandeau jusqu'à ce que les chiffres concordent.

Premiers pas#

Le parcours le plus court vers une première assemblée comptée :

  1. Ouvrez Immobilier › Gouvernance › Assemblées et créez l'assemblée, avec sa nature (Annuelle ou Extraordinaire), sa date et son lieu.
  2. Sélectionnez Charger la feuille de présence : une ligne par copropriétaire et par fraction, tirée du registre.
  3. Saisissez la date de l'avis, puis sélectionnez Convoquer.
  4. Le jour venu, inscrivez les présences et les procurations dans l'onglet Feuille de présence, puis sélectionnez Marquer tenue.
  5. Ajoutez les résolutions, choisissez la majorité requise de chacune et ouvrez le scrutin.
  6. Rédigez le procès-verbal dans l'onglet Procès-verbal, puis sélectionnez Clôturer.

Tâches courantes#

Tenir le registre des copropriétaires#

L'article 1070 C.c.Q. oblige le syndicat à tenir un registre des copropriétaires. Une propriété s'inscrit donc comme une période, pas comme un nom posé sur la fraction.

  1. Ouvrez Immobilier › Personnes › Copropriétaires.
  2. Créez une ligne : fraction, copropriétaire, Part (%), Depuis.
  3. À la vente, inscrivez Jusqu'au sur la ligne du vendeur, puis créez celle de l'acheteur.

La liste s'ouvre filtrée sur les propriétés en cours. Des parts simultanées ne peuvent pas dépasser 100 %; des propriétaires successifs à 100 % chacun sont normaux. Une tâche de nuit met à jour les propriétés échues.

Convoquer une assemblée#

L'avis se transmet au moins 10 jours et au plus 45 jours avant la tenue (art. 346 C.c.Q., rendu applicable au syndicat par les art. 1039 et 334). Le champ Conformité de l'avis compare les deux dates et le dit, sans rien bloquer.

  1. Sur l'assemblée en brouillon, saisissez Avis transmis le.
  2. Choisissez le Mode de tenue : En personne, À distance ou Hybride.
  3. Pour une tenue à distance ou hybride, décrivez les Moyens technologiques et cochez Communication immédiate entre tous si c'est le cas.
  4. Sélectionnez Convoquer.

Le champ Ajouts à l'ordre du jour jusqu'au donne la date limite des questions qu'un copropriétaire peut faire inscrire (5 jours après l'avis, art. 1088 C.c.Q.). Pour une assemblée annuelle, l'onglet Pièces de l'avis (art. 1087) dit, pièce par pièce, lesquelles l'application produit et lesquelles il faut joindre.

Assemblée générale annuelle 2026 tenue en mode hybride, avis conforme transmis 24 jours avant, et bandeau sur la communication immédiate non attestée
Une assemblée tenue

Compter le quorum et les voix#

La feuille de présence calcule tout, dans l'ordre que le Code impose : voix proportionnelles à la quote-part et partagées entre indivisaires (art. 1090), voix retirées quand le syndicat détient une fraction (art. 1076), privation du droit de vote et réductions (art. 1094 et 1099), mandat présumé entre indivisaires (art. 1090 al. 2), plafond sous cinq fractions (art. 1091), plafond du promoteur (art. 1092).

La section Quorum affiche les voix totales, les voix présentes ou représentées et le quorum requis (majorité des voix, art. 1089 al. 1). Cochez Assemblée de reprise pour une assemblée tenue après un défaut de quorum : les trois quarts des présents constituent alors le quorum (art. 1089 al. 2).

Appliquer la privation du droit de vote#

Le copropriétaire qui n'a pas payé sa part des charges communes depuis plus de trois mois est privé de son droit de vote (art. 1094 C.c.Q.). La privation frappe la personne, donc toutes ses fractions.

  1. Ouvrez l'assemblée.
  2. Relisez Privations constatables (art. 1094) et, sur la feuille de présence, les montants impayés de chacun.
  3. Sélectionnez Appliquer l'art. 1094 d'après les impayés.

Rien ne se coche seul : un paiement reçu hier et pas encore saisi suffit à faire tomber la privation. L'application la propose, le bouton l'applique et le fil de discussion en garde la trace.

Voter une résolution#

Chaque résolution porte sa Majorité requise : Ordinaire (art. 1096), Renforcée (art. 1097) ou Qualifiée (art. 1098). Le Code ne permet pas à la déclaration de changer ces seuils (art. 1101), l'application n'en offre donc pas d'autres.

  1. Ouvrez Immobilier › Gouvernance › Résolutions et créez la résolution, rattachée à son assemblée.
  2. Choisissez la majorité et le Mode de scrutin : À main levée ou Scrutin secret.
  3. Sélectionnez Ouvrir le scrutin : une ligne par membre présent ou représenté.
  4. Dans l'onglet Scrutin, inscrivez le vote de chacun.

Le résultat s'affiche avec son motif, en voix et en nombre de copropriétaires. Un résultat peut être corrigé à la main, avec une justification obligatoire.

Résolution sur le remplacement des fenêtres, majorité renforcée atteinte avec 585 voix sur 502,5 requises, et onglet Scrutin avec les voix de chaque fraction
Une résolution adoptée

Tenir un scrutin secret#

Le droit d'exiger le scrutin secret vient de l'art. 351 al. 2 C.c.Q. L'urne ne garde aucun nom, le registre ne garde aucun choix.

  1. Sur une résolution en Scrutin secret, sélectionnez Ouvrir le scrutin.
  2. Remettez à chaque votant son récépissé, tel qu'affiché une seule fois.
  3. Sélectionnez Récépissés distribués, effacer la liste.
  4. Pour chaque bulletin, sélectionnez Déposer un bulletin, saisissez le récépissé et le vote, puis Déposer.
  5. Sélectionnez Recompter l'urne pour contrôler le décompte.

Vérifier un récépissé permet à un votant de confirmer ce que porte son bulletin. Reprendre le scrutin à zéro reste possible tant qu'aucun bulletin n'est déposé. Le champ Bulletins que leur poids isole compte les bulletins dont le nombre de voix trahit l'auteur : voyez Comprendre.

Consigner une réunion du conseil#

Le conseil fixe le budget, décide de l'usage du fonds de prévoyance et fait établir le carnet. Ses procès-verbaux entrent au registre au même titre que ceux de l'assemblée (art. 1070 C.c.Q.).

  1. Ouvrez Immobilier › Gouvernance › Réunions du conseil et créez la réunion.
  2. Saisissez l'ordre du jour, le mode de tenue et, à distance, les moyens technologiques.
  3. Rédigez le procès-verbal.
  4. Une fois transmis, sélectionnez Consigner la transmission du PV.

Le procès-verbal se transmet dans les 30 jours (art. 1086.1 C.c.Q.). Une réunion annulée ne fait pas courir ce délai; Rouvrir la ramène.

Fixer le budget annuel#

Le conseil fixe le budget après avoir consulté l'assemblée (art. 1072 C.c.Q.). La consultation est un préalable, pas un vote.

  1. Ouvrez Immobilier › Charges › Budgets et créez l'exercice.
  2. Dans l'onglet Postes budgétaires, saisissez chaque poste avec sa Nature.
  3. Choisissez l'Assemblée consultée, puis sélectionnez Consigner la consultation.
  4. Sélectionnez Fixer par le conseil.
  5. Transmettez l'avis aux copropriétaires, puis sélectionnez Aviser les copropriétaires.

La nature d'un poste décide de sa répartition : Charges communes générales, Usage restreint : entretien et réparations courantes (aux seuls bénéficiaires), Usage restreint : réparations majeures et remplacement (à toutes les fractions, sauf clause contraire de la déclaration), Fonds de prévoyance et Fonds d'auto-assurance. Le budget compare ensuite ce qui est fixé, appelé et encaissé, et le Repère du fonds de prévoyance.

Budget de l'exercice 2026 avisé aux copropriétaires : contribution totale de 101 200 $, suivi des appels et repère du fonds de prévoyance
Un budget fixé et avisé

Appeler les contributions#

  1. Ouvrez Immobilier › Charges › Appels de fonds et créez l'appel : budget, Nature (Appel périodique ou Contribution spéciale), période, Part du budget (%) et date d'exigibilité.
  2. Sélectionnez Calculer la répartition.
  3. Relisez l'onglet Répartition : une ligne par fraction, avec les copropriétaires du moment.
  4. Sélectionnez Transmettre.

La répartition se fait au cent près, base par base. Quatre appels de 25 % ne couvrent pas forcément un exercice qui ne se divise pas par quatre : le budget affiche plutôt ce qui Reste à appeler. Une contribution spéciale exige la consultation de l'assemblée (art. 1072.1 C.c.Q.).

Appel Contributions T3 2026 transmis : 25 300 $ appelés, deux fractions en défaut, et répartition par fraction avec la part au fonds de prévoyance
Un appel de fonds transmis

Saisir un encaissement#

L'imputation d'un paiement suit le Code, pas une préférence : le débiteur désigne la dette qu'il acquitte (art. 1569), les intérêts passent avant le capital (art. 1570), et à défaut d'indication, les dettes échues d'abord, la plus ancienne en premier (art. 1572).

  1. Ouvrez Immobilier › Charges › Encaissements et créez l'encaissement : payeur, fraction, date, montant, mode.
  2. Choisissez l'Imputation : À défaut d'indication (art. 1572) ou Indiquée par le copropriétaire (art. 1569).
  3. Sélectionnez Imputer (art. 1572) ou saisissez les imputations à la main.
  4. Sélectionnez Porter au registre.

L'onglet Règle appliquée dit comment l'imputation a été faite. Retirer les imputations revient au brouillon.

Suivre les arrérages#

L'intérêt court à compter de la demeure, jamais de l'échéance (art. 1617 C.c.Q.), et se calcule période par période sur le capital alors dû. Le menu Fractions en défaut montre, par fraction, depuis quand elle est en souffrance, le nombre de jours, le capital et les intérêts.

Deux fractions en défaut au Belvédère : 203 depuis 125 jours pour 5 562,16 $, et 302 depuis 40 jours pour 2 048,65 $
Les fractions en défaut

Fournir l'état des charges dues#

Celui qui se propose d'acquérir une fraction peut demander l'état des charges communes dues (art. 1069 al. 2 C.c.Q.). Passé 15 jours, il n'est plus tenu de ces charges : c'est le seul délai de la suite qui court contre le syndicat.

  1. Ouvrez Immobilier › Charges › États des charges dues et enregistrez la demande : fraction, proposant acquéreur, date.
  2. Sélectionnez Relever les charges dues.
  3. Avisez le propriétaire, puis sélectionnez Aviser le propriétaire. Sans cet avis, l'état est refusé.
  4. Sélectionnez Imprimer, remettez l'état, puis Fournir l'état.

L'état imprimé affiche l'effet du délai en tête de page. Un zéro s'imprime « 0,00 $ », jamais comme un tiret.

Tenir le carnet d'entretien#

Le carnet est établi par un professionnel indépendant membre de l'un de quatre ordres : ingénieurs, évaluateurs agréés, architectes ou technologues professionnels (règlement, art. 1). Le gestionnaire de l'immeuble ne peut pas l'établir.

  1. Ouvrez Immobilier › Obligations légales › Carnets d'entretien et créez le carnet : immeuble, auteur, ordre professionnel.
  2. Cochez Pratique immobilière attestée et Indépendance attestée.
  3. Dans l'onglet Biens au carnet, inscrivez chaque bien : installation, fréquence d'entretien, état estimé, durée de vie restante, réparation majeure prévue et son coût.
  4. Sélectionnez Porter comme établi.
  5. Chaque année, sélectionnez Consigner la mise à jour annuelle.

L'intervalle de révision est de 5 ans, ou de 10 ans si l'immeuble remplit l'une des trois conditions de taille. Le décompte des parties privatives exclut les rangements et les stationnements.

Carnet d'entretien 2025 établi par une firme membre de l'Ordre des technologues professionnels, révision au plus tard en 2030 et mise à jour à jour
Un carnet établi

Enregistrer l'étude du fonds de prévoyance#

L'étude dépend du carnet : l'application refuse de l'enregistrer tant que le carnet n'est pas établi, et dit ce qui manque.

  1. Ouvrez Immobilier › Obligations légales › Études du fonds de prévoyance et créez l'étude.
  2. Saisissez l'auteur (les mêmes ordres, plus un comptable professionnel agréé indépendant), le solde retenu et les montants recommandés.
  3. Sélectionnez Porter comme obtenue.

La fiche du syndicat reprend alors la somme annuelle recommandée comme repère du fonds, le rattrapage s'il y a insuffisance, et la date limite pour fixer les sommes.

Remettre l'attestation du syndicat#

Le copropriétaire qui vend demande l'attestation (art. 1068.1 C.c.Q.); le syndicat la remet dans les 15 jours. Son contenu est fixé par règlement, en huit points.

  1. Ouvrez Immobilier › Obligations légales › Attestations du syndicat et enregistrez la demande : fraction vendue, copropriétaire demandeur, date.
  2. Remplissez l'onglet Contenu minimal. Le champ Ce qu'il manque liste les points encore vides.
  3. Saisissez le Signataire et sa Qualité du signataire.
  4. Sélectionnez Imprimer, puis Remettre.

L'attestation imprimée ne porte aucune marque d'éditeur : c'est le syndicat qui atteste. Une attestation non remise s'imprime comme un brouillon. Elle n'existe pas avant l'assemblée de passation du promoteur (art. 1104).

Attestation demandée pour la fraction 202, à remettre au plus tard le 7 octobre, avec les boutons de remise, de transfert et de signature
Une attestation à remettre

Fournir les documents au promettant acheteur#

Troisième régime (art. 1068.2 C.c.Q.) : le promettant acheteur demande des documents, fournis avec diligence. Le Code ne fixe aucun délai : l'application compte les jours sans déclarer de retard.

  1. Ouvrez Immobilier › Obligations légales › Documents au promettant acheteur et enregistrez la demande.
  2. Listez les documents dans l'onglet Documents fournis.
  3. Dans l'onglet Vie privée, cochez Revue de vie privée faite et notez ce qui a été retranché ou caviardé.
  4. Sélectionnez Fournir au promettant acheteur, puis Transmettre au propriétaire.

L'autorisation du promettant ne couvre pas les renseignements personnels des autres copropriétaires : la revue précède la remise. Un refus se motive dans l'onglet Refus.

Remettre un document par transfert sécurisé#

L'attestation, l'état des charges dues et les documents au promettant acheteur portent le bouton Remettre par transfert sécurisé. Le destinataire reçoit un lien qui expire, et un code par le canal choisi sur la fiche du syndicat.

La section Remise sécurisée dit quand la pièce est partie, combien de fois elle a été téléchargée, et si le lien a expiré sans avoir été ouvert. Pour l'attestation et l'état des charges dues, une copie de la pièce produite reste sur la fiche : une version régénérée plus tard ne dirait pas la même chose. La remise est refusée avant la revue de vie privée (art. 1068.2), avant l'avis au propriétaire (art. 1069 al. 2), sans adresse de courriel, ou pour une pièce déjà remise.

Faire signer une pièce#

Trois pièces se signent électroniquement :

  • la déclaration d'examen sur place du carnet : Faire signer la déclaration d'examen;
  • l'attestation : Envoyer pour signature;
  • le procès-verbal d'une assemblée ou d'une réunion du conseil : Faire signer le procès-verbal.

La signature du professionnel coche la déclaration et la date du jour où il a signé. Une date déjà saisie n'est jamais écrasée. Signer n'est ni remettre ni transmettre : les délais de 15 et de 30 jours courent toujours jusqu'à la remise ou la transmission. L'application ne devine pas qui signe pour le syndicat : elle le demande.

Les menus, un à un#

Immobilier compte six regroupements. Ce chapitre couvre Structure, Gouvernance, Charges, Copropriétaires et Obligations légales. Les autres menus mènent aux chapitres voisins.

Immobilier › Structure › Organisations ouvre les syndicats et les bailleurs, avec leur nature, leur base et l'état de leurs quotes-parts. Les boutons d'accès rapide mènent aux immeubles et aux fractions.

Immobilier › Structure › Immeubles ouvre les immeubles, avec leur adresse et leur lot cadastral; les onglets du formulaire listent ses fractions et ses parties communes.

Immobilier › Structure › Fractions ouvre les fractions, avec leur type, leur quote-part et leur propriétaire. Un gestionnaire y trouve Inviter au portail.

Immobilier › Structure › Parties communes ouvre les parties communes, leur Nature (Commune générale ou Commune à usage restreint), leurs fractions bénéficiaires et, pour un espace réservable, ses réglages.

Immobilier › Gouvernance › Assemblées ouvre les assemblées des copropriétaires, de la plus récente à la plus ancienne.

Immobilier › Gouvernance › Réunions du conseil ouvre les réunions du conseil d'administration et l'état de transmission de leur procès-verbal.

Immobilier › Gouvernance › Résolutions ouvre toutes les résolutions, avec leur majorité et leur résultat.

Immobilier › Charges › Budgets ouvre les exercices et leur état.

Immobilier › Charges › Appels de fonds ouvre les appels, leur total appelé, reçu et dû.

Immobilier › Charges › Contributions ouvre les lignes d'appel par fraction, filtrées d'office sur les impayées.

Immobilier › Charges › Encaissements ouvre les encaissements, filtrés d'office sur ceux qui restent à imputer.

Immobilier › Charges › Fractions en défaut ouvre les fractions qui ont un solde en souffrance.

Immobilier › Charges › États des charges dues ouvre les demandes de l'art. 1069 al. 2, filtrées sur celles en cours.

Immobilier › Personnes › Copropriétaires ouvre le registre de propriété, filtré sur les propriétés en cours.

Immobilier › Personnes › Baux, Avis, Moratoire sur l'éviction, Loyer et Départs sans préavis appartiennent au louage : voyez Location résidentielle.

Immobilier › Obligations légales › Carnets d'entretien, Études du fonds de prévoyance, Attestations du syndicat et Documents au promettant acheteur ouvrent les quatre registres décrits plus haut, avec leurs échéances.

Immobilier › Portail › Demandes d'entretien, Délais de traitement, Réservations, Annonces, Colis, Visiteurs, Documents et Avis par texto sont décrits au chapitre Portail des occupants et exploitation.

Référence#

Champs du formulaire Organisation#

Champ Description Obligatoire ou par défaut
Nom Le nom du syndicat Obligatoire
Nature Syndicat de copropriété, Bailleur, Coopérative d'habitation ou OBNL d'habitation Syndicat de copropriété
Personne morale, NEQ Le contact qui représente le syndicat et son numéro d'entreprise Facultatifs
Date de la déclaration La date de la déclaration de copropriété Facultatif
Base des quotes-parts 1 000 ou 10 000 1 000
Total des quotes-parts, Écart, État des quotes-parts Calculés à partir des fractions actives Automatiques

Champs du formulaire Assemblée#

Champ Description Obligatoire ou par défaut
Objet Le nom de l'assemblée Obligatoire
Nature Annuelle ou Extraordinaire Annuelle
Tenue le La date et l'heure de la tenue Obligatoire
Lieu L'endroit; pour une assemblée sans salle, le lien de connexion tient lieu d'endroit (art. 346) Facultatif
Mode de tenue En personne, À distance ou Hybride En personne
Avis transmis le La date de l'avis de convocation Facultatif
Préavis (jours), Conformité de l'avis L'écart entre l'avis et la tenue, comparé à la fenêtre de 10 à 45 jours Automatiques
Assemblée de reprise À cocher après un défaut de quorum Non cochée
Transmission du PV au plus tard le 30 jours après la tenue (art. 1102.1) Automatique

Champs du formulaire Appel de fonds#

Champ Description Obligatoire ou par défaut
Appel Le nom de l'appel Obligatoire
Budget L'exercice appelé Obligatoire
Nature Appel périodique ou Contribution spéciale Appel périodique
Période du, au La période couverte Obligatoires
Part du budget (%) La part de l'exercice appelée 100
Exigible le La date d'exigibilité, qui fait courir le défaut Obligatoire

Champs du formulaire Attestation#

Champ Description Obligatoire ou par défaut
Fraction vendue, Copropriétaire demandeur Qui demande, pour quelle fraction Obligatoires
Demandée le La date de la demande Aujourd'hui
À remettre au plus tard le 15 jours après la demande Automatique
Points 1 à 8 Le contenu fixé par règlement : fonds de prévoyance, contributions, liquidités, résultats, budget, assurances, auto-assurance, inspections, sinistres, travaux, litiges, modifications Facultatifs, listés dans Ce qu'il manque
Signataire, Qualité du signataire La personne qui signe pour le syndicat Facultatifs

Rapports et exports#

  • Procès-verbal de l'assemblée et Procès-verbal de la réunion du conseil, en PDF, à l'heure locale de la séance.
  • État financier de l'exercice : le budget contre ce qui a été appelé et encaissé. Il dit, pour chacune des six pièces de l'art. 1087, si l'application la produit.
  • État des charges communes dues, avec l'effet du délai en tête de page.
  • Attestation du syndicat, en format lettre, sans marque d'éditeur.
  • Déclaration d'examen sur place, tirée du carnet.

Les listes s'exportent par l'export standard.

Automatisations#

Chaque nuit, des tâches planifiées :

  • mettent à jour les propriétés en cours et échues du registre;
  • rafraîchissent l'état des contributions en défaut et le délai des états des charges dues;
  • rafraîchissent l'état de transmission des procès-verbaux des assemblées et des réunions du conseil;
  • recalculent les échéances du carnet, de l'étude et du calendrier transitoire, et le délai de 15 jours des attestations.

Les voix, le quorum, les majorités, la répartition et l'imputation se calculent à la saisie.

Pages publiques et portail#

Ce chapitre n'expose aucune page publique. Les copropriétaires consultent annonces, documents et demandes au portail décrit au chapitre Portail des occupants et exploitation.

Modules qui enrichissent cette application#

Les assemblées et les résolutions se tiennent sous Gouvernance, décrit dans les tâches plus haut.

Il ajoute aussi à l'assemblée l'onglet Pièces de l'avis (art. 1087).

Le régime transitoire paraît sur la fiche du syndicat, section Échéances légales.

Voyez Signatures électroniques pour le suivi d'une demande de signature.

Voyez Transferts sécurisés.

Il compare aussi la durée de conservation déclarée au registre avec celle du journal des colis et des visiteurs, et affiche l'écart. Voyez Vie privée.

Comprendre#

Pourquoi les majorités ne se règlent pas. L'art. 1101 C.c.Q. répute non écrite toute clause qui change le nombre de voix requis. Un pourcentage paramétrable serait un défaut. Une erreur de décompte peut faire annuler une décision (art. 1103), dans les 90 jours : le calcul est le produit, pas une commodité.

L'art. 1097 ne pose plus de condition en nombre. Depuis le 10 janvier 2020, seuls les trois quarts des voix présentes ou représentées comptent. L'art. 1098 garde sa double condition. L'écran le rappelle sur chaque résolution.

Un résultat contre-intuitif n'est pas une erreur. Dans une copropriété de moins de cinq fractions, le détenteur majoritaire seul avec un autre copropriétaire n'atteint jamais le quorum, à cause des art. 1091 et 1099. C'est ce que dit la loi.

Le poids trahit le secret. Un bulletin pondéré porte son nombre de voix. Une quote-part unique dans l'immeuble devient la signature de son auteur. Le secret ne tient qu'entre bulletins de même poids : l'application compte ceux que leur poids isole plutôt que de promettre un secret que l'arithmétique ne garde pas. Un scrutin secret ne se rouvre pas pour un retardataire.

L'assemblée ne fixe pas le budget. Elle est consultée, et le conseil fixe (art. 1072). L'avis se transmet sans délai, sans nombre de jours dans le texte.

Trois planchers pour le fonds de prévoyance. 0,5 % de la valeur de reconstruction à la charge du promoteur jusqu'à l'étude (art. 1071 al. 4), 5 % des contributions pour un syndicat du régime transitoire jusqu'à ce que les sommes soient fixées après sa première étude (Loi 16, art. 153), puis les recommandations de l'étude (art. 1071 al. 3). Quand le régime est inconnu, l'écran dit « base inconnue ».

Ce que l'application ne fait pas. Elle ne tient aucune dépense, aucune facture ni aucun fournisseur : « budget contre réel » veut dire fixé, appelé, encaissé. Elle n'applique pas la seconde règle de l'art. 1572 (la dette que le débiteur a le plus d'intérêt à acquitter), qui est un jugement : on impute alors à la main. Elle ne modélise ni la composition du conseil ni l'élection de ses membres, que la déclaration fixe. Elle ne fixe aucun taux d'intérêt.

Deux dates, jamais un jour trop tard. Quand un texte admet deux lectures, le calendrier transitoire retient l'échéance la plus tôt. Sans immeuble rattaché, l'intervalle de révision du carnet reste à 5 ans.

Dépannage#

Symptôme Cause probable Correctif
Un bandeau dit que la répartition est incomplète Le total des quotes-parts des fractions actives n'atteint pas la base déclarée, souvent après l'archivage d'une fraction Vérifiez les fractions et leurs quotes-parts; archiver une fraction la retire du total
L'ancien propriétaire paraît encore sur la fraction La date de fin n'est pas saisie sur sa ligne du registre Inscrivez Jusqu'au sur la ligne du vendeur; la tâche de nuit fait le reste
L'étude du fonds de prévoyance est refusée Le carnet d'entretien n'est pas établi Établissez d'abord le carnet
L'état des charges dues ne se fournit pas Le propriétaire n'a pas été avisé Avisez-le, puis sélectionnez Aviser le propriétaire
La remise par transfert sécurisé est refusée Revue de vie privée non faite, destinataire sans courriel, ou pièce déjà remise Corrigez la cause que le message nomme
Une assemblée, un budget, un appel ou une attestation est refusé pour un bailleur Ces objets n'existent qu'en copropriété divise Vérifiez la nature de l'organisation
Aucun intérêt ne court sur les arrérages Aucun taux saisi sur la fiche du syndicat Saisissez le Taux d'intérêt annuel (%)

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