SymbifoxGuide d'utilisation English

Partie 0 · Prendre en main Symbifox

Questions fréquentes

Des réponses courtes aux questions qui reviennent le plus : connexion, droits, courriels, factures, taxes, importation, fichiers, téléphone et Gen.

Symbifox 18.0 (catalogue de septembre 2026) · Révisé le 2026-10-11

Ce chapitre répond aux questions que posent le plus souvent les personnes qui commencent dans Symbifox. Les questions sont rangées par thème, de la connexion jusqu'à Gen. Chaque réponse tient en quelques phrases et renvoie, quand il existe, au chapitre qui en parle. Quand une réponse relève de votre administration Symbifox, elle le dit.

Se connecter et trouver de l'aide#

Je viens de commencer et je ne peux pas me connecter#

Ouvrez l'adresse de l'instance que votre organisation vous a donnée, puis saisissez votre adresse de courriel et votre mot de passe. Votre premier mot de passe se choisit par le lien du courriel d'invitation. Si ce courriel n'est jamais arrivé, votre administration le renvoie avec Envoyer une invitation par e-mail, sur la fiche de votre compte. Si votre organisation passe par un fournisseur d'identité, utilisez plutôt le bouton qui paraît sous le formulaire.

Voir Se connecter et se déconnecter.

J'ai oublié mon mot de passe#

Sur la page de connexion, sélectionnez Réinitialiser le mot de passe, puis saisissez votre adresse de courriel. Vous recevez un courriel avec un lien pour choisir un nouveau mot de passe. Si le lien manque sur la page, ou si le courriel n'arrive pas, votre administration vous envoie les instructions depuis la fiche de votre compte. Si vous vous connectez par le bouton d'un fournisseur d'identité, votre mot de passe est le sien : changez-le chez ce fournisseur.

Voir Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur.

Changer de langue, et pourquoi un écran reste en anglais#

Votre langue se règle sous votre avatar, en haut à droite : Mon profil, onglet Préférences. Changez la Langue, puis enregistrez. Seules les langues activées par votre administration y sont offertes. Si tout l'écran reste en anglais après l'ajout d'une langue, l'administration ouvre la langue, en mode développeur, et sélectionne Activer et traduire. Quelques libellés restent en anglais parce que leur module n'est pas encore traduit; le guide les cite tels qu'ils paraissent.

Voir Vos préférences et Ajouter une langue.

Qui joindre en cas de blocage?#

Votre administration Symbifox répond d'abord des comptes, des droits d'accès, des données et des réglages de votre instance. Allez vers elle pour un mot de passe, un accès refusé ou une application à installer. Pour le reste, écrivez à bonjour@symbifox.com.

Voir Où obtenir de l'aide.

Usagers, droits et sièges#

Où sont les réglages et les droits d'accès?#

Les réglages vivent dans l'application Paramètres, sur la page Paramètres généraux, avec une section par application installée. Les droits d'accès se règlent sur la fiche de chaque usager, dans Paramètres › Utilisateurs & Sociétés › Utilisateurs, onglet Droits d'accès. L'application Paramètres n'apparaît qu'aux personnes qui détiennent un niveau d'administration, Droits d'accès ou Paramètres.

Voir Vue d'ensemble et Accès et droits du chapitre des paramètres.

Ajouter un usager et choisir ses droits#

Invitez d'abord la personne, puis réglez ses droits. Dans Paramètres › Paramètres généraux, saisissez son adresse sous Inviter de nouveaux utilisateurs, puis sélectionnez Inviter. Elle reçoit un courriel de bienvenue avec un lien pour choisir son mot de passe. Ouvrez ensuite sa fiche et choisissez, dans l'onglet Droits d'accès, un niveau par application. Si votre instance compte des sièges, l'administration des usagers crée plutôt le compte depuis Sièges › Usagers. Les droits par application se règlent alors par une personne qui détient le niveau Droits d'accès ou Paramètres, souvent l'hébergeur.

Voir Inviter un utilisateur et Définir les droits d'accès d'un utilisateur.

Qui peut créer des usagers?#

Deux niveaux d'administration créent des usagers : Droits d'accès, qui crée les comptes et leur attribue des groupes, et Paramètres, qui ouvre tout. Le groupe Administration des usagers de l'instance crée aussi des comptes, depuis l'application Sièges, dans la limite des sièges achetés. Il ne peut accorder ni le niveau Paramètres ni le niveau Droits d'accès. Réservez le niveau Paramètres à une ou deux personnes : il permet de modifier les droits de tout le monde, y compris les siens.

Voir Accès et droits et Créer un compte depuis l'application.

Limiter une personne à certains menus#

Les droits se donnent application par application, sur la fiche de l'usager, onglet Droits d'accès. La plupart des applications disparaissent du menu quand leur niveau reste vide. Quelques-unes restent ouvertes à tout compte interne : Contacts, Calendrier et Gen, qui n'ont pas de niveau, mais aussi Employés et Dépenses. Un niveau plus bas retire aussi des menus : dans Facturation, Configuration n'apparaît qu'au niveau Administrateur. Masquer un menu précis à l'intérieur d'une application passe par les groupes, en mode développeur : c'est une tâche pour votre administration.

Voir Définir les droits d'accès d'un utilisateur et Utilisateurs et sociétés.

Usager interne ou usager du portail : la différence#

Un usager interne travaille dans les applications et occupe un siège. Un usager du portail ne voit que ses propres documents, comme ses factures, et n'occupe aucun siège. Il n'entre pas dans Discussion : il reçoit par courriel les messages qu'on lui adresse, et ceux de ses propres factures.

Voir Vue d'ensemble du chapitre des paramètres et Vue d'ensemble du chapitre des sièges.

Savoir quand un usager s'est connecté la dernière fois#

La liste des usagers le montre dans la colonne Dernière authentification. Ouvrez Paramètres › Utilisateurs & Sociétés › Utilisateurs, ou Sièges › Usagers. Dans Sièges › Usagers, le statut Jamais connecté signale un compte qui n'a jamais servi. L'onglet Sièges dormants de Sièges › Mes sièges regroupe les comptes restés longtemps sans connexion. Ces écrans sont réservés à l'administration.

Voir Repérer les sièges dormants.

Combien d'usagers puis-je ajouter, et que se passe-t-il quand j'en retire un?#

Votre instance a droit au nombre de sièges achetés : Sièges › Mes sièges affiche les sièges Achetés, Occupés et Libres. Un compte du portail n'occupe aucun siège. Pour retirer une personne, archivez son compte : sa place redevient libre, et son historique reste rattaché à elle. Au-delà du droit, la création d'un compte est refusée par un message qui donne le prix d'un siège de plus. Ajoutez-le depuis Sièges › Mes sièges, avec Ajouter un siège, qui annonce le coût avant toute confirmation. Sans droit de sièges posé, aucun plafond ne s'applique.

Voir Libérer un siège et Ajouter un siège.

Je ne vois pas une application ou un menu que d'autres voient#

Les applications s'ouvrent selon les droits de votre compte : sans niveau d'accès, la plupart n'apparaissent pas dans votre menu. Demandez à votre administration de comparer vos droits à ceux de votre collègue. La personne qui fait le soutien peut aussi voir Symbifox tel que vous le voyez, grâce à l'incarnation. S'il manque des fiches plutôt que des menus, vérifiez les sociétés cochées dans le sélecteur, à droite de la barre du haut.

Voir Vue d'ensemble du chapitre de l'incarnation et Plusieurs sociétés.

Courriels et notifications#

Mes courriels ne partent pas#

Vérifiez d'abord le bouton que vous avez utilisé : une Note ne part jamais par courriel, sauf vers une personne mentionnée avec @. Un message programmé avec Envoyer plus tard attend en tête du fil jusqu'à son heure. Dans le fil, une enveloppe rouge à côté d'un message signale un envoi en échec. Sélectionnez-la : la fenêtre offre Voir les détails de l'erreur, puis Envoyer & fermer pour renvoyer. Si tous les envois échouent, le serveur d'envoi est en cause : celui de l'organisation, ou celui de votre boîte branchée dans Courriels. Le premier relève de votre administration.

Voir Notes internes et messages envoyés et Technique.

Recevoir mes courriels dans Symbifox#

Branchez votre boîte dans l'application Courriels, par Courriels › Configuration › Ajouter une boîte courriel. Saisissez votre adresse et sélectionnez Détecter. Saisissez ensuite le mot de passe, puis sélectionnez Brancher. Symbifox relève dès lors votre serveur toutes les cinq minutes. Les réponses à un message envoyé depuis une fiche reviennent d'elles-mêmes dans son fil de discussion.

Voir Ajouter un compte courriel.

Le test de connexion de ma boîte courriel échoue#

Le plus souvent, le serveur refuse le mot de passe. Google, Yahoo, AOL et iCloud exigent un mot de passe d'application, pas celui de votre compte. Microsoft n'accepte aucun mot de passe : la boîte se branche par un consentement, après une inscription faite une fois par votre organisation. Seule la connexion chiffrée est admise, sur le port 993. Sur la fiche du compte, Dernière erreur donne la réponse exacte du serveur.

Voir Ajouter un compte courriel, Brancher une boîte Microsoft 365 ou Outlook.com et Dépannage.

Changer le courriel envoyé avec une facture#

Pour un seul envoi, modifiez le sujet et le texte dans la fenêtre qui s'ouvre quand vous sélectionnez Envoyer sur la facture. Pour changer le texte de tous les envois, votre administration modifie le modèle Facture : Envoi (les avoirs ont le leur, Avoir : En cours d'envoi). Ce modèle se trouve, en mode développeur, sous Paramètres › Technique › E-mail › Modèles d'e-mail.

Voir Technique.

Recevoir moins de courriels de notification#

Sous votre avatar, Mon profil, onglet Préférences, réglez Notifications sur Recevoir dans Odoo. Les avis arrivent alors sous l'icône de messagerie de la barre du haut, et non plus par courriel. Pour ne plus suivre une fiche, retirez-vous de ses abonnés, dans son fil de discussion. Vous pouvez aussi garder l'abonnement et choisir les types de messages reçus.

Voir Vos préférences, Abonnés et Traiter la boîte de réception des notifications.

Société, documents et personnalisation#

Changer le logo de la société et sa taille#

Le logo se change sur la fiche de la société : sélectionnez l'image en haut à droite, puis téléversez le nouveau fichier. Sa taille sur les documents n'a pas de réglage : chaque mise en page lui réserve un cadre, et l'image s'y ajuste. Recadrez l'image au plus près, sans marges, pour qu'elle remplisse ce cadre. Le choix de l'Agencement des documents change aussi la taille du cadre.

Voir Modifier la fiche de la société.

Modifier la mise en page et le pied de page des factures#

La mise en page vaut pour tous les documents PDF, factures comprises. Allez à Paramètres › Paramètres généraux, section Sociétés, puis sélectionnez Configurer la mise en page du document. Choisissez l'Agencement, la police sous Texte, le Logo et les Couleurs. Saisissez le Pied de page, par exemple vos numéros de taxes, puis sélectionnez Continuer. Ce réglage demande le niveau Paramètres de l'administration.

Voir Configurer l'identité de marque, qui distingue les couleurs de l'interface de celles des rapports PDF.

Changer la devise de la société#

La devise se choisit dans Facturation › Configuration › Paramètres, bloc Devises, sous Devise principale. Symbifox refuse de la changer dès qu'une écriture comptable existe : faites ce choix avant la première facture. Pour facturer dans une autre devise, activez-la dans la liste Devises, puis choisissez-la sur la facture.

Voir Paramètres du chapitre de la facturation.

Régler le format des dates et des nombres#

Les dates et les nombres suivent la langue de chaque personne. Changer la Langue dans l'onglet Préférences de Mon profil change donc aussi ces formats. Pour modifier le format lui-même, votre administration ouvre la fiche de la langue, en mode développeur : Format de date, Séparateur décimal et Séparateur des milliers. Sur la démo Boréal, le français du Canada écrit les dates sous la forme année, mois, jour.

Voir Champs du formulaire Langue.

Ajouter un champ à une fiche#

Forge ajoute un champ à un formulaire existant, sans programmation. L'entrée Forge n'apparaît qu'aux personnes du groupe Forge : Administrateur. Allez à Forge › Ajouter un champ personnalisé, puis choisissez dans Model le type de fiche à enrichir. Saisissez le Field label et choisissez le Field Type. Laissez Show in form view coché et saisissez dans Place after field le champ existant après lequel le placer. Sans ce repère, le champ ne paraît pas sur la fiche. Cochez au besoin les autres écrans, puis sélectionnez Create field.

Voir Ajouter un champ personnalisé.

Factures#

Garder la numérotation de mon ancien logiciel#

Le numéro de départ se saisit sur la toute première facture du journal, pendant qu'elle est en brouillon. Tant qu'aucune facture n'a reçu de numéro dans ce journal, le champ du numéro reste modifiable et propose un numéro. Remplacez-le par celui qui suit votre dernier numéro, dans la même forme, par exemple « FAC/2026/00548 ». Les factures suivantes continuent à partir de ce numéro. L'année du numéro doit correspondre à la date de la facture. La carte du journal, au tableau de bord de Facturation, affiche alors Séquences irrégulières : c'est attendu.

Supprimer une facture déjà confirmée#

Une facture confirmée ne se supprime pas directement : elle se corrige, s'annule ou se compense par un avoir. Remettre en brouillon permet de la corriger, puis de la confirmer de nouveau sous le même numéro. Annuler, sur le brouillon, la garde dans la liste à l'état Annulé. Si le client l'a reçue, émettez plutôt un avoir avec Avoir. Supprimer le brouillon n'est permis que pour la dernière facture de la suite, sauf au niveau Administrateur de la comptabilité. Avec la Piste d'audit activée, aucune facture déjà confirmée ne se supprime. Une facture d'une période sécurisée ne se remet plus en brouillon.

Voir Émettre un avoir et Verrouiller une période déclarée.

Reçu, facture, avoir : la différence#

Une facture réclame un paiement à venir : elle porte une échéance et un statut de paiement. Un reçu sert à une vente encaissée sur place; son paiement s'enregistre comme celui d'une facture. Les reçus se trouvent sous Facturation › Clients › Réceptions, quand l'option Reçu sur vente est activée. Un avoir, qu'on appelle ailleurs note de crédit, annule ou réduit une facture déjà confirmée.

Voir Vue d'ensemble et Émettre un avoir du chapitre de la facturation.

Pourquoi mes revenus paraissent-ils négatifs?#

C'est la convention comptable, pas une erreur. Un revenu s'inscrit au crédit, et le Solde des écritures se calcule débit moins crédit : un compte de revenus y paraît donc négatif. Pour lire vos ventes en positif, ouvrez Facturation › Analyse › Gestion › Analyse des factures. Les factures y sont positives, et les avoirs négatifs.

Voir Suivre la facturation.

Écrire le montant en lettres sur une facture#

Activez l'option Montant total de la facture en toutes lettres, dans Facturation › Configuration › Paramètres, bloc Factures clients. Le PDF de la facture affiche ensuite le total en lettres sous les montants. Ce réglage demande le niveau Paramètres de l'administration.

Taxes, totaux et unités#

Prix taxes incluses ou non, et taxe par défaut d'un produit#

Ces choix se font dans Facturation › Configuration › Paramètres, bloc Taxes, sous Taxes par défaut. Taxe de vente et Taxe d'achat s'appliquent aux nouveaux produits; Prix dit si vos prix sont Hors taxes ou Toutes taxes comprises. Ce choix de prix se verrouille dès la première pièce comptable. Pour un produit existant, changez les Taxes de vente de sa fiche, sous Facturation › Clients › Produits.

Voir Données de base du chapitre de la facturation.

Pourquoi la TVQ n'apparaît-elle pas?#

La TVQ manque quand la ligne ne porte que la TPS, ou quand le client n'est pas au Québec. Une position fiscale remplace les taxes selon la province de l'adresse du client : un client de l'Ontario reçoit la TVH. Vérifiez la taxe de la ligne, puis la province et la Position fiscale du client. Pour facturer les deux taxes, choisissez « 14.975% TPS+TVQ » : le total montre la TPS et la TVQ sur deux lignes.

Voir Comprendre du chapitre de la facturation.

Pourquoi le total diffère-t-il du sous-total?#

Sur chaque ligne, le Montant est hors taxes, sauf si vos prix sont réglés Toutes taxes comprises. Le Total ajoute les taxes au Montant hors taxes, et la TPS et la TVQ s'affichent entre les deux. Un écart d'un cent vient de l'arrondi des taxes, réglé par la Méthode d'arrondi : Arrondir à la ligne ou Arrondir globalement. Ce réglage se trouve dans Facturation › Configuration › Paramètres, bloc Taxes.

L'unité de mesure par défaut#

Un nouveau produit prend l'unité Unité(s). Pour en choisir une autre, l'option Unités de mesure doit être activée dans Facturation › Configuration › Paramètres. L'unité paraît alors sur la fiche du produit, après le Prix de vente, et se choisit produit par produit. Un service facturé à l'heure prend par exemple Heures.

Importer, exporter et faire le ménage#

Importer mes contacts, liés à leur entreprise#

Importez d'abord les sociétés, puis les personnes. Dans le fichier des sociétés, une colonne Est une société vaut « 1 ». Dans celui des personnes, une colonne porte le nom exact de leur société : faites-la correspondre à Société associée. Tester signale un nom de société introuvable avant toute écriture. Un fichier vCard s'importe aussi par Contacts › Enrichissement › Importer une vCard, qui rattache chaque personne à sa société déjà au carnet.

Voir Importer des enregistrements et Importer un fichier vCard.

Mon fichier CSV brise les accents#

Les accents se brisent quand l'encodage du fichier n'est pas celui que Symbifox a deviné. Pour un fichier CSV, l'écran d'importation montre un panneau Formatage. Choisissez un autre Encodage, par exemple « windows-1252 » ou « utf-8 », puis sélectionnez Réimporter et vérifiez l'aperçu. Un fichier XLSX évite la question : enregistrez-le dans ce format si vous le pouvez.

Voir Importer des enregistrements.

Exporter vers Excel, puis réimporter#

À l'exportation, cochez Je veux mettre à jour les données (export compatible avec l'import) et choisissez XLSX. Modifiez le fichier dans Excel sans toucher à la colonne d'identifiant. Réimportez-le ensuite par Importer des enregistrements : les fiches existantes sont mises à jour au lieu d'être dédoublées. Tester montre les erreurs avant toute écriture. Si Exporter manque sous Actions, votre compte n'a pas le droit d'exportation : demandez-le à votre administration.

Voir Exporter une sélection et Importer des enregistrements.

Retrouver une fiche archivée ou supprimée par erreur#

Une fiche archivée se retrouve en une minute : dans le panneau de recherche, cochez le filtre Archivé. Ouvrez-la, puis sélectionnez l'icône de rouage et Désarchiver. Une fiche supprimée, elle, ne revient que par une restauration de sauvegarde, à demander à votre administration. D'où la règle : archivez par défaut, supprimez par exception.

Voir Archiver et désarchiver et Supprimer.

Tout remettre à zéro après mes essais#

Aucun bouton ne vide la base d'un coup. Supprimez vos fiches d'essai depuis les listes : cochez-les, puis sélectionnez Actions › Supprimer. Symbifox refuse de supprimer une fiche dont d'autres dépendent, comme un contact qui a des factures : archivez-la alors. Pour repartir d'une base neuve, adressez-vous à votre administration Symbifox.

Voir Supprimer.

Récupérer toutes nos données si l'organisation quitte Symbifox#

Toute liste s'exporte en XLSX ou en CSV, avec les colonnes de votre choix, par un compte qui a le droit d'exportation. Les fichiers rangés dans Nextcloud restent sur votre Nextcloud, puisque Symbifox ne les recopie pas. Pour une copie complète de la base, adressez-vous à votre administration Symbifox, qui répond de vos données.

Voir Exporter une sélection et Où obtenir de l'aide.

Fichiers, partage et sauvegardes#

Où sont mes fichiers?#

Les fichiers joints à une fiche se trouvent sous le trombone de son fil de discussion. Chacun s'y prévisualise, se télécharge ou se retire. Les documents rangés dans Nextcloud restent sur votre Nextcloud : Symbifox les affiche sans les recopier. Quand votre instance est branchée sur Nextcloud, ils paraissent dans l'onglet Fichiers Nextcloud d'un projet ou d'une tâche, et dans l'application Nextcloud.

Voir Pièces jointes et Vue d'ensemble du chapitre de Nextcloud.

Partager un document avec un client#

Le plus direct : joignez le document à un message écrit avec Envoyer message, depuis la fiche du client. Pour un fichier volumineux ou confidentiel, passez par Transferts sécurisés : un lien qui expire, un code au besoin et un journal des accès. Un fichier rangé dans Nextcloud se partage aussi par un lien, depuis l'explorateur. Le client consulte ses factures sur son portail.

Voir Vue d'ensemble des transferts sécurisés, Partager un fichier par lien et Pages publiques et portail.

Mes données sont-elles sauvegardées?#

La sauvegarde de votre instance ne se règle pas à l'écran : elle relève de votre administration Symbifox. Demandez-lui à quelle fréquence elle se fait et ce qu'une restauration ramène. Une fiche archivée se retrouve sans elle; une fiche supprimée ne revient que par une restauration.

Voir Supprimer et Où obtenir de l'aide.

Téléphone et agenda#

Y a-t-il une application mobile?#

Oui, pour Android : Symbifox Mobile porte l'agenda, les tâches, les courriels et les textos. Les applications s'installent par un dépôt F-Droid tenu par Blue Fox, pas encore par Google Play. Pour vous connecter, ouvrez l'application, saisissez l'adresse de votre instance, puis connectez-vous dans la page qui s'ouvre. Il n'existe pas de version pour iPhone ni pour iPad : Symbifox s'y utilise dans le navigateur.

Voir Installer les applications et Apparier une application à votre instance.

Voir mon agenda sur mon téléphone#

Sur Android, l'onglet agenda de Symbifox Mobile montre vos rencontres, avec leur ordre du jour. Pour les voir dans l'agenda Google de votre téléphone, sélectionnez votre avatar, Mon profil, l'onglet Google Calendar, puis Connecter Google Calendar. Un administrateur doit d'abord avoir déclaré cette autorisation, puis créé la synchronisation de votre calendrier avec Google. Un calendrier Nextcloud se synchronise aussi dans les deux sens avec Symbifox.

Voir Consulter son agenda sur téléphone, Connecter son agenda Google et Brancher un calendrier Nextcloud.

Gen, l'assistant#

Ce que Gen voit de mes données, et où elles vont#

Gen travaille dans les données de votre instance, à votre demande. Votre question et ce qu'il y lit partent de votre serveur, par le service qui parle au modèle, vers le fournisseur du modèle d'intelligence artificielle. Vos collègues ne voient pas vos conversations. Les personnes qui détiennent le niveau Paramètres peuvent toutefois les relire, dans Gen › Administration › Toutes les sessions.

Voir Suivre les conversations de l'organisation.

Gen se trompe, ou ne voit pas la fiche ouverte#

Ouvrez le panneau de Gen depuis la fiche elle-même, avec Gen dans la barre du haut : il affiche une étiquette qui la nomme. Une conversation ouverte depuis la page pleine largeur n'est liée à aucune fiche. Pour vérifier une réponse, dépliez le compteur d'étapes au haut de la bulle : il montre ce que Gen a lu. Une erreur qui revient se corrige par une consigne, écrite une fois pour toutes.

Voir Poser une question depuis une fiche et Écrire une consigne.

Voir aussi#