Partie 7 · Plateforme, hébergement et intelligence artificielle
Registre des irrégularités
Une liste de ce qui va mal sans faire de bruit (dossiers en retard, hors processus, orphelins ou muets), tenue par des règles que vous réglez, et servie à chaque personne pour ce dont elle répond.
Le Registre des irrégularités ramasse ce qui va mal sans faire de bruit : une activité dont l'échéance est passée depuis longtemps, un dossier en attente d'un client depuis des mois, un courriel qui n'est jamais parti, un projet archivé qui a emporté ses tâches ouvertes. Chaque genre de problème est une règle que vous réglez, et chaque constat va à la personne qui répond du dossier. Le résultat concret : une liste courte par personne, qui se tient toute seule et se vide quand la cause disparaît.
Vue d'ensemble#
Deux objets suffisent à comprendre le module.
Un détecteur est une règle nommée : un genre de problème, une gravité, un seuil avec son libellé, une personne de repli et une case qui décide si un rappel doit se poser sur le dossier visé. Un détecteur est une donnée, pas du code : vous l'éteignez, vous changez son seuil ou vous réassignez ses constats sans développement.
Une irrégularité est un constat : ce qui ne va pas, le dossier visé, la personne qui en répond, la première et la dernière fois qu'il a été vu, et son état (ouvert, pris en compte, en sourdine, résolu). Un constat est unique par détecteur et par dossier, donc une passe qui repasse met à jour au lieu d'empiler des copies.
Une passe toutes les heures fait tourner les détecteurs actifs. Un constat dont la cause a disparu se referme de lui-même, avec sa date. Rien n'est envoyé par courriel et aucun rappel n'est posé tant que vous ne cochez pas Planifier une activité sur un détecteur.
Configuration#
Accès et droits#
| Niveau | Ce qu'il ouvre |
|---|---|
| Utilisateur interne | Voit ses constats, les prend en compte, les met en sourdine ou les rouvre. Lit les détecteurs sans pouvoir les changer. |
| Administrateur | Voit tous les constats, crée et règle les détecteurs, lance une passe à la main. |
La séparation est tenue par une règle d'enregistrement sur la personne responsable, pas seulement par l'affichage : lancer une passe exige le droit d'écriture sur le détecteur, même par un appel direct.
Les règles livrées#
Le socle en installe quatre, toutes actives :
| Règle | Famille | Défaut | Ce qu'elle trouve |
|---|---|---|---|
| Activité échue depuis trop longtemps | En retard | 7 jours | Une activité prévue dont la date est passée depuis plus que le seuil, sans suite. |
| Activité confiée à un compte archivé | Orphelin | aucun | La personne est partie, son activité est restée sur son nom. |
| Message programmé non parti | En retard | 1 heure | L'heure est passée et le message dort encore en file. |
| Courriel sortant en échec | Dangereux | aucun | L'envoi a raté. |
Le pont des projets en ajoute quatre :
| Règle | Famille | Défaut | Ce qu'elle trouve |
|---|---|---|---|
| Tâche en attente depuis trop longtemps | Muet | 21 jours, critique au double | Une tâche en Attente - Client ou Attente - Externe. Une tâche dont l'échéance ou l'activité prévue tombe dans les trente jours est laissée tranquille. |
| Tâche ouverte dans un projet archivé | Orphelin | aucun | Toujours ouverte, et plus visible nulle part. |
| Tâche ouverte sans personne assignée | Orphelin | éteinte | Livrée éteinte : beaucoup d'équipes laissent des tâches sans assigné exprès. |
| Journée ouvrée sans feuille de temps | Muet | 5 jours ouvrés | Lue dans l'horaire de la personne, congés approuvés écartés. |
⚠️ Le pont des projets s'installe seul dès que le registre, les états d'attente et les feuilles de temps sont tous présents, et la règle des feuilles de temps travaille dès la première passe. Sur une base qui a de l'historique, attendez-vous à un constat par personne et par journée sans saisie, sur une fenêtre de cinq jours ouvrés. Le registre reste silencieux (aucun courriel, aucun rappel), mais la liste ne sera pas courte : éteignez cette règle ou élargissez son seuil avant la première passe si ce n'est pas ce que vous voulez.
Régler une règle#
Irrégularités › Détecteurs, puis ouvrez la règle.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Actif | Éteint la règle sans la supprimer. Ses constats restent. |
| Gravité | Information, avertissement ou critique. Décide de la couleur et de l'ordre. |
| Seuil | Le nombre que la règle interprète : des jours, des heures ou une fenêtre, selon le libellé du seuil. |
| Responsable de repli | Reçoit les constats dont personne d'autre ne répond. |
| Planifier une activité | Pose un rappel sur le dossier visé, pour la personne responsable. Décochée sur les huit règles livrées. |
Premiers pas#
- Ouvrez Irrégularités › Irrégularités. La liste s'ouvre sur vos constats ouverts, les plus graves en premier.
- Ouvrez-en un. Il nomme le dossier visé, ce qui ne va pas, son âge et la règle qui l'a levé.
- Cliquez Ouvrir le dossier pour aller régler la cause.
- Revenez et cliquez Prendre en compte, ou laissez faire : à la passe suivante, si la cause a disparu, le constat se referme tout seul.
Tâches courantes#
Mettre un constat en sourdine#
Un constat qui ne vous concerne pas aujourd'hui se met en sourdine pour un mois : il quitte la liste et revient ensuite. Utile pour un dossier gelé dont vous connaissez déjà la raison.
Changer un seuil#
Les 21 jours d'une attente ne valent pas pour tout le monde. Ouvrez la règle, changez le seuil, enregistrez : la passe suivante applique la nouvelle valeur, et les constats qui ne tiennent plus se referment.
Lancer une passe sans attendre#
Sur un détecteur, le bouton Lancer rejoue cette règle tout de suite. Réservé à l'administration, parce qu'une passe écrit pour tout le monde.
Ajouter votre propre règle#
Un module d'extension déclare la règle comme une donnée, puis ajoute la méthode qui la trouve. Le registre, la passe horaire, la résolution automatique et la section du digest viennent avec. Le pont des projets est l'exemple : quatre règles, aucun écran.
Les menus, un à un#
Irrégularités › Irrégularités : la liste des constats, filtrée sur les vôtres et sur l'état ouvert.
Irrégularités › Détecteurs : les règles, avec le nombre de constats ouverts de chacune, leur dernier passage et leur dernière erreur. Réservé à l'administration.
Référence#
Champs du constat#
| Champ | Description |
|---|---|
| Irrégularité | La phrase qui dit ce qui ne va pas. |
| Détecteur | La règle qui l'a levé. |
| Gravité | Information, avertissement, critique. |
| Dossier | Le dossier visé, cliquable. |
| Responsable | La personne qui en répond. |
| Vu la première fois / Vu la dernière fois | Les deux bornes du constat. |
| Âge (jours) | Depuis la première fois. |
| État | Ouvert, pris en compte, en sourdine, résolu. |
| Résolu le | La date de la passe qui l'a refermé. |
Automatisations#
Une passe horaire fait tourner les règles actives. Une règle qui échoue garde son erreur sur sa fiche et n'arrête pas les autres. Les constats dont la cause a disparu se referment à la passe suivante. Avec le digest quotidien, vos constats ouverts paraissent dans le courriel du matin.
Comprendre#
Pourquoi un constat se referme, et pourquoi parfois non#
Une règle rend la liste de ce qu'elle a trouvé. Tout constat de cette règle qui n'y est plus se referme. Mais une règle qui ne balaie qu'une fenêtre, les cinq derniers jours ouvrés par exemple, rend aussi la liste des journées qu'elle a vérifiées : un constat qui porte sur une journée sortie de la fenêtre reste ouvert plutôt que de se refermer sans preuve. C'est voulu : une absence de vérification n'est pas une résolution.
Ce que le registre peut nommer#
Pour nommer le dossier visé, le registre le lit avec des droits élevés. Un constat peut donc nommer un dossier que son lecteur ne pourrait pas ouvrir. Le lecteur ne voit que les constats dont il répond, et ouvrir le dossier passe par les droits ordinaires : c'est le nom qui traverse, pas le contenu.
Dépannage#
La liste est vide alors que je sais qu'il y a des problèmes. Vous ne voyez que les constats dont vous êtes responsable. Demandez à l'administration : elle voit tout.
Une règle n'a jamais tourné. Ouvrez sa fiche : le dernier passage et la dernière erreur y sont. Une règle sans méthode installée le dit dans son erreur.
Trop de constats dès le premier jour. C'est la règle des journées sans feuille de temps, livrée active. Éteignez-la ou réduisez sa fenêtre, puis relancez une passe.
Voir aussi#
- To-do, Bloc-notes et Minuterie pour le digest quotidien qui porte vos constats.
- Projet pour les états d'attente des tâches.
- Feuilles de temps pour la saisie que la dernière règle surveille.